Как выплатить пособие на погребение в 1С

Пособие на погребение — социальная выплата, которую работодатель производит за счёт средств Социального фонда России (СФР), когда умерший являлся застрахованным работником организации либо когда погребение оплачивает родственник умершего сотрудника. В типовых конфигурациях 1С (прежде всего «1С:Зарплата и управление персоналом») для этого предусмотрен отдельный вид расчёта, и задача расчётчика — правильно его настроить, начислить и отразить в учёте и отчётности.

Основная сложность не в самом начислении, а в нюансах: пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами, выплачивается на основании справки о смерти, а его размер ежегодно индексируется и может дополняться районным коэффициентом. Ошибка в настройке вида расчёта приводит к неверным налогам, искажению отчётности и претензиям со стороны фонда.

Ниже разобран полный цикл: от проверки оснований для выплаты до проверки результата в отчётах. Инструкция ориентирована на «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1», но общая логика применима и к другим конфигурациям, где ведётся расчёт зарплаты.

Проверьте основания и размер пособия до начисления

Прежде чем открывать программу, убедитесь, что у организации есть обязанность выплатить пособие. Работодатель выплачивает его, если умерший на день смерти состоял с ним в трудовых отношениях и был застрахован по обязательному социальному страхованию. За выплатой может обратиться супруг, близкий родственник, иной родственник, законный представитель или любое лицо, фактически взявшее на себя расходы на погребение.

Документальное основание — справка о смерти по установленной форме, выданная органом ЗАГС, и заявление обратившегося. Справка о смерти — ключевой документ: без неё выплату производить нельзя, свидетельство о смерти для этой цели не заменяет справку. Срок обращения ограничен — заявить о выплате нужно в течение установленного законом периода со дня смерти; при пропуске срока в выплате могут отказать.

Размер пособия устанавливается федеральным законодательством и ежегодно индексируется. В местностях с районным коэффициентом пособие рассчитывается с его применением. Точную актуальную сумму проверяйте по данным СФР или в обновленной конфигурации 1С — в свежих релизах размер пособия поддерживается в актуальном состоянии. Не полагайтесь на сумму «по памяти» из прошлых лет.

Настройте вид расчёта для пособия

В типовой «1С:ЗУП 3.1» предопределённый вид начисления для пособия на погребение обычно уже присутствует, но его настройки стоит проверить. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением, связанным с оплатой за счёт ФСС/СФР. Если такого вида расчёта нет, создайте новый: назначение — «Прочие начисления и выплаты» или аналогичное, способ выполнения — «По отдельному документу».

Критически важные настройки находятся на вкладках налогового учёта. НДФЛ: вид дохода не указывается, начисление помечается как не облагаемое (пособие на погребение освобождено от НДФЛ). Страховые взносы: вид дохода — «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами» или соответствующий необлагаемый вид. Ошибка на этой вкладке — самая частая причина лишних начислений налогов.

На вкладке отражения в бухучёте укажите способ отражения, соответствующий расчётам с СФР: как правило, это дебет счёта 69 с субсчётом расчётов по социальному страхованию и кредит счёта 70 (если получатель — работник) или 76 (если получатель — стороннее лицо, например родственник, не состоящий в штате). Способ отражения настраивается в справочнике «Способы отражения зарплаты в бухучёте».

Начислите пособие документом

Когда получатель — работник организации, используйте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления»). Создайте документ, выберите созданный или предопределённый вид начисления, укажите сотрудника-получателя и сумму пособия. Дата документа определяет месяц, в котором начисление попадёт в учёт и отчётность.

Если получатель — внешнее лицо, в ЗУП 3.1 сумму регистрируют как прочий доход: через документы учёта прочих доходов (например, «Операция учёта прочих доходов» или аналогичный механизм в вашей версии) либо через разовое начисление на специально заведённого «сотрудника», если методисты вашей организации выбрали такой вариант. В небольших компаниях, где зарплату считают в «1С:Бухгалтерии», пособие часто отражают вручную операцией с проводками Дт 69.01 Кт 76 с последующей выплатой.

После проведения документа проверьте движения: сумма должна попасть в расчётный листок получателя (если он сотрудник), не должна увеличить базу по НДФЛ и взносам. Откройте карточку начисления в расчётном листке и убедитесь, что рядом нет автоматически рассчитанного налога.

1. 1
   Получите заявление и справку о смерти, проверьте срок обращения
2. 2
   Уточните актуальный размер пособия и примените районный коэффициент при необходимости
3. 3
   Проверьте или создайте вид начисления: без НДФЛ, без страховых взносов, отражение за счёт СФР
4. 4
   Заведите получателя как физлицо, если он не сотрудник
5. 5
   Оформите «Разовое начисление» или документ учёта прочих доходов на сумму пособия
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату и выплатите пособие
7. 7
   Проверьте отражение в учёте и включите сумму в отчётность по СФР

Оформите выплату получателю

Пособие выплачивается в день, установленный для выплаты зарплаты, либо в кратчайший срок после обращения — на практике организации стараются выплатить его оперативно. В программе создайте ведомость нужного типа: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика», в зависимости от того, как получатель хочет получить деньги. В ведомость подтянется сумма начисления за вычетом налогов — при корректной настройке налогов не будет, и к выплате выйдет полная сумма пособия.

Если получатель — внешнее лицо, выплата оформляется расходным кассовым ордером или платёжным поручением на его банковский счёт. В «1С:Бухгалтерии» это стандартные документы «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчётного счёта» с видом операции выплаты физическому лицу. Реквизиты получателя возьмите из заявления.

Сохраните подтверждение выплаты: платёжное поручение, квитанцию, РКО с подписью получателя. Эти документы понадобятся при зачёте или возмещении расходов из СФР и при возможных проверках.

Отразите расходы в учёте и отчётности СФР

Пособие на погребение финансируется за счёт средств СФР. Работодатель либо зачитывает выплаченную сумму в счёт уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование, либо обращается в фонд за возмещением, если расходы превышают начисленные взносы. В учёте это отражается проводкой по дебету счёта 69 (субсчёт расчётов с СФР) — сумма пособия уменьшает задолженность перед фондом.

В отчётности сумма пособия отражается в расчёте по страховым взносам (приложение, посвящённое расходам на социальное страхование) и в сведениях, передаваемых в СФР. В «1С:ЗУП» при корректно настроенном виде расчёта суммы попадают в регламентированные отчёты автоматически — проверьте это после формирования отчёта за квартал, в котором была выплата.

Если организация применяет механизм прямых выплат (проактивный/прямой порядок СФР), порядок может отличаться: часть пособий фонд выплачивает самостоятельно на основании переданных работодателем сведений. Уточните действующий в вашем регионе и на текущий период порядок — от этого зависит, нужно ли передавать в СФР заявление и документы получателя через документ «Исходящее сообщение о страховом случае» или аналогичный обмен.

Проверьте результат и закройте вопросы

Итоговая проверка занимает несколько минут, но избавляет от проблем при камеральных проверках. Откройте расчётный листок получателя: пособие должно отображаться отдельной строкой, без НДФЛ и взносов. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 69: сумма пособия должна уменьшить кредитовое сальдо по расчётам с СФР. Наконец, сформируйте расчёт по страховым взносам и убедитесь, что расход попал в нужное приложение.

Отдельно проверьте комплектность документов в личном деле: заявление, справка о смерти, копия документа, подтверждающего выплату. При проверке СФР именно этот комплект подтверждает обоснованность расхода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок получателя

Норма

Пособие отдельной строкой, НДФЛ и взносы не начислены

Тревожный признак

С суммы удержан НДФЛ или начислены взносы — неверная настройка вида расчёта

ОСВ по счёту 69

Норма

Сумма пособия уменьшила задолженность перед СФР

Тревожный признак

Сумма висит на счёте 70/76 как долг перед получателем

Расчёт по страховым взносам

Норма

Пособие отражено в расходах на соцстрахование

Тревожный признак

Сумма отсутствует в отчёте — проверьте вид дохода по взносам

Комплект документов

Норма

Заявление, справка о смерти, платёжный документ в деле

Тревожный признак

Нет справки о смерти или подтверждения выплаты

Часто задаваемые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?

Нет. Пособие на погребение освобождено от НДФЛ и не облагается страховыми взносами. Если в 1С с суммы рассчитался налог или взносы, значит, в виде начисления неверно заполнены вкладки «Налоги, взносы, учёт» — исправьте настройки и пересчитайте документ.

Кто может получить пособие, если умерший был сотрудником организации?

Супруг, близкий или иной родственник, законный представитель либо любое лицо, фактически оплатившее погребение. Основание — заявление и справка о смерти из ЗАГС. Если погребение оплатил посторонний человек, он подтверждает расходы документально.

Что делать, если получатель не работает в организации?

Заведите его в программе как физическое лицо, зарегистрируйте доход документом учёта прочих доходов (или начислением, принятым в вашей методике) и выплатите через кассу или банк. В «1С:Бухгалтерии» без зарплатного модуля достаточно ручной операции Дт 69 Кт 76 и платёжного документа.

Как возместить расходы на пособие из СФР?

Сумма пособия засчитывается в счёт уплаты взносов на социальное страхование автоматически через отражение в учёте и отчётности. Если расходы превышают начисленные взносы, подайте в отделение СФР заявление о возмещении с подтверждающими документами: заявлением получателя, справкой о смерти и платёжными документами.

Нужно ли применять районный коэффициент к пособию?

Да. В районах и местностях, где установлен районный коэффициент к зарплате, пособие на погребение выплачивается с его учётом. Проверьте, что в настройках организации в 1С указан районный коэффициент, и пересчитайте сумму пособия с его применением.

Что делать, если за пособием обратились спустя длительное время после смерти?

Законодательство ограничивает срок обращения за пособием. Если срок пропущен, работодатель вправе отказать в выплате; вопрос восстановления срока решается в установленном порядке. До оформления начисления в 1С сверьте дату смерти в справке с датой заявления и при сомнениях запросите разъяснение в отделении СФР.