Как в 1С выплатить депонированную зарплату

Депонированную зарплату образуют, когда сотрудник не получил начисленную сумму в срок — например, отсутствовал в день выдачи наличных через кассу. В 1С такая сумма переводится с кредиторской задолженности перед сотрудником на счёт депонентов, а фактическая выплата оформляется позже отдельным документом. Если просто выдать деньги без корректного документа, в учёте останется «висящая» задолженность, а отчёты по зарплате и НДФЛ разойдутся с реальностью.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 выплата оформляется документом «Выдача депонированных сумм», а в 1С:Бухгалтерии — ведомостью с видом операции по депонированным суммам. В обоих случаях важно, чтобы депонирование было предварительно зарегистрировано в программе, иначе выплачивать будет нечего.

Ниже разобран полный цикл: проверка остатков по депонентам, оформление выплаты в разных конфигурациях, отражение НДФЛ, контроль проводок и типичные ошибки, из-за которых суммы «зависают» на счёте 76.04.

Что такое депонированная зарплата и как она отражается в 1С

Депонирование — это перенос невыплаченной в срок зарплаты с расчётов с персоналом на отдельный учёт. В бухгалтерском учёте при этом делается проводка Дт 70 Кт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Деньги либо возвращаются в банк, либо остаются в кассе до востребования сотрудником.

В 1С депонирование не возникает автоматически. Его нужно зарегистрировать: в ЗУП 3.1 — отметкой в ведомости на выплату (колонка о неполученных суммах) или документом «Депонирование зарплаты», в Бухгалтерии — через обработку «Депонирование зарплаты» на основании ведомости. Только после этого сумма становится доступной для документа выплаты.

Важно понимать: НДФЛ с депонированной суммы считается удержанным в момент первичной выплаты (когда формировалась исходная ведомость), поэтому при последующей выдаче депонированных денег налог второй раз не удерживается. Это частый источник ошибок — об этом ниже.

Проверка остатков перед выплатой

Прежде чем оформлять выплату, убедитесь, что по сотруднику есть зарегистрированный депонированный остаток. В 1С:ЗУП 3.1 откройте отчёт «Остатки депонированных сумм» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») или «Анализ депонированной зарплаты». В 1С:Бухгалтерии используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 с детализацией по сотрудникам.

Сверьте три вещи: сумму депонирования, период, за который она начислена, и отсутствие частичных выплат. Если остаток в отчёте не совпадает с ожидаемым, сначала разберитесь с расхождением — возможно, депонирование было проведено дважды или выплата уже частично оформлена другим документом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по сотруднику в отчёте «Остатки депонированных сумм»

Норма

Сумма соответствует невыплаченной ведомости

Тревожный признак

Остаток нулевой или вдвое больше — депонирование не зарегистрировано либо проведено дважды

ОСВ по счёту 76.04

Норма

Кредитовый остаток по сотруднику равен депонированной сумме

Тревожный признак

Остаток на 70 счёте — депонирование в бухучёте не отражено

Дата депонирования

Норма

Дата позже срока выплаты по ведомости

Тревожный признак

Депонирование датировано раньше выплаты — возможен дубль документа

Выплата депонированной зарплаты в 1С:ЗУП 3.1

Основной инструмент — документ «Выдача депонированных сумм». Найти его можно в разделе «Зарплата» → «Выдача депонированных сумм» либо через «Все документы». Если пункт не виден, проверьте настройки состава начислений и удержаний: флаг учёта депонированных сумм должен быть включён.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Выдача депонированных сумм» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите дату выплаты и способ — через кассу или через банк
3. 3
   Нажмите «Подбор» или «Заполнить» и выберите сотрудника — программа подтянет депонированный остаток автоматически
4. 4
   Сверьте сумму с отчётом по остаткам депонированных сумм
5. 5
   Проведите документ и распечатайте расходный кассовый ордер или платёжную ведомость, если выплата наличными
6. 6
   Проверьте отчёт «Остатки депонированных сумм»: остаток по сотруднику должен обнулиться

При выплате через кассу на основании документа формируется расходный кассовый ордер. При выплате на карту документ можно связать с ведомостью в банк, но на практике депонированные суммы чаще выдают наличными — именно невыдача наличных и является типичной причиной депонирования.

После проведения документа сумма списывается с учёта депонентов. В зарплатных отчётах сотрудника (расчётный листок, «Полная сводка») эта операция отображается как выплата ранее депонированных сумм и не влияет на начисления текущего периода.

Выплата в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа «Выдача депонированных сумм» — выплата оформляется ведомостью. Откройте «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу» (или «Ведомости в банк»), создайте документ и в поле «Выплата» выберите вариант «Депонированные суммы» — точное название зависит от релиза.

После выбора вида выплаты нажмите «Заполнить»: программа подберёт сотрудников с остатками на счёте 76.04. Проверьте суммы вручную — автозаполнение подтягивает весь остаток, а если сотруднику нужно выплатить только часть, отредактируйте сумму в строке.

При проведении формируется проводка Дт 76.04 Кт 50 (при выдаче из кассы) или Дт 76.04 Кт 51 (при перечислении со счёта). Если проводка ушла на 70 счёт вместо 76.04 — значит, в ведомости выбран обычный вид выплаты, а не депонированный, и документ нужно перепровести с правильным видом.

НДФЛ и страховые взносы при выплате депонированных сумм

НДФЛ с депонированной зарплаты удерживается один раз — при первичной выплате, когда формировалась исходная ведомость. При последующей выдаче депонированных денег налог повторно не исчисляется и не удерживается: сотрудник получает сумму, уже очищенную от налога.

На практике проверьте, что в документе выплаты депонированных сумм колонка НДФЛ пустая или равна нулю. Если программа пытается удержать налог повторно — вероятно, исходная ведомость была проведена без удержания НДФЛ, и это нужно исправлять в первичном документе, а не в выплате депонированных сумм.

Страховые взносы с депонированной зарплаты начисляются в периоде начисления самой зарплаты, а не в момент её фактической выдачи. Документ выплаты депонированных сумм на расчёт взносов не влияет.

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — попытка выплатить депонированную сумму обычной ведомостью на выплату зарплаты. Программа либо не даст заполнить документ (нет задолженности на 70 счёте), либо создаст новую задолженность вместо списания старой. Всегда используйте специализированный документ или вид операции.

Вторая типичная ситуация — депонирование зарегистрировано в ЗУП, но синхронизация с Бухгалтерией ещё не выполнена. Выплата, проведённая в бухгалтерской программе до обмена, приведёт к разрыву данных. Правильная последовательность: депонирование → синхронизация → выплата → синхронизация.

Проверка результата после выплаты

После проведения документа выполните контрольную сверку. В ЗУП откройте «Остатки депонированных сумм» — по сотруднику не должно быть остатка. В Бухгалтерии сформируйте ОСВ по счёту 76.04: строка сотрудника должна обнулиться либо уменьшиться на выплаченную сумму.

Дополнительно проверьте расчётный листок сотрудника: выплата депонированных сумм отображается в разделе «Выплачено» отдельной строкой и не увеличивает задолженность организации. Если в листке появилась новая кредиторская задолженность на ту же сумму — выплата оформлена неверным документом.

Частые вопросы

Что делать, если документ «Выдача депонированных сумм» не заполняется сотрудником?

Значит, депонирование не зарегистрировано в программе. Проверьте исходную ведомость на выплату: невыплаченные суммы должны быть отмечены как депонированные, либо должен быть проведён документ «Депонирование зарплаты». Только после этого остаток станет доступен для подбора.

Можно ли выплатить депонированную зарплату на карту сотрудника?

Да. В ЗУП в документе «Выдача депонированных сумм» выберите способ выплаты через банк и укажите зарплатный проект или лицевой счёт. В Бухгалтерии используйте ведомость в банк с соответствующим видом операции. Принципиальной разницы с кассовой выплатой в учёте нет — меняется только счёт кредита (51 вместо 50).

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате депонированных сумм?

Нет. Налог был удержан при первичной выплате, когда зарплата депонировалась. Повторное удержание приведёт к излишне удержанному НДФЛ, который придётся возвращать сотруднику и корректировать в отчётности 6-НДФЛ.

Сотрудник уволился, а депонированная сумма осталась. Как её выплатить?

Обычно депонированные суммы выплачивают вместе с окончательным расчётом при увольнении. Если увольнение уже проведено, оформите выдачу депонированных сумм на бывшего сотрудника тем же документом — программа позволяет подобрать уволенных при наличии остатка. Проверьте, чтобы сумма вошла в справку о доходах корректно.

Как списать депонированную зарплату, которую сотрудник не забрал за несколько лет?

По истечении срока исковой давности (три года) депонированная сумма списывается на внереализационные доходы проводкой Дт 76.04 Кт 91.01. В 1С:Бухгалтерии это оформляется операцией, введённой вручную. Перед списанием зафиксируйте инвентаризацию расчётов и приказ руководителя.

Почему в ОСВ по 76.04 остаток, а в отчёте ЗУП по депонированным суммам — нет?

Данные разошлись между программами. Чаще всего причина — выплата или депонирование проведены в одной программе и не перенесены в другую при синхронизации, либо кто-то сделал ручную проводку. Сверьте документы по сотруднику в обеих базах и устраните расхождение корректным документом, а не ручной операцией.