Как в 1С выгрузить список сотрудников с должностями

Список сотрудников с должностями нужен регулярно: для штатной расстановки, отчётов руководству, проверок, выгрузки в другие системы. В 1С есть несколько рабочих способов получить такой список — от готового отчёта до универсальной обработки. Выбор зависит от конфигурации (ЗУП, Бухгалтерия, Управление торговлей), нужного состава колонок и того, разовая это задача или регулярная.

В 1С:ЗУП 3.1 быстрее всего использовать типовой отчёт «Штатная расстановка» или «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровые данные ограничены, но список с должностями можно вытянуть через справочник «Сотрудники» и документы приёма на работу. Любой список, отображённый на экране в виде табличного документа, сохраняется в Excel штатной командой «Файл → Сохранить как».

Ниже разобраны основные способы с точными действиями, ограничениями и проверкой результата. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации; в доработанных базах названия разделов могут отличаться, но логика сохраняется.

Способ 1. Отчёт «Штатная расстановка» в 1С:ЗУП

Это самый простой путь в 1С:Зарплата и управление персоналом. Отчёт показывает подразделения, должности, занятые ставки и фамилии сотрудников — по сути, готовый список персонала с должностями на выбранную дату.

Последовательность действий: откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка (штатное расписание)». Укажите дату, на которую нужен список, при необходимости отфильтруйте по организации или подразделению и нажмите «Сформировать».

Если нужны дополнительные колонки (табельный номер, дата приёма), нажмите «Настройки» и добавьте нужные поля в структуру отчёта. После формирования сохраните результат: «Файл» → «Сохранить как» → выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)».

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка
2. 2
   Установите дату и отбор по организации или подразделению
3. 3
   При необходимости добавьте колонки через кнопку «Настройки»
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав данных
5. 5
   Сохраните: Файл → Сохранить как → формат XLSX

Способ 2. Отчёт «Сотрудники» и другие кадровые отчёты

В ЗУП также доступен отчёт «Сотрудники» (та же группа «Кадровые отчёты»). Он выводит персональные данные и кадровую информацию по каждому работнику. Через «Настройки» можно оставить только нужные поля: ФИО, подразделение, должность, дата приёма — и получить компактную выгрузку.

Полезная возможность — варианты отчёта. Один раз настроив состав колонок и отборы, сохраните вариант под понятным именем, например «Список с должностями для директора». В следующий раз отчёт сформируется в один клик, а настроенный вариант можно вывести на начальную страницу раздела.

Обратите внимание на отбор по статусу: по умолчанию в список могут попадать и уволенные сотрудники. Установите отбор «Дата увольнения не заполнена» или используйте типовой отбор «Работающие сотрудники», иначе список окажется избыточным.

Способ 3. Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 полноценных кадровых отчётов меньше, чем в ЗУП. Базовый путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откроется справочник со списком работников. Должность в самом справочнике может не отображаться — она хранится в документах «Приём на работу».

Чтобы вывести должности, нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте нужные реквизиты в список, если они доступны. Альтернатива — отчёт «Список сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» (наличие зависит от версии программы). В нём должность подтягивается автоматически.

Если типовых средств не хватает, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»): выберите справочник «Сотрудники», добавьте отборы и поля. Это требует чуть больше настройки, но позволяет собрать практически любой состав данных без программирования.

Способ 4. Универсальный отчёт и обработки выгрузки

Универсальный отчёт доступен в большинстве типовых конфигураций на платформе 8.3. Он позволяет выбрать источник данных (справочник «Сотрудники», регистр сведений «Кадровая история сотрудников» в ЗУП), настроить поля, отборы и группировки. Это основной инструмент для нестандартных выгрузок без доработки конфигурации.

Для регулярных выгрузок в строго заданном формате (например, CSV с определёнными колонками для загрузки в другую систему) используют внешние обработки или механизм «Выгрузка и загрузка данных». Такие обработки открываются через «Файл» → «Открыть» и требуют прав администратора или разработчика.

Программный вариант — запрос к данным через консоль запросов — подходит специалистам, знакомым с языком запросов 1С. Он даёт максимальную гибкость: можно соединить сотрудников, должности, подразделения и ставки в одной таблице и сразу выгрузить в табличный документ.

Сравнение способов выгрузки

Отчёт «Штатная расстановка»

Быстро и без настройки в ЗУП; ограничение — состав колонок привязан к отчёту

Универсальный отчёт

Гибкий выбор полей и отборов; требует понимания структуры данных

Справочник «Сотрудники»

Простой список в Бухгалтерии; должности могут не отображаться без донастройки

Внешняя обработка / запрос

Любой формат и автоматизация; нужны навыки разработки и права доступа

Сохранение и проверка результата

Любой табличный документ в 1С сохраняется одинаково: «Файл» → «Сохранить как» → формат XLSX, MXL, PDF или CSV. Для дальнейшей обработки удобнее Excel, для архива — PDF, для загрузки в другие системы — CSV с явным указанием разделителя и кодировки.

После выгрузки сверьте результат с исходными данными. Проверьте количество строк: оно должно совпадать с числом работающих сотрудников на выбранную дату (или с числом ставок, если отчёт строится по штатному расписанию — один сотрудник может занимать несколько ставок и попасть в список дважды).

Отдельно проверьте актуальность должностей: если в базе недавно проводили кадровые переводы, убедитесь, что документы проведены и попали в период отчёта. Непроведённый перевод не отразится в выгрузке, и сотрудник останется со старой должностью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в файле

Норма

Совпадает с числом сотрудников или ставок на дату отчёта

Тревожный признак

Строк заметно больше или меньше — проверьте отборы и уволенных

Должности сотрудников

Норма

Совпадают с данными последних кадровых документов

Тревожный признак

Показаны старые должности — есть непроведённые переводы

Формат файла

Норма

Excel открывает файл, колонки читаются корректно

Тревожный признак

Кракозябры или слипшиеся колонки — неверная кодировка или разделитель CSV

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — в список попадают уволенные сотрудники. Причина в отсутствии отбора по статусу или в том, что отчёт строится за период, а не на дату. Решение: формируйте отчёт строго на конкретную дату и добавляйте отбор «только работающие».

Вторая ошибка — пустые должности. Так бывает, когда сотрудник принят без кадрового документа (например, заведён вручную в справочнике в Бухгалтерии) или когда в ЗУП не ведётся штатное расписание и отчёт по штатной расстановке не имеет данных. В первом случае создайте документ приёма, во втором — используйте отчёт «Сотрудники» вместо «Штатной расстановки».

Ограничение прав доступа тоже встречается нередко: если у пользователя нет прав на кадровые данные, отчёт сформируется пустым или недоступным. Это не сбой программы — запросите у администратора профиль с доступом к кадровым отчётам.

Когда стоит привлечь специалиста

Штатных средств достаточно для разовых и простых регулярных выгрузок. Обращение к специалисту по 1С оправдано, когда нужен автоматический экспорт по расписанию, выгрузка в специфический формат внешней системы (например, с определёнными названиями колонок и кодировкой) или объединение данных из нескольких баз.

Перед передачей файла с персональными данными третьим лицам помните: список сотрудников с ФИО и должностями — это персональные данные. Передавайте его только через защищённые каналы и только тем, кому он нужен по служебным обязанностям.

Частые вопросы

Можно ли выгрузить список сотрудников вместе с табельными номерами?

Да. В отчётах ЗУП откройте «Настройки» и добавьте поле «Табельный номер» в структуру отчёта. В универсальном отчёте это поле доступно в списке реквизитов справочника «Сотрудники». После добавления сформируйте отчёт заново и сохраните в Excel.

Почему в отчёте «Штатная расстановка» один сотрудник отображается несколько раз?

Отчёт строится по позициям штатного расписания. Если сотрудник работает по совместительству или занимает несколько ставок, он появится в каждой строке своей позиции. Если нужен список уникальных людей, используйте отчёт «Сотрудники» или сгруппируйте данные в Excel.

Как выгрузить список только по одному подразделению?

В шапке отчёта установите отбор по подразделению: выберите нужное подразделение в поле отбора перед формированием. В универсальном отчёте добавьте условие «Подразделение равно …» в настройках отбора. Сохранённый вариант с отбором можно использовать повторно.

В 1С:Бухгалтерии нет отчёта со списком сотрудников. Что делать?

Используйте «Универсальный отчёт» из раздела «Отчёты»: выберите справочник «Сотрудники», выведите нужные поля. Должность подтяните из кадровых документов или добавьте её в карточки сотрудников через документы приёма на работу. Либо выгрузите простой список и дополните должностями вручную в Excel.

Можно ли настроить автоматическую выгрузку списка по расписанию?

Штатными средствами типовых конфигураций — только частично, через сохранённые варианты отчётов и рассылку отчётов (в ЗУП есть механизм рассылки на email). Полноценная автоматическая выгрузка в файл по расписанию потребует регламентного задания, которое настраивает разработчик или администратор 1С.

В каком формате лучше сохранять список для загрузки в другую программу?

Для загрузки в сторонние системы обычно требуется CSV с указанным разделителем и кодировкой (часто UTF-8). При сохранении из 1С выберите формат «Текстовый документ с разделителями» и проверьте настройки разделителя. Перед загрузкой откройте файл и убедитесь, что колонки разделены корректно, а кириллица читается.