Другое · 10 мин
Как в 1С выгрузить список сотрудников с датой рождения
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии выгрузить список сотрудников с датами рождения в Excel через отчёты, справочник и консоль запросов.
Задача выгрузить список сотрудников с датами рождения возникает регулярно: для поздравлений, отчётности в ПФР, проверки данных перед сдачей сведений или передачи списка в стороннюю систему. В 1С это делается несколькими способами — от простого отчёта до произвольного запроса, и выбор зависит от конфигурации и прав пользователя.
Основные рабочие конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия с кадровым учётом. В обеих дата рождения хранится в карточке физического лица, а значит, доступна в любых кадровых отчётах и списках. Ниже разобраны все практические варианты: от штатного отчёта до универсальной выгрузки через консоль запросов.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на просмотр персональных данных сотрудников. Дата рождения — персональные данные по 152-ФЗ, поэтому выгруженный файл нужно хранить аккуратно и не передавать третьим лицам без оснований.
Проверьте права и доступ к персональным данным
В типовых конфигурациях доступ к персональным данным регулируется отдельно. Если при открытии отчётов вы не видите дат рождения или ФИО сотрудников, скорее всего, у вашей роли нет доступа к разделу персональных данных. Это частая ситуация у бухгалтеров, которым открыт расчёт зарплаты, но закрыт кадровый блок.
Проверить просто: откройте карточку любого сотрудника (Кадры → Сотрудники). Если дата рождения отображается в карточке физического лица — права есть, можно переходить к выгрузке. Если поле пустое или недоступно, запросите у администратора 1С роль с доступом к персональным данным либо попросите выполнить выгрузку того, у кого такие права есть.
Отдельный нюанс — механизм скрытия персональных данных в ЗУП. Если в настройках включено сокрытие персональных данных уволенных сотрудников, в отчётах по ним даты рождения будут скрыты или заменены. Учитывайте это, если список нужен по всем, включая уволенных.
Способ 1: выгрузка через кадровый отчёт в 1С:ЗУП
Самый прямой путь в ЗУП — штатный отчёт «Списки сотрудников». Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников». В настройках отчёта убедитесь, что в структуре присутствует поле «Дата рождения» — обычно оно включено по умолчанию. Если его нет, нажмите «Настройки» (или «Расширенные настройки») и добавьте поле в список выбранных.
Установите отборы при необходимости: организация, подразделение, период. Поле «Работающие сотрудники» позволяет исключить уволенных. Сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать». Результат выведется в виде табличного документа.
Для выгрузки в Excel сохраните табличный документ: меню «Файл» → «Сохранить как» (или кнопка сохранения на панели) и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Файл откроется в Excel уже в виде таблицы, которую можно фильтровать и сортировать по дате рождения.
- 1Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Списки сотрудников
- 2В настройках проверьте наличие поля «Дата рождения»
- 3Задайте отборы по организации и подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 5Сохраните табличный документ как файл Excel
Способ 2: выгрузка из справочника «Сотрудники»
Если отчёты недоступны или нужен простой список без группировок, используйте сам справочник. Откройте «Кадры» → «Сотрудники». Список по умолчанию показывает ограниченный набор колонок, но его можно дополнить: в меню «Ещё» выберите «Изменить форму» (в некоторых версиях — «Настроить список») и добавьте колонку «Дата рождения».
Далее выведите список в табличный документ: меню «Ещё» → «Вывести список». В диалоге отметьте нужные колонки: ФИО, дата рождения, подразделение, должность, табельный номер. Программа сформирует табличный документ, который сохраняется в Excel тем же способом — «Файл» → «Сохранить как».
Преимущество этого способа — скорость и минимум настроек. Недостаток: стандартный вывод списка может не включать некоторые реквизиты, и в старых версиях платформы колонка «Дата рождения» в списке сотрудников недоступна напрямую — тогда берите её из связанного справочника «Физические лица» или переходите к универсальному отчёту.
Способ 3: универсальный отчёт по физическим лицам
Универсальный отчёт (Отчёты → Универсальный отчёт) позволяет построить выборку по любому справочнику, включая «Сотрудники» и «Физические лица». Это удобно, когда нужны нестандартные колонки или отбор по произвольному условию — например, только сотрудники, родившиеся в конкретном месяце.
Выберите тип объекта «Справочник», объект — «Сотрудники» (или «Физические лица», если нужны все физлица, включая неоформленных). В настройках добавьте поля: ФИО, дата рождения, организация, подразделение. При необходимости задайте отбор: например, «Дата рождения» в заданном интервале, чтобы получить список именинников месяца.
Сформированный универсальный отчёт так же сохраняется в Excel. Обратите внимание: в ЗУП дата рождения хранится у физического лица, поэтому при построении отчёта по справочнику «Сотрудники» поле может называться «Физическое лицо.Дата рождения» — ищите его через точку в списке полей.
Сравнение способов выгрузки
Подходит для регулярной выгрузки с отборами; требует прав на кадровые отчёты
Самый быстрый вариант; ограничен набором колонок списка
Гибкие поля и отборы; требует понимания структуры данных
Максимальная гибкость; только для тех, кто знает язык запросов 1С
Способ 4: консоль запросов для произвольной выборки
Для нетиповых задач — например, выгрузить только работающих сотрудников с датами рождения и датами приёма в одну таблицу — используйте консоль запросов. В типовых конфигурациях она может быть встроена (Администрирование → Обслуживание → Консоль запросов) или подключаться как внешняя обработка.
Пример запроса по справочнику сотрудников с датой рождения из физического лица:
ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Наименование КАК Сотрудник,
Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
Результат запроса выводится в таблицу, которую можно скопировать или сохранить в табличный документ и далее в Excel. Этот способ требует базовых знаний языка запросов 1С и аккуратности: не запускайте запросов на изменение данных, работайте только с выборкой.
Выгрузка в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок проще, но список с датами рождения тоже доступен. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Через «Ещё» → «Вывести список» сформируйте табличный документ с нужными колонками. Если колонки «Дата рождения» нет, откройте справочник «Физические лица» (Зарплата и кадры → Физические лица) — там дата рождения доступна в карточке и в настройках списка.
Альтернатива — стандартные кадровые отчёты бухгалтерии, если они присутствуют в вашей версии, либо универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с добавлением поля физического лица. Механика сохранения в Excel идентична: табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как».
Проверка результата и частые ошибки
После выгрузки сверьте количество строк в файле с количеством сотрудников в программе. Расхождения обычно объясняются тремя причинами: лишние строки из-за совместительства, отсутствие уволенных из-за отбора «только работающие» или скрытые персональные данные. Проверьте также, что даты в Excel распознаны как даты, а не как текст — иначе сортировка по дате рождения будет работать неправильно.
Если в Excel даты отображаются в виде чисел или текста, преобразуйте столбец: выделите колонку и задайте формат «Дата». При копировании через буфер обмена из табличного документа 1С форматирование обычно сохраняется корректно, но при сохранении в CSV даты могут потерять формат — предпочтительнее XLSX.
Как проверить результат
Совпадает с числом сотрудников по отбору в программе
Строк больше (дубли) или меньше (потеряны уволенные)
Все ячейки заполнены, формат — дата
Пустые ячейки, текст вместо дат
Только нужная организация и подразделения
Лишние сотрудники других юрлиц
Что важно запомнить
Список сотрудников с датами рождения выгружается через кадровый отчёт, вывод списка справочника или универсальный отчёт, а результат сохраняется в Excel как табличный документ. Дата рождения хранится у физического лица — учитывайте это при настройке полей и проверяйте список на дубли и полноту.
Частые вопросы
Почему в отчёте нет колонки «Дата рождения»?
Откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Расширенные настройки») и добавьте поле в список выбранных. В ЗУП поле может называться «Физическое лицо. Дата рождения» — разверните вложенные поля физического лица. Если поле недоступно совсем, проверьте права на персональные данные.
Как выгрузить только работающих сотрудников?
В отчёте «Списки сотрудников» установите отбор по статусу работы или используйте вариант отчёта «Работающие сотрудники». В универсальном отчёте добавьте отбор по кадровым данным на текущую дату. В простом выводе списка справочника уволенные обычно помечены — отфильтруйте их в Excel после выгрузки.
Можно ли выгрузить список без Excel, например в CSV?
Да, табличный документ сохраняется и в CSV, и в TXT. Но в CSV не сохраняются форматы дат, а кириллица может отображаться некорректно при открытии в Excel без выбора кодировки UTF-8. Для передачи данных в другие системы CSV подходит, для работы в Excel лучше XLSX.
Один сотрудник попал в список дважды — почему?
В ЗУП на одно физическое лицо может быть заведено несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство. Сгруппируйте данные по физическому лицу в настройках отчёта или удалите дубли в Excel по колонке с ФИО и датой рождения.
Как выгрузить список именинников на конкретный месяц?
В универсальном отчёте добавьте отбор по полю «Дата рождения» с условием на месяц — проще всего задать период дат рождения в рамках нужного месяца любого года через несколько условий «ИЛИ», либо выгрузите полный список и отсортируйте по месяцу в Excel с помощью формулы МЕСЯЦ().
Нужны ли особые права для такой выгрузки?
Достаточно прав на чтение справочников «Сотрудники» и «Физические лица» и доступа к персональным данным. Прав на изменение данных не требуется — выгрузка не меняет информацию в базе. Если отчёты недоступны, попросите администратора дать роль кадровика или выполнить выгрузку за вас.