Другое · 8 мин
Как в 1С выгрузить список детей сотрудников
Как выгрузить список детей сотрудников из 1С:ЗУП и других конфигураций: отчёты, консоль запросов, универсальный отчёт. Проверка результата и типичные ошибки.
Данные о детях сотрудников в 1С хранятся не в отдельном справочнике, а как часть сведений о родственниках физического лица. Поэтому прямой кнопки «выгрузить список детей» в интерфейсе нет — нужно сформировать отчёт или запрос, который отберёт из сведений о семье только записи со степенью родства «ребёнок». Способ зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП есть готовые отчёты, в бухгалтерских и торговых конфигурациях чаще используют универсальный отчёт или консоль запросов.
Ниже разобраны рабочие варианты для типовых конфигураций: от самого простого — через штатный отчёт «Сотрудники и их семьи», до универсального — через консоль запросов, который работает в любой базе. Отдельно описано, как сохранить результат в Excel, проверить полноту выгрузки и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С хранятся данные о детях
Сведения о детях вводятся в карточке физического лица или сотрудника на вкладке «Семья». Каждая запись содержит степень родства (сын, дочь, мать, отец и т. д.), ФИО родственника и дату рождения. Технически эти данные хранятся в регистре сведений «Родственники физических лиц» (в ЗУП) либо в табличной части справочника — в зависимости от конфигурации.
Важное следствие: дети не являются самостоятельными объектами базы, поэтому выгрузить их можно только вместе с привязкой к сотруднику. Если кадровик заполнял карточки не полностью или степень родства указана произвольным текстом, а не из списка, отчёт может не захватить часть записей — это нужно учитывать при проверке результата.
Выгрузка через отчёт «Сотрудники и их семьи» в 1С:ЗУП
Самый быстрый способ в 1С:Зарплата и управление персоналом — штатный отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам» (или «Отчёты, справки» в зависимости от версии) и найдите отчёт «Сотрудники и их семьи» либо «Семьи сотрудников». Если его нет в списке, проверьте раздел «Настройки» → «Состав отчётов» — часть отчётов по умолчанию скрыта.
Сформируйте отчёт за нужный период. В таблицу попадут все родственники, поэтому дальше нужно отфильтровать только детей: откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант»), добавьте отбор по полю «Степень родства» и укажите значения «Сын», «Дочь», «Ребёнок» — в зависимости от того, как заполнены данные в вашей базе. После применения настроек отчёт покажет только детей с привязкой к сотрудникам.
- 1Откройте Кадры → Отчёты → «Сотрудники и их семьи»
- 2Сформируйте отчёт за нужный период
- 3В настройках добавьте отбор: Степень родства = Сын, Дочь
- 4Сформируйте отчёт повторно и проверьте состав строк
- 5Сохраните результат: Файл → Сохранить как → формат Excel (XLSX)
Если в списке отчётов ничего похожего нет, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»): в качестве источника выберите регистр сведений «Родственники физических лиц» и добавьте тот же отбор по степени родства. Этот вариант работает даже в базовых версиях, где часть кадровых отчётов недоступна.
Выгрузка в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии кадровые данные ограничены, но сведения о семье в карточке сотрудника всё же есть. Готового отчёта по семьям в типовой поставке обычно нет, поэтому используют два пути. Первый — универсальный отчёт по регистру сведений, как описано выше: он доступен, если в конфигурации включён соответствующий механизм.
Второй путь — консоль запросов (внешняя обработка, открывается через «Файл → Открыть»). Запрос обращается напрямую к регистру «Родственники физических лиц» и отбирает записи с нужной степенью родства. Результат выводится таблицей, которую можно скопировать или сохранить. Этот способ требует прав администратора или разработчика и аккуратности: консоль запросов работает с любыми данными базы.
Сохранение списка в Excel и другие форматы
Любой табличный отчёт в 1С сохраняется стандартно: «Файл → Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выбор формата — XLSX, MXL, PDF, HTML или CSV. Для дальнейшей обработки удобнее XLSX: таблица откроется в Excel с сохранением колонок, и её можно фильтровать, сортировать и дополнять.
Если таблица нужна для загрузки в другую систему, выбирайте CSV: это текстовый формат с разделителями, который принимают большинство программ. Обратите внимание на кодировку — для корректного отображения кириллицы при открытии CSV в Excel может потребоваться импорт данных через мастер с указанием кодировки UTF-8.
Как проверить результат
Совпадает с числом записей на вкладке «Семья» у выборочно проверенных сотрудников
В выгрузке заметно меньше строк — вероятно, у части записей степень родства заполнена иначе
У каждого ребёнка указан сотрудник и подразделение
Есть строки без сотрудника или с уволенными без отбора
В списке только сыновья и дочери
Попали супруги или родители — отбор настроен неверно
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего выгрузка оказывается неполной из-за неоднородного заполнения данных: у одних сотрудников степень родства выбрана из списка, у других введена вручную, у третьих вкладка «Семья» вообще пуста. Отбор по одному значению «Сын/Дочь» в такой базе не захватит варианты «Ребёнок» или «Дочь (падчерица)». Перед выгрузкой полезно сформировать отчёт по всем родственникам и посмотреть, какие значения степени родства реально встречаются.
Вторая группа ошибок — права доступа. Если у пользователя нет прав на чтение регистра сведений о родственниках, отчёт сформируется пустым без явного сообщения об ошибке. Проверьте права в профиле группы доступа или попросите администратора выполнить выгрузку. Третья типичная ситуация — отбор по периоду: регистр сведений может быть периодическим, и отчёт на дату покажет не все записи, если дата среза выбрана неверно.
Какой способ выбрать
Как выбрать действие
Для разовой задачи всегда достаточно штатного отчёта — это быстрее и безопаснее. Обращаться к консоли запросов и внешним обработкам имеет смысл только когда нужны нестандартные поля, сложные условия отбора или регулярная автоматическая выгрузка. Во всех случаях итоговый файл стоит сверить с исходными данными хотя бы по нескольким сотрудникам.
Что важно запомнить
Список детей в 1С выгружается из сведений о семье сотрудников: в ЗУП — отчётом «Сотрудники и их семьи» с отбором по степени родства, в других конфигурациях — универсальным отчётом или запросом к регистру «Родственники физических лиц». Перед выгрузкой проверьте, как заполнены степени родства, после — сверьте количество строк и сохраните результат в XLSX.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить список детей вместе с датами рождения?
Да. Дата рождения хранится в той же записи о родственнике. В настройках отчёта добавьте поле «Дата рождения» в структуру — оно выведется отдельной колонкой. На её основе можно вычислить возраст ребёнка уже в Excel.
Почему отчёт «Сотрудники и их семьи» формируется пустым?
Наиболее вероятные причины: у пользователя нет прав на чтение регистра сведений о родственниках, задан слишком узкий отбор (например, по подразделению или периоду) либо вкладка «Семья» в карточках сотрудников действительно не заполнена. Проверьте права и сформируйте отчёт без отборов.
Как выгрузить детей только работающих сотрудников?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Сотрудник. Работает» или по статусу сотрудника, либо сформируйте отчёт на текущую дату — в типовых кадровых отчётах уволенные по умолчанию исключаются либо помечаются отдельно. Точное поведение зависит от версии конфигурации.
Можно ли выгрузить список детей из 1С:Бухгалтерии без программиста?
Да, если в конфигурации доступен универсальный отчёт: выберите источником регистр сведений «Родственники физических лиц» и настройте отбор по степени родства. Если универсального отчёта нет, потребуется помощь специалиста с консолью запросов.
Как отобрать только детей младше определённого возраста?
Штатные отчёты не всегда умеют фильтровать по возрасту напрямую. Практичный вариант: выгрузите список с датами рождения в Excel и отфильтруйте там по вычисляемому столбцу возраста. Для регулярной потребности попросите разработчика добавить в отчёт вычисляемое поле возраста с отбором.