Другое · 10 мин
Как в 1С выгрузить дни рождения сотрудников
Как выгрузить дни рождения сотрудников из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии через отчёты, универсальный подбор и обработку. Способы, настройки, проверка результата.
Дата рождения хранится в 1С в карточке физического лица, поэтому выгрузить список дней рождения сотрудников можно несколькими способами: через готовый отчёт по персоналу, через универсальный отчёт по справочнику, через групповую обработку списка сотрудников или обработку «Консоль запросов» для нетиповых задач. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) и от того, нужен ли простой список на бумаге или файл для рассылки поздравлений.
В типовой 1С:ЗУП задача решается без программирования: штатные отчёты позволяют вывести фамилию, дату рождения, подразделение и должность, а результат сохранить в Excel за пару минут. В 1С:Бухгалтерии готового отчёта по дням рождения нет, но список можно получить через справочник «Сотрудники» с выводом дополнительной колонки.
Перед выгрузкой убедитесь, что даты рождения вообще заполнены в базе: они вводятся в карточке физлица при приёме на работу, но на практике часто остаются пустыми у сотрудников, принятых давно или перенесённых из других программ. Проверка полноты данных — обязательный этап, иначе список будет неполным, а вы об этом не узнаете.
Где в 1С хранятся даты рождения и что нужно проверить заранее
Дата рождения — это реквизит справочника «Физические лица», а не «Сотрудники». Один человек может иметь несколько карточек сотрудника (основное место работы и внутреннее совместительство), но дата рождения у него одна. Поэтому при построении отчёта по сотрудникам программа «подтягивает» дату из связанного физлица.
Перед выгрузкой откройте несколько карточек: Сотрудники → выберите сотрудника → ссылка на физическое лицо → поле «Дата рождения». Если поле пустое, отчёт выведет пустую ячейку. Массово проверить заполненность можно через тот же отчёт «Личные данные сотрудников»: пустые строки в колонке «Дата рождения» сразу видно.
Также проверьте, нет ли задвоенных физлиц — типовая ситуация после переноса данных. В ЗУП есть сервис «Администрирование — Обслуживание — Поиск и удаление дублей» (в некоторых релизах доступен через «Все функции»). Дубли приводят к тому, что у одного сотрудника дата заполнена, а у его «двойника» — нет.
Выгрузка через отчёт «Личные данные сотрудников» в 1С:ЗУП
Это основной способ для ЗУП 3.1. Откройте раздел «Кадры — Отчёты» (или «Отчёты, справки — Отчёты по персоналу» в зависимости от настроек интерфейса) и найдите отчёт «Личные данные сотрудников» либо «Сотрудники» с вариантом, содержащим личные данные.
В настройках отчёта (кнопка «Настройки») на закладке «Поля» отметьте: «Сотрудник» (или «Физическое лицо»), «Дата рождения», при необходимости «Подразделение», «Должность». На закладке «Отбор» задайте условие «Дата рождения заполнена», чтобы исключить пустые строки, либо наоборот — «не заполнена», чтобы найти проблемные карточки.
Чтобы получить именно ближайшие дни рождения, добавьте отбор по месяцу: в расширенных настройках поле «Дата рождения» можно сравнить с периодом, но удобнее отсортировать список по дате и обработать в Excel. Сформированный отчёт сохраняется через «Файл — Сохранить как» в формате MXL, Excel (XLSX) или PDF.
- 1Откройте Кадры — Отчёты — Личные данные сотрудников
- 2В настройках на закладке «Поля» оставьте Сотрудник, Дата рождения, Подразделение
- 3На закладке «Отбор» добавьте условие: Дата рождения заполнена
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте полноту списка
- 5Сохраните: Файл — Сохранить как — формат Excel (XLSX)
- 6В Excel отсортируйте по дате рождения или извлеките месяц функцией МЕСЯЦ
Выгрузка в 1С:Бухгалтерии через универсальный отчёт
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет специализированного отчёта по дням рождения, но есть «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты — Универсальный отчёт» или «Руководителю — Универсальный отчёт» в зависимости от релиза). Он умеет строить таблицу по любому справочнику.
Выберите тип данных «Справочник», объект «Сотрудники», вид «Список». В настройках добавьте поля: «Наименование», «Физическое лицо.Дата рождения» (поле доступно через точку — связанный реквизит). Если поле даты рождения недоступно в вашем релизе, стройте отчёт по справочнику «Физические лица» с полем «Дата рождения».
Альтернатива без отчётов: откройте список «Зарплата и кадры — Сотрудники», в меню «Ещё» выберите «Изменить форму» и добавьте колонку «Дата рождения» из связанного физлица. Затем через «Ещё — Вывести список» выгрузите таблицу в табличный документ и сохраните в Excel.
Выгрузка через групповую обработку и консоль запросов
Если нужен нестандартный состав полей — например, день рождения, телефон и руководитель подразделения — удобнее использовать обработку «Групповое изменение реквизитов» (Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных). Она позволяет отобрать физлиц по условию и вывести список, который затем сохраняется.
Для произвольных выборок подходит «Консоль запросов» (внешняя обработка, запускается через «Файл — Открыть» при наличии прав). Запрос к справочнику «ФизическиеЛица» с полями «Наименование» и «ДатаРождения» и соединением с регистром сведений о сотрудниках даст точный список действующих работников с датами. Результат консоли выгружается в табличный документ и далее в Excel.
Оба способа требуют прав администратора или расширенных прав пользователя. Обычному кадровику без доступа к сервисным обработкам достаточно штатных отчётов — не запрашивайте лишние права ради разовой выгрузки.
Способы выгрузки: что выбрать
Самый быстрый для ЗУП, не требует прав администратора. Ограничение: состав полей фиксирован настройками отчёта.
Подходит для 1С:Бухгалтерии и УНФ. Требует аккуратного выбора полей через связанный справочник физлиц.
Простой вариант без отчётов. Минус: нужно вручную добавлять колонку и следить за отбором уволенных.
Максимальная гибкость для сложных выборок. Требует прав и навыков работы с запросами.
Обработка выгруженного списка в Excel
После сохранения в Excel обычно нужно получить календарь поздравлений. Добавьте столбец с формулой =МЕСЯЦ(B2) и =ДЕНЬ(B2) рядом с колонкой даты рождения — это позволит отсортировать сотрудников по дате внутри года независимо от года рождения. Сортировка по исходной дате упорядочит людей по возрасту, а не по календарю, что для поздравлений бесполезно.
Для автоматического списка «у кого день рождения в этом месяце» используйте фильтр по столбцу месяца или формулу =ЕСЛИ(МЕСЯЦ(B2)=МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ());"Поздравить";""). Такой файл можно обновлять раз в месяц, не возвращаясь в 1С, если штат стабилен.
Проверка результата и частые проблемы
Сверьте количество строк в выгрузке с числом действующих сотрудников: в ЗУП это видно в отчёте «Штатная расстановка» или «Численность сотрудников». Расхождение без объяснимых причин (пустые даты, уволенные) — повод проверить отборы отчёта.
Если отчёт выводит сотрудника дважды, причина почти всегда в нескольких карточках сотрудника у одного физлица (основная + совместительство). Добавьте группировку по физическому лицу или отбор по виду занятости «Основное место работы».
Если колонка «Дата рождения» пуста у всех — скорее всего, данные не были перенесены при переходе на программу или вводятся в другом месте. Проверьте карточку физлица напрямую: если там пусто, даты придётся вносить вручную по личным делам.
Как проверить результат выгрузки
Совпадает с числом действующих сотрудников
Строк меньше или больше без причины — проверьте отборы и дубли
Все ячейки заполнены датами
Пустые ячейки — дата не введена в карточке физлица
Каждый человек встречается один раз
Повторы — у физлица несколько карточек сотрудника
В списке только работающие сотрудники
Присутствуют уволенные — снимите/поставьте соответствующий отбор
FAQ: частые вопросы о выгрузке дней рождения из 1С
Можно ли выгрузить только тех, у кого день рождения в текущем месяце?
Да, но штатными отборами по месяцу это сделать неудобно: отчёты сравнивают дату целиком. Практичнее выгрузить полный список в Excel и отфильтровать по столбцу с формулой МЕСЯЦ(). В консоли запросов можно задать условие МЕСЯЦ(ДатаРождения) = нужному числу.
Почему в отчёте у сотрудника пустая дата рождения?
Дата хранится в карточке физического лица, а не сотрудника. Откройте сотрудника, перейдите по ссылке на физлицо и проверьте поле «Дата рождения». Если оно пустое — заполните и пересформируйте отчёт.
Как выгрузить дни рождения, если нет прав на сервисные обработки?
Используйте штатные отчёты раздела «Кадры» — они доступны кадровику без прав администратора. В крайнем случае попросите администратора один раз настроить и сохранить вариант отчёта, после чего вы сможете формировать его самостоятельно.
Можно ли настроить автоматическое напоминание о днях рождения в 1С?
В типовой ЗУП нет встроенной рассылки напоминаний о днях рождения. Такую задачу решают через регламентное задание с доработкой или внешними средствами: выгрузка в Excel плюс напоминание в календаре Outlook. Для разовых задач достаточно ежемесячной выгрузки.
Законно ли хранить выгруженный список дней рождения?
Дата рождения — персональные данные, их обработка допустима в рамках трудовых отношений и согласий. Храните файл в защищённой папке с ограниченным доступом, используйте только для служебных целей и удаляйте, когда он больше не нужен.
Что делать, если сотрудник выводится в отчёте два раза?
У одного физлица заведено несколько карточек сотрудника — например, основное место работы и внутреннее совместительство. Добавьте в отчёт группировку по физическому лицу или отбор «Вид занятости = Основное место работы».
Что важно запомнить
Дни рождения выгружаются из карточек физических лиц: в ЗУП — через отчёт «Личные данные сотрудников», в Бухгалтерии — через универсальный отчёт или список сотрудников. Перед выгрузкой проверьте заполненность дат и отбор уволенных, после — сверьте число строк и отсортируйте в Excel по месяцу и дню. Файл с персональными данными храните в защищённом месте.