Как в 1С выдать зарплату умершего сотрудника

Смерть сотрудника не отменяет обязанности работодателя выдать все причитающиеся суммы: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты. Особенность ситуации в том, что деньги получает не сам работник, а члены его семьи или наследники, а налоговый режим таких выплат отличается от обычного.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь процесс укладывается в несколько документов: увольнение с особой датой и основанием, начисление с корректными настройками НДФЛ и взносов, ведомость на выплату с указанием получателя. Ошибки здесь опасны вдвойне: неверно удержанный НДФЛ приведёт к корректировкам отчётности, а выдача денег не тому лицу — к претензиям наследников.

Ниже разобран полный цикл: от ввода сведений о смерти до выдачи денег и отражения операции в отчётах, с проверками на каждом шаге.

Что проверить до начала оформления

Прежде чем создавать документы в программе, убедитесь, что у вас есть основание — свидетельство о смерти (оригинал или надлежаще заверенная копия). Без него увольнение по инициативе работодателя недопустимо, а преждевременное оформление документов создаст юридические риски.

Второй обязательный элемент — заявление от члена семьи умершего о выплате причитающихся сумм. К заявлению прикладываются документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении), либо документы наследника, если выплата производится по истечении сроков для семьи.

Проверьте также, нет ли по сотруднику незакрытых авансовых отчётов, займов, удержаний по исполнительным листам. Эти суммы влияют на итоговую выплату и требуют отдельного решения: например, долг по подотчёту после смерти списывается по отдельной процедуре, а не удерживается из выплат семье.

Шаг 1. Ввод сведений о смерти и увольнение

В карточке сотрудника (справочник «Сотрудники») укажите дату смерти — в типовой ЗУП для этого предусмотрено поле в личных данных физического лица. Это важно: программа использует дату смерти при формировании отчётности и автоматически корректирует поведение некоторых документов.

Далее создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). Дата увольнения — день смерти сотрудника, даже если это выходной. Основание увольнения — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон). В формулировке приказа укажите реквизиты свидетельства о смерти.

Обратите внимание: увольнение «по собственному желанию» или по соглашению сторон здесь недопустимо — умерший не может выразить волю, и такая запись будет юридически ничтожной. Если в базе уже есть ошибочное увольнение с другой формулировкой, отмените его и создайте корректный документ.

Шаг 2. Начисление зарплаты и компенсации отпуска

При проведении увольнения программа автоматически предложит начислить зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте корректность расчёта среднего заработка и количества дней компенсации — дни отпуска считаются по общим правилам, включая период до даты смерти.

Если увольнение уже проведено без начислений, создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц смерти и при необходимости документ «Компенсация отпуска» вручную. Все причитающиеся суммы — оклад, премии, надбавки — начисляются в обычном порядке.

Отдельный случай — премии, начисленные уже после смерти за прошлые периоды (например, квартальная премия по итогам работы). Они также выплачиваются получателям, но важно, чтобы вид начисления имел корректные настройки налогообложения, о чём ниже.

Шаг 3. Настройка НДФЛ и страховых взносов

Это ключевой момент всей процедуры. Выплаты, начисленные умершему сотруднику, не облагаются НДФЛ — налог с этих сумм не удерживается, поскольку обязанность по уплате прекращается со смертью налогоплательщика. Аналогично такие выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами: застрахованное лицо отсутствует.

В типовой ЗУП при указанной дате смерти программа, как правило, автоматически не начисляет НДФЛ и взносы при окончательном расчёте. Однако полагаться на автоматику вслепую нельзя: если дата смерти не была заполнена до расчёта, налог и взносы будут начислены, и их придётся сторнировать.

Проверьте настройки видов начислений, если используете нестандартные: в карточке начисления код дохода по НДФЛ и категория для взносов должны соответствовать ситуации. Для пособия на погребение, если организация его выплачивает, действуют отдельные правила — оно также не облагается НДФЛ и взносами.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Регистр «НДФЛ» по сотруднику за месяц смерти

Норма

Налог не исчислен либо сторнирован по выплатам после смерти

Тревожный признак

НДФЛ исчислен и удержан с суммы окончательного расчёта

Расчётный листок умершего

Норма

Взносы по выплатам после даты смерти отсутствуют

Тревожный признак

Взносы начислены на компенсацию отпуска и зарплату

Дата смерти в карточке физлица

Норма

Заполнена до проведения расчётных документов

Тревожный признак

Поле пустое — расчёт прошёл как для живого сотрудника

Шаг 4. Выплата денег родственникам или наследникам

Суммы, не полученные ко дню смерти, выдаются члену семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего, по его заявлению — не позднее недели со дня подачи документов. Если никто не обратился, суммы переходят в состав наследства и выплачиваются наследникам уже на основании свидетельства о праве на наследство.

В ЗУП создайте ведомость на выплату (в кассу, в банк или через зарплатный проект). Практический нюанс: ведомость формируется на сотрудника, а фактический получатель — другое лицо. При выплате наличными в расходном кассовом ордере укажите данные получателя и реквизиты документов, на основании которых производится выплата (заявление, свидетельство о смерти, документ о родстве).

При перечислении на банковский счёт родственника реквизиты счёта берутся из его заявления — не из карточки умершего сотрудника. В назначении платежа укажите, что это выплата заработной платы умершего работника, с реквизитами основания.

1. 1
   Укажите дату смерти в карточке физического лица
2. 2
   Создайте увольнение датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
3. 3
   Начислите зарплату и компенсацию отпуска, проверьте отсутствие НДФЛ и взносов
4. 4
   Получите заявление и документы от родственника или наследника
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и проведите выдачу
6. 6
   Проверьте отчётность: выплаты не должны попасть в базу по НДФЛ и взносам

Отражение в отчётности

Поскольку выплаты умершему не облагаются НДФЛ, они не включаются в облагаемую базу отчёта 6-НДФЛ. Если налог был ошибочно удержан до того, как стало известно о смерти (типичная ситуация — зарплата выплачена, а смерть наступила позже), порядок иной: удержанный при жизни НДФЛ корректен, возврат не требуется.

В расчёте по страховым взносам умерший сотрудник исключается из числа застрахованных с периода смерти. Персонифицированные сведения и отчёт ЕФС-1 (раздел о кадровых событиях) должны содержать сведения о прекращении трудового договора — увольнение по смерти отражается в обычном порядке.

Проверьте, чтобы в формируемых отчётах не было «хвостов»: остатков задолженности по сотруднику, незакрытых удержаний, лишних строк в ведомостях. Остаток задолженности после выплаты должен быть нулевым — это главный признак завершённости расчётов.

Типичные ошибки и сложные сценарии

Самая распространённая ошибка — удержание НДФЛ с окончательного расчёта из-за того, что дата смерти не была указана в карточке до расчёта. Исправление потребует сторнирования налога и подачи уточнённой отчётности.

Вторая частая проблема — конфликт нескольких претендентов на выплату (например, супруга и совершеннолетний ребёнок обратились одновременно). Организация не обязана разрешать спор: безопасное решение — выплатить тому, кто первым представил полный комплект документов, либо дождаться соглашения сторон или решения суда.

Третий сложный сценарий — обнаружение долгов умершего перед организацией (займы, подотчётные суммы, материальный ущерб). Удержать их из выплат семье по общему правилу нельзя: требования взыскиваются с наследников в рамках наследственного имущества через претензионный или судебный порядок.

Частые вопросы

Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?

В первую очередь — члены семьи (супруг, дети, родители) и лица, находившиеся на иждивении умершего, по их заявлению. Если такие обращения отсутствуют, суммы входят в наследственную массу и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска умершего?

Нет. Выплаты, начисленные умершему работнику, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, не облагаются НДФЛ, поскольку обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика. Проверьте, чтобы в ЗУП дата смерти была указана до проведения расчёта.

Что делать, если зарплата уже начислена и НДФЛ удержан до смерти сотрудника?

Ничего корректировать не нужно: налог был правомерно удержан при жизни работника. Невыплаченные суммы просто выдаются родственникам или наследникам в общем порядке, повторный налоговый анализ не требуется.

Можно ли перечислить деньги на банковскую карту умершего?

Не рекомендуется. Счета умершего включаются в наследственную массу, и банк может отклонить операцию или заморозить средства. Правильный путь — выплата наличными из кассы или перевод на счёт получателя по реквизитам из его заявления.

Что делать в 1С, если НДФЛ ошибочно удержали с окончательного расчёта?

Заполните дату смерти в карточке физлица, затем пересчитайте или сторнируйте расчётный документ, чтобы налог был отменён. После исправления сдайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за соответствующий период и проверьте, что выплаченная сумма увеличилась на размер сторнированного налога.

Можно ли удержать из выплат долг умершего по займу или подотчёту?

Нет, удержания из сумм, выплачиваемых семье умершего, по общему правилу не производятся. Требования организации предъявляются к наследникам в пределах стоимости наследственного имущества — через претензию или суд.