Другое · 11 мин
Как выдать зарплату через кассу в 1С
Как оформить выплату зарплаты через кассу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ведомость, РКО, проводки, настройки и типичные ошибки при выдаче наличными.
Выплата заработной платы наличными через кассу — стандартная операция, которая в программах 1С оформляется связкой из двух документов: ведомости на выплату и расходного кассового ордера. Точный набор действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ведётся полный расчёт, а в 1С:Бухгалтерии — отражаются проводки и кассовые операции.
Ключевой принцип: сумма к выплате формируется не вручную, а автоматически на основании начисленной зарплаты за минусом НДФЛ и удержаний. Если заполнить ведомость «от руки», программа не свяжет выплату с расчётом, и в учёте появятся расхождения по долгам перед сотрудниками и по НДФЛ.
Ниже разобран полный цикл: подготовка, создание ведомости, выдача денег через РКО, проверка результатов и типичные ошибки. Инструкция подходит для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3; названия пунктов меню в других версиях могут немного отличаться.
Подготовка: что должно быть настроено до выплаты
Перед первой выдачей зарплаты через кассу проверьте базовые настройки. В 1С:ЗУП откройте настройку организации и убедитесь, что в учётной политике указан способ выплаты. Для каждого сотрудника в карточке (или в документе приёма на работу) должен быть задан способ выплаты зарплаты — «через кассу». Если у сотрудника указан банковский проект, в кассовую ведомость он не попадёт.
Вторая обязательная проверка — наличие рассчитанной и проведённой зарплаты. Документ «Начисление зарплаты и взносов» должен быть проведён, НДФЛ исчислен. Если выплачиваете аванс, убедитесь, что настроен порядок расчёта аванса (фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца).
В 1С:Бухгалтерии проверьте, что в плане счетов используется счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и ведётся аналитика по сотрудникам. Также убедитесь, что в справочнике касс есть основная касса организации и у пользователя есть права на кассовые документы.
Создание ведомости на выплату в кассу
В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату выплаты и месяц, за который выплачивается зарплата. В поле «Выплачивать» выберите вид выплаты: зарплата за месяц, аванс, отпускные, увольнение и т. д.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, у которых есть задолженность по выбранному виду выплаты и способ выплаты «через кассу». В табличной части появятся суммы к выплате с учётом удержанного НДФЛ, алиментов и других удержаний. Проверьте состав списка: лишних сотрудников можно удалить строкой, недостающих — добавить кнопкой «Подбор».
В 1С:Бухгалтерии документ называется «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу»). Логика заполнения та же: месяц начисления, кнопка «Заполнить», автоматический расчёт сумм по долгам перед сотрудниками.
Выплата аванса через кассу
Для аванса в поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс». Программа рассчитает суммы по настройкам аванса из карточек сотрудников. Если аванс задан расчётом за первую половину месяца, предварительно должна быть выполнена операция расчёта аванса, иначе ведомость заполнится нулями.
Выплата при увольнении
При увольнении ведомость создаётся с видом выплаты «Увольнение» и заполняется только уволенным сотрудником. Сумма берётся из документа «Увольнение», где рассчитаны компенсация отпуска и окончательный расчёт.
- 1Проверьте, что начисление зарплаты проведено, а у сотрудников указан способ выплаты «через кассу»
- 2Создайте документ «Ведомость в кассу», укажите месяц и вид выплаты
- 3Нажмите «Заполнить» и сверьте список сотрудников и суммы
- 4Проведите ведомость и создайте на её основании РКО
- 5Выдайте деньги, соберите подписи сотрудников в печатной ведомости
- 6Отметьте факт выплаты и проверьте закрытие долга по счёту 70
Оформление расходного кассового ордера
После проведения ведомости деньги выдаются через расходный кассовый ордер. В 1С:ЗУП РКО создаётся автоматически при синхронизации с бухгалтерской программой, а при совместной работе — по кнопке «Выплатить» или через документ «Расходный кассовый ордер» в разделе кассовых операций. В 1С:Бухгалтерии откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходный кассовый ордер».
Вид операции в РКО выберите «Выплата заработной платы по ведомостям». В поле ведомости укажите созданный ранее документ — сумма РКО подставится автоматически и будет равна итогу ведомости. Счёт учёта — 50.01 «Касса организации», корреспондирующий — 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Проводка по выдаче формируется: Дт 70 — Кт 50.01. Если выплата идёт по нескольким ведомостям в один день, допускается один РКО на сумму нескольких ведомостей — в табличной части перечисляются все ведомости.
Выдача денег и отметка об оплате
Перед выдачей распечатайте платёжную ведомость (форма Т-53) из документа ведомости — по кнопке «Печать». Сотрудники расписываются в ведомости при получении денег. Это обязательный первичный документ, подтверждающий факт выплаты.
После раздачи денег вернитесь к ведомости в программе. Если все суммы выданы полностью, дополнительных действий обычно не требуется: в современных версиях 1С ведомость считается оплаченной при проведении РКО. Если часть сумм не выдана (сотрудник отсутствовал), невыплаченные суммы нужно депонировать.
Депонирование оформляется специальной отметкой в ведомости или документом депонирования — в зависимости от настроек учёта. Депонированные суммы переводятся на счёт 76.04 и выплачиваются позже по заявлению сотрудника отдельным РКО. Невыплаченную наличность сверх лимита кассы необходимо сдать в банк.
Удобно сверять кассу сразу после выдачи: остаток по кассовой книге после РКО на выплату должен совпасть с фактическим количеством наличных. Если зарплату выдают несколько дней, ежедневная сверка кассы быстро покажет, кому и сколько ещё не выплачено.
Проверка результата и проводки
После завершения выплаты проверьте учёт стандартными отчётами. В 1С:Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70: задолженность перед сотрудниками по выплаченному месяцу должна закрыться. Остаток по дебету 70 или «зависший» кредит по конкретному сотруднику — признак того, что выплата не отражена или отражена дважды.
Проверьте регистры по НДФЛ: при выплате зарплаты налог считается удержанным, и в отчётах 6-НДФЛ сумма попадёт в раздел удержанного налога. Срок перечисления НДФЛ в бюджет при выплате из кассы — не позднее дня, следующего за днём выплаты. Просрочка грозит пенями и штрафом.
Дополнительно сверьте кассовую книгу: РКО должен быть зарегистрирован в кассовой книге за день выдачи, а подписанная ведомость Т-53 — подшита к РКО как оправдательный документ.
Как проверить результат
Кредитовое сальдо по выплаченному месяцу закрыто, долгов нет
Осталась задолженность по сотрудникам, которым деньги выданы
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — признак ручной правки или лишней строки
РКО зарегистрирован, остаток кассы сходится с фактическим
РКО отсутствует или остаток не сходится
Налог отражён как удержанный на дату выплаты
Выплата есть, а удержанного НДФЛ нет
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — ручное изменение сумм в ведомости. Если сумма к выплате кажется неверной, не правьте её в ведомости: ищите причину в начислении, удержаниях или остатках долга. Ручная правка разрывает связь с расчётом и создаёт «висящие» остатки, которые потом мешают при сверке и в отчётности.
Вторая типичная ситуация — сотрудник не попал в ведомость. Причины почти всегда одни и те же: в карточке указана выплата через банк, по сотруднику нет задолженности (зарплата не начислена или уже выплачена) либо выбран неверный месяц или вид выплаты. Проверяйте эти три пункта по порядку.
Третья ошибка — выплата по «зарплатному проекту» вместо кассовой ведомости или наоборот. Вид ведомости должен соответствовать фактическому способу выдачи денег: нельзя выдать наличные по банковской ведомости — это исказит и кассовый, и расчётный учёт.
Ограничения и альтернативы
Выдача зарплаты наличными законна, но имеет практические ограничения. Нужно соблюдать лимит остатка кассы, если он установлен для организации (малые предприятия и ИП вправе его не устанавливать). Крупные суммы требуют снятия наличных со счёта с указанием назначения «на выплату заработной платы» — банк может запросить ведомость.
Альтернатива — перечисление на карты через зарплатный проект или по реестру в банк. Это снижает риски хранения наличных, упрощает документооборот и исключает депонирование. Перевод сотрудников на карты оформляется изменением способа выплаты в карточке сотрудника и заявлением самого работника с реквизитами счёта.
Сравнение вариантов
Подходит при небольшом штате и отсутствии зарплатного проекта. Требует РКО, подписанной ведомости Т-53, контроля лимита кассы и депонирования невыданных сумм.
Ведомость в банк + реестр. Нет наличных, нет депонирования, но нужен договор с банком и лицевые счета сотрудников.
Ведомость на счета без зарплатного договора. Гибко, но комиссии и сроки зачисления зависят от банка.
Частые вопросы
Можно ли выдать зарплату через кассу без ведомости, только РКО?
Технически РКО с видом операции «Выплата заработной платы работнику» на одного сотрудника возможен, но для массовой выплаты нужна ведомость. Без ведомости программа не закроет долг по каждому сотруднику в разрезе расчётов, а у вас не будет подписанного документа, подтверждающего получение денег. Кроме того, нарушается требование к оформлению выдачи наличных по форме Т-53.
Почему ведомость заполняется нулевыми суммами?
Чаще всего не проведено начисление за выбранный месяц, выбран не тот вид выплаты (например, «Аванс» вместо «Зарплата за месяц») или задолженность уже выплачена другой ведомостью. Проверьте отчёт «Расчётный листок» по сотруднику: если там есть сумма «к выплате», а ведомость её не видит — уточните период и вид выплаты.
Что делать, если сотрудник не получил деньги в день выдачи?
Невыплаченную сумму нужно депонировать: сделать отметку в ведомости или оформить документ депонирования — в зависимости от настроек программы. Сумма переносится на счёт учёта депонированной зарплаты, а наличные сверх лимита сдаются в банк. Позже деньги выдаются по заявлению сотрудника отдельным РКО на основании депонированной суммы.
Когда перечислять НДФЛ при выплате из кассы?
НДФЛ считается удержанным в момент фактической выплаты дохода. Перечислить налог в бюджет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём выдачи денег из кассы. Нарушение срока ведёт к начислению пеней, а при неперечислении — к штрафу для налогового агента.
Можно ли в одной ведомости выплатить зарплату и отпускные?
Нет, для отпускных создаётся отдельная ведомость с видом выплаты «Отпуск», потому что у отпускных другие сроки выплаты и перечисления НДФЛ. Смешение видов выплат в одном документе нарушит контроль сроков и корректность отчётности по налогу.
Как исправить ошибочно проведённую ведомость?
Если деньги ещё не выданы, отмените проведение РКО, затем ведомости, исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже прошла, не удаляйте документы: оформите корректировку или сторнирование в текущем периоде, чтобы сохранить историю кассовых операций и регистров НДФЛ.
Что важно запомнить
Выплата зарплаты через кассу в 1С строится по цепочке: начисление → ведомость в кассу → РКО → отметка о выплате. Суммы всегда заполняются автоматически, расхождения ищите в начислении, а не правьте вручную. Невыданные деньги депонируйте, НДФЛ перечисляйте не позднее следующего рабочего дня, а результат проверяйте по ОСВ по счёту 70 и кассовой книге.