Как ввести штатное расписание в 1С с подразделениями и должностями

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это основа кадрового учёта: на него опираются приёмы на работу, переводы, начисление зарплаты и кадровая отчётность. Если расписание введено с ошибками, проблемы проявятся позже — в виде неверных окладов, «висящих» вакансий и расхождений с унифицированной формой Т-3.

Механизм ведения штатного расписания в типовой конфигурации построен на трёх связанных справочниках: подразделения, должности и позиции штатного расписания. Позиция объединяет подразделение и должность, добавляя количество ставок, оклад и надбавки. Понимание этой связки избавляет от типичной ошибки — попытки вести оклады прямо в карточке сотрудника.

Ниже разобран полный цикл: включение механизма, создание структуры организации, ввод позиций, проверка результата и типовые ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1, но общая логика применима и к другим решениям на её основе.

Включение механизма штатного расписания в настройках

По умолчанию в некоторых информационных базах ведение штатного расписания отключено — программа позволяет оформлять сотрудников без привязки к позициям. Чтобы проверить и включить механизм, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт» (в ряде версий путь выглядит как «Настройка» → «Кадровый учёт»).

Установите флаг «Ведётся штатное расписание». Дополнительно доступны опции, которые стоит осознанно включить или оставить выключенными:

• «Ведётся история изменений штатного расписания» — изменения позиций оформляются документами с датой, что позволяет видеть состояние расписания на любой день. Рекомендуется включать сразу: задним числом восстановить историю сложно.
• «Ведётся вилка окладов» — позволяет задавать минимальный и максимальный оклад по позиции вместо фиксированного значения.
• «Проверять соответствие количества ставок» — программа будет предупреждать при приёме сотрудника сверх штата.

Создание структуры подразделений

Подразделения создаются в справочнике «Настройка» → «Предприятие» → «Подразделения» (или «Кадры» → «Подразделения» в зависимости от настроек интерфейса). Справочник иерархический: сначала заводятся крупные подразделения (управления, департаменты), затем внутри них — отделы и участки.

При создании подразделения заполните:

• Наименование — как в утверждённой структуре организации;
• Родительское подразделение — для вложенности;
• Дату создания и расформирования — если ведётся история;
• Районный коэффициент и территориальные условия — если применимы, значения подтянутся в позиции и расчёты.

Практическая рекомендация: выгрузите утверждённое штатное расписание (форму Т-3 или локальный документ) и переносите структуру один в один, включая названия. Расхождения в наименованиях («Отдел продаж» в программе и «Коммерческий отдел» в приказе) создадут проблемы при сверке и проверках.

Заполнение справочника должностей

Должности вводятся в справочнике «Кадры» → «Должности» (или «Настройка» → «Должности»). Это сквозной справочник на всю организацию: должность «Бухгалтер» создаётся один раз и используется в разных подразделениях через позиции штатного расписания.

В карточке должности укажите наименование и при необходимости дополнительные сведения: категорию должности (руководители, специалисты, служащие), ОКПДТР-код, особые условия труда. Эти данные используются в статистической отчётности и персонифицированном учёте, поэтому заполнять их лучше сразу, а не перед сдачей отчётов.

Если в организации есть должности с вредными или тяжёлыми условиями труда, проверьте настройки в карточке должности и в позиции штатного расписания — от этого зависят досрочные пенсионные основания и соответствующие коды в отчётности.

Ввод позиций штатного расписания

Центральный шаг — создание позиций. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» (если включена история — документом «Утверждение штатного расписания»). Для каждой позиции укажите:

1. Подразделение — из ранее созданной структуры.
2. Должность — из общего справочника.
3. Количество ставок — можно указывать дробные значения (0,5; 1,25), если это предусмотрено настройками.
4. Оклад (тарифную ставку) и надбавки — в табличной части «Начисления».
5. График работы — если для позиции он отличается от общего.

Начисления добавляются строками: оклад, районный коэффициент, премии, надбавки за стаж или вредность. Каждое начисление должно существовать в плане видов расчёта — если нужного нет, его предварительно создают в разделе «Настройка» → «Начисления».

После утверждения позиции становятся доступными для документов приёма и перевода. Проверьте, что фонд оплаты труда по позиции рассчитан корректно: программа показывает итоговый ФОТ с учётом всех начислений и количества ставок.

1. 1
   Включите ведение штатного расписания в настройках кадрового учёта
2. 2
   Создайте иерархию подразделений по утверждённой структуре
3. 3
   Заполните справочник должностей с категориями и кодами
4. 4
   Создайте позиции: подразделение + должность + ставки + начисления
5. 5
   Утвердите штатное расписание документом с датой вступления в силу
6. 6
   Сформируйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» и сверьте с бумажным документом

Проверка результата и печать формы Т-3

После ввода обязательно сверьте результат. Основной инструмент — отчёт «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)». Он формируется на указанную дату и показывает позиции, ставки, оклады и ФОТ в разрезе подразделений.

Дополнительно полезен отчёт «Остатки штатных единиц» (или «Штатная расстановка»): он показывает, сколько ставок занято и сколько вакантно. Если после приёма сотрудников вакансии отображаются неверно, чаще всего причина в том, что сотрудник принят «вне штата» или на другую позицию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт Т-3 на текущую дату

Норма

Все позиции, ставки и оклады совпадают с утверждённым документом

Тревожный признак

Позиции дублируются, отсутствуют или показывают нулевой оклад

Остатки штатных единиц

Норма

Количество вакантных ставок равно штату минус принятые сотрудники

Тревожный признак

Отрицательные остатки или вакансии по расформированным позициям

Приём нового сотрудника

Норма

Позиция выбирается из списка, начисления подтягиваются автоматически

Тревожный признак

Позиция не находится или оклад приходится вводить вручную

Изменение и закрытие позиций

Организационные структуры меняются: отделы объединяются, ставки сокращаются, оклады индексируются. Если включена история, все изменения оформляются документами «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу — напрямую редактировать утверждённые позиции не следует.

Для массовой индексации окладов используйте документ «Изменение плановых начислений» или специализированный документ индексации заработка — он изменит начисления и в позициях, и у действующих сотрудников одновременно, что исключает расхождения.

Закрытие позиции выполняется установкой количества ставок в ноль с определённой даты или отметкой о закрытии. Перед закрытием убедитесь, что на позиции нет действующих сотрудников — иначе сначала оформите перевод или увольнение.

Частые вопросы по вводу штатного расписания

Можно ли вести учёт в 1С:ЗУП без штатного расписания?

Да, механизм можно не включать — тогда сотрудники принимаются с указанием подразделения и должности напрямую, а начисления задаются в документе приёма. Такой вариант подходит небольшим организациям, но лишает контроля вакансий, истории изменений и корректной формы Т-3.

Как ввести позицию с неполной ставкой, например 0,5?

В поле «Количество ставок» позиции укажите дробное значение. Оклад при этом задаётся на целую ставку, а фактический заработок сотрудника рассчитается пропорционально при приёме на 0,5 ставки. Убедитесь, что в настройках разрешено использование дробных ставок.

Что делать, если сотрудники уже приняты, а штатное расписание вводится позже?

Создайте позиции с датой, предшествующей приёмам (или совпадающей с ними), затем проверьте документы приёма: программа предложит сопоставить сотрудников позициям. Работайте на копии базы и сверьте начисления — они должны совпадать с уже назначенными.

Как изменить оклад по позиции, не затрагивая прошлые периоды?

Оформите документ «Изменение штатного расписания» с датой вступления изменения в силу. Прошлые периоды останутся нетронутыми, а отчёты на разные даты покажут актуальные на тот момент оклады. Для действующих сотрудников дополнительно оформляется изменение плановых начислений.

Почему в форме Т-3 не выводится созданная позиция?

Чаще всего позиция утверждена более поздней датой, чем дата формирования отчёта, либо документ утверждения не проведён. Также проверьте, не установлен ли в отчёте отбор по подразделению, исключающий нужную позицию.

Нужно ли заводить отдельную позицию для совместителя?

Нет, отдельная позиция не требуется: совместитель принимается на существующую позицию, занимая часть ставки или отдельную ставку в зависимости от оформления. Вид занятости указывается в документе приёма, а не в штатном расписании.