Другое · 12 мин
Как в 1С ввести новый график работы
Как создать новый график работы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка шаблона, заполнение календаря, привязка к сотрудникам, проверка нормы часов и ошибки.
График работы в 1С — это не просто справочная запись, а основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. От корректности графика зависит норма часов сотрудника, оплата праздничных и ночных смен, а также расчёт среднего заработка. Ошибка в графике приводит к неверным начислениям по всем сотрудникам, которые на него назначены.
Новый график создают при найме сотрудников на нестандартный режим (сменность 2/2, сутки через трое, гибкий график), при переходе подразделения на другой режим или при изменении производственного календаря организации. Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 механизм наиболее развит, в 1С:Бухгалтерии 8.3 графики упрощены и служат в основном для расчёта оклада по норме времени.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных о режиме до проверки того, что график правильно участвует в расчётах. Инструкции приведены для типовых конфигураций без доработок; в отраслевых решениях названия команд могут отличаться, но логика сохраняется.
Что подготовить перед созданием графика
До того как открывать программу, зафиксируйте параметры режима на бумаге или в приказе: продолжительность рабочего дня, время начала и окончания, перерывы, порядок чередования рабочих и выходных дней, длительность цикла для сменных режимов. Без этих данных заполнение графика превращается в подгонку, и ошибки всплывут только при расчёте зарплаты.
Определите, как будет считаться норма времени. Для пятидневки норма обычно совпадает с производственным календарём. Для сменных графиков норма часто считается по другому графику (например, по общему графику пятидневки) — это важно при суммированном учёте рабочего времени. Решите заранее, будет ли работа в праздники включаться в норму или оплачиваться сверх неё.
Проверьте, что в программе актуален производственный календарь: графики при заполнении опираются на него, и незаполненный календарь на следующий год приведёт к пустому графику или неверной норме. В ЗУП календарь обновляется в разделе «Настройка» → «Производственные календари».
Где в 1С создаётся график работы
В 1С:ЗУП 3.1 список графиков находится по пути «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Графики работы»). Нажмите «Создать», задайте наименование — делайте его говорящим, например «Сменный 2/2 по 12 часов, бригада А», чтобы через год не гадать, чем отличаются пять одинаковых «График № 1».
В 1С:Бухгалтерии 8.3 графики лежат в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Графики работы» (или «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта» → «Зарплата» в зависимости от версии). Здесь график задаётся проще: выбирается шаблон (пятидневка, шестидневка) либо заполняется произвольно, и он используется для определения нормы дней при расчёте оклада.
Если у вас 1С:КАМИН, 1С:УПП или отраслевое решение, ищите графики в подсистеме кадрового учёта или расчёта зарплаты. Общий принцип одинаков: сначала создаётся элемент справочника с параметрами, затем он заполняется на период и назначается сотрудникам.
Настройка шаблона графика в 1С:ЗУП
В карточке графика ключевое поле — «Способ заполнения». Вариант «По дням недели» подходит для пятидневки, шестидневки и режимов с фиксированными выходными: отмечаете рабочие дни и задаёте время. Вариант «По циклам произвольной длины» нужен для сменных режимов: задаёте длину цикла (например, 4 дня для 2/2) и расписываете каждый день цикла — рабочий с указанием времени или выходной.
Для каждого рабочего дня указывается время работы: начало, окончание и перерывы. Если смена переходит через полночь (с 20:00 до 08:00), время окончания указывается на следующие сутки — программа корректно отнесёт часы. Ночные часы (22:00–06:00) программа выделит автоматически, если в расписании задано время, и это обеспечит доплату за ночные при расчёте.
Поле «Дата отсчёта» определяет, с какого дня начинается цикл графика. Для сменных режимов это критично: две бригады с одинаковым циклом 2/2 должны иметь разные даты отсчёта, чтобы их смены не совпадали. Ошибка в дате отсчёта сдвигает весь график, и сотрудник окажется «в выходном» в свой рабочий день.
Отдельно настройте, учитывать ли праздничные дни. Флажок «При заполнении учитывать праздничные дни» переносит или сокращает работу в предпраздничные дни по производственному календарю. Для непрерывных производств этот флажок обычно снимают — смена работает и в праздник, а оплата идёт по повышенной ставке.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Укажите наименование и способ заполнения: по дням недели или по циклу
- 3Задайте расписание рабочих дней: время начала, окончания и перерывы
- 4Для сменного графика укажите длину цикла и дату отсчёта
- 5Определите, учитывать ли праздничные дни и по какому графику считать норму
- 6Нажмите «Записать», затем заполните график на нужный год и проверьте норму часов
Заполнение графика и проверка нормы часов
После сохранения шаблона график нужно заполнить на конкретный период. В ЗУП это делается автоматически по кнопке «Заполнить» в карточке графика или через обработку заполнения на год. Программа разложит шаблон по календарю с учётом праздников, если включён соответствующий режим.
Обязательный контроль — сверка нормы времени. Откройте заполненный график и сравните месячную норму часов с производственным календарём (для пятидневки они должны совпадать) или с расчётной нормой для сменного режима. Расхождение в несколько часов по году для сменных графиков допустимо и регулируется при суммированном учёте, но нулевая норма или явно завышенные цифры означают ошибку в шаблоне.
Проверьте несколько произвольных дат: попадают ли рабочие дни туда, куда задумано, правильно ли отработаны переходы через месяц и через новый год. Особое внимание — январю: из-за длинных праздников там чаще всего проявляются ошибки настройки учёта праздничных дней.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём (для пятидневки) или с расчётной нормой цикла
Норма нулевая, задвоена или сильно отличается без объяснимых причин
Рабочие и выходные дни совпадают с утверждённым расписанием
Цикл сдвинут: проверьте дату отсчёта
Обработаны согласно настройке: выходной или рабочая смена с доплатой
Предпраздничный день не сокращён там, где должен, или наоборот
Назначение графика сотрудникам
Сам по себе график ни на что не влияет, пока он не назначен сотруднику. В ЗУП график указывается в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальный документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (в ряде релизов — «Изменение условий оплаты труда»). Именно документ фиксирует, с какой даты действует новый режим.
Не меняйте график «задним числом» в уже рассчитанных периодах: это приведёт к пересчёту зарплаты, изменению табеля и потенциальным расхождениям с уже сданной отчётностью. Если режим меняется, оформляйте изменение с даты начала нового периода, а прошлые периоды при необходимости корректируйте осознанно, понимая последствия для расчётов.
Для группы сотрудников удобнее массовые документы, а не поштучное редактирование карточек. После назначения проверьте в документе «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц действия графика, что норма и отработанное время подтянулись корректно.
Особенности для разных конфигураций и режимов
В 1С:Бухгалтерии нет сменных циклов и ночных часов: график фактически задаёт норму дней для расчёта оклада. Если у сотрудника сложный сменный режим, в Бухгалтерии его приходится заполнять вручную по дням, что трудоёмко. Для полноценного учёта сменности нужна ЗУП.
Суммированный учёт рабочего времени в ЗУП включается в настройках графика: указывается учётный период (месяц, квартал, год) и график, по которому считается норма. Переработка определяется по итогам учётного периода, поэтому корректная настройка этого блока критична для правильной доплаты за сверхурочные.
Неполное рабочее время (0,5 ставки, сокращённый день) оформляется не отдельным графиком, а настройкой существующего: в расписании указывается сокращённое время, либо в кадровом документе задаётся доля ставки. Не плодите отдельные графики под каждую комбинацию, если параметр можно задать на уровне сотрудника.
Сравнение вариантов
Подходит для пятидневки, шестидневки и режимов с фиксированными выходными. Простая настройка, но не подходит для плавающих смен.
Для сменных режимов 2/2, сутки/трое и подобных. Требует точной даты отсчёта для каждой бригады, иначе смены съедут.
Разовая корректировка под конкретный месяц без создания нового графика. Подходит для исключений, но не для постоянного режима.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — сотруднику назначили новый график, но зарплата считается по-старому. Причина обычно в том, что график изменили в карточке справочника, а не кадровым документом: программа продолжает использовать прежний режим, потому что изменение не зарегистрировано в учёте. Всегда назначайте график документом с датой начала действия.
Вторая группа ошибок — пересчёт прошлых периодов после редактирования графика задним числом. Изменённая норма времени меняет уже начисленную зарплату, табель и средний заработок. Перед любыми правками действующего графика убедитесь, что периоды, где он использовался, либо закрыты и не трогаются, либо пересчёт сделан осознанно.
Перед массовым применением нового графика сделайте контрольный расчёт на одном сотруднике за один месяц: сверьте норму, отработанное время, доплаты за ночные и праздничные. Это дешевле, чем исправлять расчёты по всему подразделению.
Частые вопросы
Можно ли изменить график, по которому уже рассчитана зарплата?
Технически можно, но это вызовет пересчёт начислений за все затронутые периоды, изменит табель и средний заработок. Правильный путь — создать новый график и назначить его кадровым документом с даты начала нового периода. Старый график оставьте без изменений для истории расчётов.
Почему в табеле пусто после создания графика?
Чаще всего причины две: график создан, но не назначен сотруднику кадровым документом, либо график не заполнен на нужный период (не нажата кнопка заполнения или не обновлён производственный календарь). Проверьте оба пункта в указанном порядке.
Как настроить график «сутки через трое»?
Используйте способ заполнения «По циклам произвольной длины» с циклом 4 дня: первый день — рабочая смена с указанием времени (например, с 08:00 до 08:00 следующих суток), остальные три — выходные. Обязательно задайте дату отсчёта, совпадающую с реальной первой сменой, и включите суммированный учёт рабочего времени.
Чем график работы отличается от производственного календаря?
Производственный календарь — общегосударственный справочник рабочих, выходных и праздничных дней. График работы — режим конкретного сотрудника или подразделения, который может совпадать с календарём (пятидневка) или отличаться (сменные режимы). График при заполнении опирается на календарь, если включён учёт праздников.
Нужен ли отдельный график для сотрудника на полставки?
Не обязательно. Долю ставки можно указать в кадровом документе, а график оставить общим — норма пересчитается пропорционально. Отдельный график оправдан, когда у сотрудника другое распределение дней, например работа только по понедельникам и четвергам.
Почему норма часов в сменном графике не совпадает с производственным календарём?
Для сменных режимов это нормально: цикл не обязан совпадать с календарной нормой в каждом месяце. При суммированном учёте переработки и недоработки выравниваются внутри учётного периода. Тревожный признак — не само расхождение, а его систематический рост без объяснимых причин.
Что важно запомнить
Новый график создаётся через справочник «Графики работы сотрудников», заполняется на период и назначается только кадровым документом. Действующие графики не редактируют задним числом — создают новые. Перед применением сверьте норму часов и сделайте контрольный расчёт на одном сотруднике.