Как в 1С ввести новую должность

Новая должность в 1С создаётся через справочник «Должности», но порядок действий зависит от конфигурации и от того, ведётся ли в программе штатное расписание. В 1С:ЗУП с включённым штатным расписанием недостаточно просто добавить элемент в справочник — нужно ещё ввести позицию штатного расписания, иначе принять сотрудника на эту должность не получится.

Ошибки на этом этапе приводят к типовым проблемам: должность не отображается в кадровых документах, дублируется с разным написанием, не попадает в отчёты по штатной расстановке. Ниже разобраны сценарии для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, а также проверка результата и типичные ошибки.

Где хранится справочник должностей в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 справочник «Должности» находится в разделе «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Должности» либо в разделе «Кадры» → «Должности». Точный путь зависит от настроек панели навигации, но поиск по слову «Должности» в строке поиска программы выводит на нужный список всегда.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник расположен в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности» (в некоторых релизах — «Главное» → «План счетов и настройки учёта» → справочники). Здесь должность — простой справочник с минимумом реквизитов, без привязки к штатному расписанию.

В 1С:КАМИН, 1С:Управление нашей фирмой и отраслевых решениях логика аналогична: должность — элемент справочника, который затем выбирается в кадровых документах. Отличия касаются только расположения в меню и набора дополнительных реквизитов.

Создание должности через справочник: базовый сценарий

Откройте список должностей и нажмите кнопку «Создать». В карточке нового элемента обязательное поле одно — «Наименование». Вводите официальное название должности так, как оно указано в штатном расписании организации и в трудовом договоре: именно это наименование попадёт в приказ о приёме (форма Т-1), трудовую книжку и отчёты.

В 1С:ЗУП в карточке должности могут присутствовать дополнительные реквизиты: краткое наименование, категория должности, класс условий труда по спецоценке, вредные факторы, основание для досрочной пенсии. Эти поля влияют на отчётность в ПФР (СЗВ-СТАЖ и его актуальные аналоги) и на статистическую отчётность, поэтому заполняйте их осознанно, а не формально.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка» или «Кадры» и найдите справочник «Должности»
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите официальное наименование должности
3. 3
   Заполните дополнительные реквизиты: категорию, класс условий труда, вредные факторы (если применимо)
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть»
5. 5
   Проверьте, что должность выбирается в документе «Приём на работу»

После записи откройте документ «Приём на работу» (или «Кадровый перевод») и убедитесь, что новая должность находится в поле выбора и корректно отображается. Это минимальная проверка, которая занимает меньше минуты и сразу показывает, всё ли сделано правильно.

Создание должности при ведении штатного расписания

Если в настройках 1С:ЗУП включено ведение штатного расписания (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»), одного элемента справочника недостаточно. Программа требует позицию штатного расписания — связку «подразделение + должность» с указанием количества ставок, оклада и надбавок.

Есть два пути. Первый — создать позицию прямо из документа «Изменение штатного расписания» (или «Утверждение штатного расписания», если документ вводится впервые): в табличной части нажмите «Добавить позицию», выберите подразделение и в поле «Должность» создайте новый элемент кнопкой «+» или «Создать». Программа сама сформирует и должность, и позицию.

Второй путь — сначала создать должность в справочнике, а затем в документе изменения штатного расписания добавить позицию, выбрав её из списка. Оба варианта равнозначны, но первый быстрее и снижает риск создать дубль.

Настройка реквизитов должности: что важно заполнить

Класс условий труда по результатам спецоценки и перечень вредных факторов заполняются, если на предприятии проведена специальная оценка условий труда. Эти данные подтягиваются в отчётность по страховым взносам на дополнительный тариф и в сведения для ПФР. Ошибка здесь — не косметическая: неверный класс условий труда искажает расчёт взносов.

Реквизит «Основание досрочного назначения пенсии» и коды особых условий труда указываются для должностей с правом на льготную пенсию. Если таких должностей в организации нет, поля оставляют пустыми — заполнять их «на всякий случай» нельзя.

В некоторых конфигурациях у должности можно задать группу доступа, должность руководителя для иерархии согласований или соответствие профессиональному стандарту. Эти настройки опциональны и зависят от того, какие механизмы программы реально используются.

Проверка результата и контроль дублей

Перед созданием новой должности выполните поиск по справочнику: введите часть названия в строку поиска списка. Частая ситуация — должность уже существует, но с другим написанием: «Менеджер по продажам», «Менеджер по продажам (опт)», «менеджер по продажам». Дубли ломают аналитику отчётов и штатную расстановку.

Если дубли уже есть, не удаляйте их вручную, если по ним проведены документы. Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или «Поиск и замена значений»: она заменит ссылки на дубль во всех документах на правильный элемент и пометит лишний на удаление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Должность в документе приёма

Норма

Должность выбирается из списка, документ проводится без ошибок

Тревожный признак

Должность не находится или программа требует позицию штатного расписания

Штатная расстановка

Норма

Новая позиция отображается в отчёте «Штатная расстановка» с нужным подразделением и количеством ставок

Тревожный признак

Позиции нет в отчёте или она привязана не к тому подразделению

Печатная форма приказа

Норма

В форме Т-1 наименование должности выводится полностью и без сокращений

Тревожный признак

Наименование обрезано или отличается от задуманного

Типичные ошибки при вводе должности

Самая распространённая ошибка — создание должности «на лету» из документа приёма без проверки на дубли. Через полгода в справочнике пять вариантов одной должности, и отчёт по численности приходится сверять вручную.

Вторая ошибка — ввод должности с указанием подразделения в наименовании: «Бухгалтер (отдел продаж)». Подразделение — отдельный реквизит кадрового документа и позиции штатного расписания; включать его в название должности не нужно, иначе при переводе сотрудника в другое подразделение придётся создавать новую должность.

Третья группа ошибок связана с датами: позицию штатного расписания вводят документом с неверной датой, и приём сотрудника «задним числом» оказывается невозможен. Дата документа изменения штатного расписания должна быть не позже даты приёма.

Когда стоит привлечь специалиста

Самостоятельное создание должности — безопасная операция, если ограничиться справочником и штатным расписанием. Но есть ситуации, где разумнее подключить специалиста по 1С: массовый ввод должностей при первоначальном заполнении базы, перенос штатного расписания из другой программы, исправление дублей в базе с многолетней историей.

Также помощь нужна, если требуется доработка: дополнительные реквизиты должности, нестандартные печатные формы приказов, синхронизация справочника с внешними системами. Вмешательство в конфигурацию без опыта может нарушить обновление программы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Штатное расписание в программе не ведётсяДостаточно создать элемент в справочнике «Должности»

Штатное расписание ведётсяСоздайте позицию через документ «Изменение штатного расписания» — должность можно создать прямо из него

Должности с похожими названиями уже естьСначала выполните поиск и объединение дублей, затем используйте существующий элемент

Нужно принять сотрудника датой раньше создания позицииВведите изменение штатного расписания с датой не позже даты приёма

Часто задаваемые вопросы

Можно ли переименовать должность, если на неё уже приняты сотрудники?

Да, наименование элемента справочника можно изменить в любой момент — новое название отобразится во всех документах и отчётах, включая ранее проведённые. Но учтите: если приказы уже распечатаны и подписаны, печатные формы при повторном выводе будут отличаться от подписанных оригиналов.

Почему новая должность не видна в документе «Приём на работу»?

Чаще всего в программе включено ведение штатного расписания, а позиция для этой должности не создана. Создайте её документом «Изменение штатного расписания». Реже причина в ограничении прав доступа или в отборе по подразделению в форме выбора.

Чем должность отличается от позиции штатного расписания?

Должность — это просто название из справочника («бухгалтер», «инженер»). Позиция штатного расписания — это должность в конкретном подразделении с указанием количества ставок, оклада и надбавок. Одной должности может соответствовать несколько позиций в разных подразделениях.

Можно ли удалить ошибочно созданную должность?

Если по должности нет ни одного документа, она удаляется стандартно: пометка на удаление, затем «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, программа не даст удалить элемент — тогда используйте замену ссылок через поиск дублей либо оставьте должность, сняв её из использования.

Нужно ли создавать отдельную должность для работы по совместительству?

Нет. Совместительство — это вид занятости, который указывается в документе приёма, а не свойство должности. Сотрудник-совместитель принимается на ту же должность из общего справочника.

Как ввести сразу много должностей?

В справочнике доступно копирование: создайте первый элемент, затем используйте кнопку «Скопировать» (F9) и меняйте только наименование. Для массовой загрузки из Excel применяется обработка «Загрузка данных из табличного документа» в разделе «Администрирование», но она требует аккуратной настройки соответствия колонок.