Как в 1С ввести новое штатное расписание вместо старого

Замена штатного расписания — типовая задача при реорганизации структуры компании, изменении окладов или оптимизации численности. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) старое расписание не удаляют и не редактируют «задним числом»: вместо этого вводят новое утверждённое штатное расписание с новой датой, а действие прежних позиций завершают. Такой подход сохраняет историю кадровых документов и корректность расчёта зарплаты за прошлые периоды.

Ниже описан порядок действий для конфигурации 1С:ЗУП 3.1 с включённым учётом по штатному расписанию. Если в вашей базе штатное расписание не ведётся, сначала потребуется включить соответствующую настройку — об этом тоже сказано отдельно.

Проверьте настройки учёта штатного расписания

Перед началом работы убедитесь, что в программе включён учёт по штатному расписанию. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Штатное расписание» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»). Здесь должны быть установлены флажки ведения штатного расписания и, при необходимости, ведения его истории изменений.

Если история изменений штатного расписания выключена, программа хранит только одну редакцию, и аккуратно «заменить» расписание новой датой не получится — изменения применятся без сохранения прежней версии. Для кадрового учёта с историей включите опцию «Ведется история изменений штатного расписания». Также полезно включить контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию, чтобы программа не позволяла принять сотрудника на несуществующую позицию.

Подготовьте данные перед вводом нового расписания

Сначала сформируйте текущее штатное расписание отчётом «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Отчёты» → «Штатное расписание» или «Отчёты, справки»). Сверьте его с реальным списком подразделений и должностей: убедитесь, что справочники «Подразделения» и «Должности» актуальны. Новые подразделения и должности, которых ещё нет в базе, создайте заранее — тогда при вводе расписания не придётся прерываться.

Определите дату вступления нового расписания в силу. Обычно это первое число месяца: так проще сопоставлять начисления и кадровые переводы. Дата документа «Утверждение штатного расписания» определяет, с какого момента новые позиции доступны для приёма и перевода сотрудников.

Составьте таблицу соответствия старых и новых позиций: какие позиции сохраняются без изменений, какие закрываются, какие вводятся, какие меняют оклад или количество ставок. Эта таблица станет основой и для нового приказа, и для последующих кадровых переводов.

Введите новое утверждение штатного расписания

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» (или «Приёмы, переводы, увольнения» → «Штатное расписание», в зависимости от настроек интерфейса) и создайте новый документ «Утверждение штатного расписания». Укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого расписание действует.

Заполните табличную часть позициями. Для каждой строки укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад или тарифную ставку, а также надбавки, если они предусмотрены позицией. Позиции можно подбирать из существующих (если они уже были созданы ранее) или создавать новые прямо из документа кнопкой «Добавить».

Если новая структура во многом повторяет старую, удобнее воспользоваться копированием: откройте прежнее утверждение, создайте на его основе новый документ и отредактируйте состав. Это снижает риск опечаток в наименованиях позиций и суммах.

1. 1
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с новой датой
2. 2
   Заполните позиции: подразделение, должность, ставки, оклад, надбавки
3. 3
   Проверьте итоговый фонд оплаты труда по документу
4. 4
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
5. 5
   Отчётом «Штатное расписание» на новую дату проверьте состав позиций

Закройте позиции, которых нет в новом расписании

Позиции старого расписания, не вошедшие в новое, продолжают числиться действующими, пока их не закроют. Для этого используется документ «Изменение штатного расписания» с датой, совпадающей с датой вступления в силу нового расписания: в нём для каждой упраздняемой позиции снимается признак действия (позиция закрывается).

Если на закрываемой позиции числятся сотрудники, программа при проведении выдаст предупреждение или запретит операцию (в зависимости от настроек контроля). Поэтому сначала оформите кадровые переводы таких сотрудников на новые позиции, а затем закрывайте старые. Последовательность «сначала перевод, потом закрытие» исключает ситуацию, когда сотрудник оказывается «привязан» к недействующей позиции.

Переведите сотрудников на новые позиции

Изменение штатного расписания само по себе не перемещает сотрудников: связь работника с позицией меняется только кадровым документом. Для каждого сотрудника, чья позиция изменилась (новое подразделение, должность, оклад или размер ставки), оформите документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения») с датой вступления нового расписания в силу.

При массовых изменениях используйте документ «Кадровый перевод списком», если он доступен в вашей версии, — он позволяет оформить переводы сразу для группы сотрудников. Проверьте, что в переводах корректно указаны новые начисления: если оклад задан в позиции штатного расписания, программа подтянет его автоматически, но надбавки и индивидуальные доплаты стоит проконтролировать вручную.

Сотрудникам, чьи позиции не изменились, переводы не нужны: их привязка к позиции сохраняется, а новый оклад при изменении условий позиции применяется через изменение оплаты труда или индексацию — в зависимости от ситуации.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Меняются только оклады по тем же позициямИспользуйте «Изменение штатного расписания» и «Изменение оплаты труда» вместо нового утверждения

Позиция упраздняется, сотрудник остаётсяСначала кадровый перевод на новую позицию, затем закрытие старой

Структура меняется полностьюНовое «Утверждение штатного расписания» + закрытие лишних позиций + переводы

Сотрудник увольняется из-за сокращенияОформите увольнение по сокращению до закрытия позиции

Проверьте результат после ввода

После проведения всех документов сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату вступления новой редакции в силу и на день раньше. Старая редакция должна показывать прежний состав, новая — обновлённый, без закрытых позиций. Дополнительно полезен отчёт «Остатки штатных единиц» или «Штатная расстановка»: он покажет, какие позиции заняты, какие вакантны и нет ли сотрудников на закрытых позициях.

Проверьте начисление зарплаты за первый месяц действия нового расписания на нескольких сотрудниках: оклад должен соответствовать новой позиции, а период действия начислений — начинаться с даты перевода. Расхождения чаще всего означают, что кадровый перевод не проведён или датирован другим числом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на новую дату

Норма

Отображается только новый состав позиций

Тревожный признак

Видны закрытые позиции или дубли

Штатная расстановка

Норма

Все сотрудники привязаны к действующим позициям

Тревожный признак

Есть сотрудники на закрытых позициях

Начисление зарплаты за новый месяц

Норма

Оклады соответствуют новому расписанию

Тревожный признак

Тянется старый оклад или пустое начисление

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка отредактировать старый документ утверждения, изменив его дату или состав. Это переписывает историю: кадровые документы прошлых периодов начинают ссылаться на изменённые позиции, и отчёты за прошлые месяцы «плывут». Всегда создавайте новый документ с новой датой.

Вторая распространённая проблема — дубли позиций: когда вместо закрытия старой позиции создают новую с таким же названием. В отчётах появляются две одинаковые строки, а вакансии и остатки ставок считаются неверно. Перед созданием новой позиции проверьте, нет ли уже подходящей в справочнике.

Учтите ограничение: если в базе уже рассчитана зарплата за месяц, в который «задним числом» вводят новое расписание, потребуется перерасчёт. В такой ситуации безопаснее согласовать дату вступления в силу со следующего месяца либо привлечь специалиста по 1С для контроля перерасчётов.

Удобно вести простую таблицу соответствия «старая позиция — новая позиция — сотрудник — дата перевода». По ней легко проконтролировать, что никто не забыт, и быстро найти причину, если в отчёте штатной расстановки появилась незакрытая строка.

Частые вопросы

Можно ли просто удалить старое штатное расписание?

Нет. Удаление или пометка на удаление документов утверждения разрушает ссылки из кадровых приказов и историю начислений. Правильный способ — ввести новое утверждение с новой датой, а лишние позиции закрыть документом изменения штатного расписания.

Что делать, если история штатного расписания в базе не включена?

Включите опцию «Ведется история изменений штатного расписания» в настройках кадрового учёта до ввода новой редакции. Иначе изменения применятся к единственной редакции, и прежний состав расписания восстановить будет невозможно.

Нужно ли переводить всех сотрудников при смене расписания?

Только тех, у кого меняется позиция, подразделение, размер ставки или условия оплаты, оформляемые кадровым переводом. Если позиция и оклад сотрудника не изменились, кадровый документ не требуется.

С какой даты лучше вводить новое расписание?

Оптимально с первого числа месяца: тогда начисления за месяц считаются целиком по одной редакции, не возникает дробления периодов и лишних перерасчётов. Дата утверждения приказа может быть раньше даты вступления в силу.

Как проверить, что никого не забыли перевести?

Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» на дату нового расписания: сотрудники на закрытых или отсутствующих позициях будут видны сразу. Дополнительно сверьте список переводов с таблицей соответствия старых и новых позиций.

Что делать, если зарплата за месяц уже рассчитана, а расписание нужно ввести этим же месяцем?

После проведения новых документов потребуется перерасчёт начислений за затронутый период. Если расчёт уже выплачен и отчётность сдана, безопаснее перенести дату вступления расписания на следующий месяц или выполнять перерасчёт совместно со специалистом по 1С.