Как в 1С внести стаж для расчета больничного

Размер пособия по временной нетрудоспособности напрямую зависит от страхового стажа сотрудника: при стаже до 5 лет выплачивается 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%. Если стаж в программе не указан или указан неверно, 1С рассчитает больничный по минимальному проценту, и сотрудник недополучит деньги, а работодатель рискует получить вопросы при проверке СФР.

Стаж в 1С не вводится в самом документе «Больничный лист» — он хранится в карточке физического лица или сотрудника и подтягивается в расчет автоматически. Поэтому задача бухгалтера или кадровика — один раз корректно заполнить данные о стаже с учетом даты отсчета, а программа дальше будет вычислять стаж сама на любую дату.

Ниже разобрано, где именно хранится стаж в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, как его внести при приеме сотрудника и задним числом, как проверить, что программа учла данные в расчете, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С хранится стаж для расчета больничного

В типовых конфигурациях 1С сведения о страховом стаже привязаны к физическому лицу, а не к конкретному месту работы. Это важно: если сотрудник оформлен в нескольких организациях или на нескольких должностях, стаж вводится один раз и используется везде.

В 1С:ЗУП 3.1 реквизиты стажа находятся в карточке физического лица (раздел «Кадры» → «Физические лица») по ссылке «Труд» в панели навигации. Там же отображается поле «Страховой стаж» с расшифровкой лет, месяцев и дней. В карточке сотрудника эти сведения доступны по той же ссылке, но редактируются через физическое лицо.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 стаж вводится в карточке сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники») по гиперссылке «Стаж» или через поле «Страховой стаж» в зависимости от релиза. Данные сохраняются в регистре сведений и действуют с указанной даты отсчета.

Как внести стаж в 1С:ЗУП при приеме сотрудника

Оптимальный момент для ввода стажа — оформление приема на работу. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Труд» (или сразу в карточку физического лица, если прием уже проведен) и найдите блок «Стажи».

В таблице стажей заполните строку «Страховой стаж для оплаты больничных листов»: укажите дату отсчета (обычно дата приема на работу минус один день или дата, на которую известен стаж по трудовой книжке) и сам стаж на эту дату в формате «лет, месяцев, дней». Программа дальше будет автоматически увеличивать стаж на период работы в вашей организации.

Если сотрудник работает по совместительству или принят в середине месяца, дату отсчета лучше ставить по документам — трудовой книжке, сведениям о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или справке СФР о стаже. Прикидочный ввод «на глаз» почти всегда приводит к расхождениям при проверке.

1. 1
   Откройте карточку физического лица: раздел «Кадры» → «Физические лица»
2. 2
   Перейдите по ссылке «Труд» в панели навигации карточки
3. 3
   В таблице стажей найдите вид «Страховой стаж для оплаты больничных листов»
4. 4
   Укажите дату отсчета и стаж на эту дату: лет, месяцев, дней
5. 5
   Запишите карточку и проверьте расчет на тестовом больничном

Как внести стаж в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «бухгалтерской» конфигурации логика та же, но интерфейс проще. Откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного сотрудника и в карточке найдите ссылку «Стаж» рядом с полем страхового стажа. По нажатию откроется форма ввода.

В форме укажите стаж по состоянию на дату приема: программа сама предложит поле «Стаж определен по состоянию на…». Дальше при расчете больничного 1С прибавит к введенному значению период работы в организации и определит процент оплаты.

Обратите внимание: в некоторых релизах ссылка называется «Страховой стаж» и расположена прямо в основной форме карточки сотрудника. Если ссылки не видно, проверьте, что в настройках учетной политики по зарплате включен учет больничных и пособий.

Как ввести стаж задним числом и исправить ошибку

Если больничный уже рассчитан, а потом выяснилось, что стаж не введен или введен неверно, исправлять нужно не документ, а данные о стаже. Откройте карточку физического лица, измените запись о стаже (дату отсчета или количество лет/месяцев/дней) и запишите.

После исправления стажа пересчитайте больничный: откройте документ «Больничный лист» и нажмите «Рассчитать» или проведите документ повторно. Процент оплаты и сумма пособия пересчитаются автоматически. Если больничный уже включен в расчет заработной платы за месяц, проверьте, не требуется ли перерасчет ведомости на выплату.

Как проверить, что стаж учтен в расчете больничного

Создайте тестовый или реальный документ «Больничный лист» и откройте вкладку «Оплата» (в 1С:ЗУП) или форму расчета. Поле «Процент оплаты» должно соответствовать стажу: 60%, 80% или 100%. Рядом обычно отображается и сам стаж на дату начала нетрудоспособности.

Сверьте вычисленный программой стаж с вашим расчетом по документам: стаж на дату отсчета плюс период с даты отсчета по день, предшествующий началу больничного. Расхождение в несколько дней допустимо из-за правил подсчета, расхождение в месяцы и годы — признак неверной даты отсчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты в больничном

Норма

Соответствует стажу: 60/80/100%

Тревожный признак

Стоит 60% при стаже более 8 лет — стаж не введен

Стаж в документе на дату болезни

Норма

Равен стажу на дату отсчета плюс период работы

Тревожный признак

Стаж нулевой или не меняется от месяца к месяцу

Сумма пособия после исправления

Норма

Пересчиталась после изменения стажа

Тревожный признак

Осталась прежней — документ не перепроведен

Особые ситуации: совместители, ветераны, военная служба

Для внешних совместителей стаж вводится так же, как для основных сотрудников, — по документам с основного места работы. Программа не различает вид занятости при определении процента, поэтому важно запросить у сотрудника подтверждающие сведения.

Периоды военной службы и приравненной службы включаются в страховой стаж. В 1С:ЗУП для этого может использоваться отдельный вид стажа или флажок в форме стажей — проверьте состав полей в вашем релизе. Если такие периоды не учесть, процент оплаты будет занижен.

Для отдельных категорий (например, ветеранов боевых действий) законодательством предусмотрена оплата больничного в размере 100% независимо от стажа. В этом случае в документе «Больничный лист» процент может корректироваться вручную или определяться по данным о льготах в карточке сотрудника.

Откуда брать данные о стаже

Основные источники: трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (для электронных трудовых), справки с предыдущих мест работы и выписки из СФР (ранее — ПФР) о стаже. Военный билет подтверждает периоды службы.

Если документов у сотрудника нет, он может запросить сведения о стаже через Госуслуги или напрямую в СФР. До получения подтверждения допустимо рассчитать пособие по имеющимся данным, а после предъявления документов — пересчитать.

Удобно завести правило: при приеме сотрудника кадровик сразу вносит стаж по трудовой книжке или СТД-Р, а бухгалтер при первом больничном сверяет процент оплаты с расчетом. Такая двойная проверка отлавливает почти все ошибки до выплаты.

Частые вопросы

В больничном стоит 60%, хотя сотрудник работает давно. Что делать?

Проверьте карточку физического лица: скорее всего, стаж не введен вовсе или дата отсчета стоит позже реальной. Введите стаж по документам с датой отсчета на момент приема и перепроведите больничный — процент пересчитается.

Нужно ли вносить стаж каждому сотруднику отдельно, если он один на физлицо?

Нет. Стаж хранится у физического лица и действует для всех его сотрудников (мест работ) в базе. Достаточно заполнить его один раз.

Сотрудник принес справку о стаже после выплаты больничного. Можно ли пересчитать?

Да. Исправьте данные о стаже, пересчитайте документ «Больничный лист» и доплатите разницу ближайшей выплатой. Если сведения уже ушли в СФР, сформируйте корректирующий реестр.

Какой стаж указывать: общий или непрерывный?

Для больничных используется страховой стаж — сумма всех периодов, за которые платились взносы. Непрерывность работы на процент оплаты не влияет, перерывы стаж не обнуляют.

Программа не считает стаж автоматически после даты отсчета. Почему?

Чаще всего сотрудник не был оформлен приемом на работу в программе или прием введен более поздней датой. Проверьте кадровые документы: стаж нарастает только по периодам работы, отраженным в учете.

Включается ли отпуск по уходу за ребенком в стаж для больничного?

Да, периоды отпуска по уходу за ребенком до достижения им полутора или трех лет, когда за работником сохранялось место работы, включаются в страховой стаж. В 1С эти периоды учитываются автоматически, если оформлены кадровыми документами.