Как в 1С внести реквизиты банка сотрудника

Перечисление зарплаты на банковскую карту — стандартная практика, и от корректности банковских реквизитов в программе напрямую зависит, дойдут ли деньги до сотрудника вовремя. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) реквизиты хранятся не в карточке физического лица в свободном виде, а в специальных объектах: лицевых счетах и зарплатных проектах. Разберём, как правильно внести данные, чтобы ведомости в банк формировались без ошибок.

Инструкция актуальна для 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 — наиболее распространённой конфигурации для расчёта зарплаты. В ней есть два принципиально разных сценария: сотрудник получает зарплату в рамках зарплатного проекта организации или на произвольный лицевой счёт в любом банке. От этого зависит, какие данные и куда вносить.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на редактирование данных сотрудников и кадровых документов, а также что в настройках организации корректно заполнены сведения о зарплатном проекте, если он используется.

Где в 1С хранятся банковские реквизиты сотрудника

В ЗУП 3.1 банковские реквизиты привязаны к физическому лицу через объект «Лицевой счёт». Лицевой счёт содержит номер счёта и ссылку на банк (из классификатора банков), в котором он открыт. Один сотрудник может иметь несколько лицевых счетов, но действующим для выплаты считается тот, который указан с актуальной датой.

Дополнительно в карточке сотрудника на закладке «Выплаты, учёт затрат» (или «Зарплата и кадры» в зависимости от версии интерфейса) задаётся способ выплаты: через кассу, через банк по зарплатному проекту, на счёт в банке вне проекта, раздатчиком или через банк по счёту. Именно эта настройка определяет, куда программа подставит суммы при заполнении ведомости.

Как внести реквизиты одному сотруднику через карточку

Самый простой способ — ручной ввод в карточке сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» — «Сотрудники»), найдите нужного человека и перейдите по ссылке «Лицевые счета» в поле способа выплаты либо через раздел «Зарплата и кадры» в шапке карточки.

Нажмите «Создать» и заполните поля: банк выберите из классификатора банков (по БИК или наименованию), введите номер счёта — для рублёвых счетов физических лиц это 20 цифр. Укажите дату, с которой счёт действует. Программа автоматически проверит контрольное соотношение номера счёта и БИК банка: если цифры введены с ошибкой, появится предупреждение, и сохранить некорректные данные не получится без подтверждения.

После сохранения лицевого счёта проверьте, что в карточке сотрудника способ выплаты установлен корректно: «Зачислением на счёт в банке» или «В рамках зарплатного проекта». Иначе ведомость в банк сотрудника не подхватит.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Сотрудники» и найдите нужного человека
2. 2
   Перейдите к списку лицевых счетов (ссылка в карточке или раздел «Зарплата и кадры»)
3. 3
   Нажмите «Создать», выберите банк по БИК из классификатора
4. 4
   Введите 20-значный номер счёта и дату начала действия
5. 5
   Проверьте способ выплаты в карточке сотрудника
6. 6
   Сохраните и убедитесь, что счёт отображается как действующий

Как указать реквизиты в рамках зарплатного проекта

Если организация перечисляет зарплату через зарплатный проект, сначала проверьте настройку самого проекта: раздел «Отчётность, справки» — «Зарплатные проекты» либо карточка организации, закладка «Зарплатные проекты». Там должен быть указан банк и, при необходимости, договор с банком и формат обмена.

Для сотрудника в этом случае в лицевом счёте достаточно указать номер счёта, открытого в банке зарплатного проекта — банк подставится автоматически. Если сотрудник ещё не получил карту, в ЗУП предусмотрен обмен с банком на открытие счетов: формируется документ «Заявка на открытие лицевых счетов», выгружается в банк, а после обработки банк возвращает подтверждение с номерами счетов, которые загружаются в программу автоматически.

При смене зарплатного проекта или переводе сотрудника на карту другого банка старый лицевой счёт не удаляйте — создайте новый с актуальной датой. Программа при формировании ведомости возьмёт счёт, действующий на дату выплаты.

Массовый ввод и изменение реквизитов

Когда реквизиты нужно внести или поменять сразу группе сотрудников — например, организация перешла на новый зарплатный проект или пришёл реестр от банка — используйте документ «Изменение лицевых счетов сотрудников» (раздел «Зарплата» — «Изменение лицевых счетов сотрудников» или через журнал «Все кадровые документы» в зависимости от настроек).

В документе укажите дату изменения, зарплатный проект или банк, добавьте сотрудников подбором и заполните номера счетов. Документ создаёт лицевые счета всем выбранным сотрудникам одновременно, что исключает ручные пропуски. Если банк прислал файл с реестром открытых счетов, используйте типовой обмен с банком: «Обмен с банками (зарплата)» — загрузка подтверждений открытия счетов заполнит данные автоматически.

Для сотрудников, получающих зарплату на счета в разных банках (вне единого проекта), массового документа по произвольным банкам может не хватить — такие случаи удобнее обрабатывать индивидуально через карточки, либо через загрузку из файла, если в вашей версии доступен соответствующий механизм обмена.

Способы внесения реквизитов

Карточка сотрудника

Подходит для одного-двух человек и нестандартных банков. Минус — долго при большом количестве сотрудников.

Документ «Изменение лицевых счетов»

Оптимален для массового ввода по зарплатному проекту. Ограничение — всех сотрудников привязывает к одному банку/проекту.

Обмен с банком (загрузка реестра)

Исключает ошибки ручного ввода, номера счетов приходят из банка. Требует настроенного обмена и поддержки формата банком.

Проверка корректности внесённых данных

После ввода реквизитов обязательно проверьте результат до формирования платёжных документов. Самый надёжный способ — создать пробную ведомость в банк (документ «Ведомость в банк») за будущий период без проведения выплаты: сотрудники с корректно заполненными лицевыми счетами подтянутся в табличную часть с номерами счетов. Если сотрудник не попадает в ведомость — у него либо нет действующего лицевого счёта, либо способ выплаты в карточке не соответствует типу ведомости.

Дополнительно полезен отчёт «Лицевые счета сотрудников» (в разделе отчётов по зарплате или через «Все отчёты»): он показывает список сотрудников, их банки и номера счетов с датами действия. По нему легко найти дубли, устаревшие счета и сотрудников без реквизитов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость в банк

Норма

Сотрудник попадает в ведомость, номер счёта заполнен

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или колонка счёта пустая

Дата действия счёта

Норма

Счёт действует на дату планируемой выплаты

Тревожный признак

Дата начала действия позже даты выплаты

Контроль номера счёта

Норма

Программа сохранила счёт без предупреждений

Тревожный признак

Сообщение о несоответствии номера счёта и БИК

Банк в классификаторе

Норма

БИК актуален, банк действующий

Тревожный признак

Банк помечен как недействующий, реквизиты устарели

Типичные ошибки и риски

Наиболее частая ошибка — ввод номера карты вместо номера счёта. Номер на пластиковой карте (16–19 цифр) не является банковским счётом: для перечисления нужен 20-значный счёт, который сотрудник берёт в приложении банка или в отделении. Ведомость с номером карты банк отклонит, и выплата задержится.

Вторая типичная проблема — устаревший БИК. Банки объединяются и меняют реквизиты; перед массовым вводом обновите классификатор банков (он обновляется через интернет-поддержку или загружается с сайта регулятора). Перечисление по реквизитам расформированного банка вернётся в организацию с задержкой в несколько дней.

Третья ошибка — редактирование старого лицевого счёта вместо создания нового. Если сотрудник сменил банк, а вы перезаписали номер в существующем счёте «задним числом», история выплат исказится, и при расхождениях с банком будет сложно разобраться, куда уходили деньги раньше.

Особые ситуации: аванс, увольнение, выплаты в разные банки

Если сотрудник просит перечислять часть зарплаты на один счёт, а часть — на другой, типовой ЗУП напрямую такое дробление одной выплаты не выполняет: ведомость формируется на один действующий лицевой счёт. Выход — оформить часть суммы отдельной ведомостью с ручной корректировкой либо договориться с сотрудником о едином счёте.

При увольнении лицевой счёт не удаляется — окончательный расчёт перечисляется на тот же счёт, действующий на дату выплаты. Если сотрудник закрыл счёт до увольнения, срочно внесите новый лицевой счёт с корректной датой или переключите способ выплаты на кассу.

Для совместителей и сотрудников, оформленных в нескольких организациях одной базы, лицевые счета привязаны к физическому лицу, поэтому реквизиты вводятся один раз и используются всеми местами работы — это удобно, но требует аккуратности при смене счёта.

Удобно завести правило: реквизиты принимать только документально — заявлением сотрудника или реестром банка с подписью. Устные номера «по телефону» регулярно приводят к возвратам платежей и спорам о вине бухгалтерии.

Частые вопросы

Можно ли внести реквизиты, если банка нет в классификаторе?

Да. В форме выбора банка создайте новый элемент вручную, указав БИК, наименование и корреспондентский счёт. Но сначала обновите классификатор — чаще всего банк там уже есть, а ручной ввод повышает риск опечатки в БИК.

Сотрудник сменил банк в середине месяца. Что делать?

Создайте новый лицевой счёт с датой, с которой действуют новые реквизиты. Старый счёт оставьте без изменений — программа сама выберет нужный по дате выплаты. Если ведомость уже сформирована, но не отправлена, перезаполните её после ввода нового счёта.

Почему сотрудник не попадает в ведомость в банк?

Проверьте три вещи: заполнен ли действующий лицевой счёт на дату выплаты, установлен ли в карточке способ выплаты «через банк», совпадает ли зарплатный проект в ведомости с проектом сотрудника. Чаще всего причина — в одном из этих трёх пунктов.

Можно ли загрузить реквизиты из файла Excel?

Типовой механизм ориентирован на обмен с банком по регламентированным форматам (заявки и подтверждения открытия счетов). Произвольный Excel-файл штатно не загружается; для этого используются внешние обработки или доработки, которые должен проверить специалист по 1С.

Кто должен иметь доступ к редактированию лицевых счетов?

Обычно это расчётчик зарплаты или кадровик с соответствующими правами. Рекомендуется ограничить круг лиц с правом изменения лицевых счетов и включить журналирование изменений — подмена реквизитов является известной схемой мошенничества, поэтому изменения стоит регулярно сверять с заявлениями сотрудников.