Другое · 11 мин
Как в 1С внести изменение в штатное расписание
Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП: документ «Изменение штатного расписания», добавление и закрытие позиций, изменение окладов, индексация и проверка результата.
Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом — это не просто справочник позиций, а исторический механизм: каждая правка оформляется документом с датой, чтобы программа корректно рассчитывала зарплату за прошлые периоды и строила отчёты на любую дату. Поэтому напрямую редактировать позиции в списке штатного расписания нельзя — все изменения вносятся специальными документами.
В зависимости от задачи используются разные документы: «Изменение штатного расписания» — для точечных правок позиций, «Изменение плановых начислений сотрудников» или «Кадровый перевод списком» — для массовой индексации окладов, «Утверждение штатного расписания» — для первоначального ввода или полной смены редакции. Ниже разобраны все сценарии с конкретными действиями, проверками и типичными ошибками.
Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 с включённым ведением штатного расписания. Если в вашей базе штатное расписание не ведётся, описанные документы будут недоступны — сначала нужно включить соответствующую настройку.
Проверка настроек перед началом работы
Прежде чем вносить изменения, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт»). Должен быть установлен флаг «Ведётся штатное расписание».
Дополнительные опции влияют на поведение документов: «Ведётся история изменений штатного расписания» включает документальный учёт правок (без неё правки вносятся прямо в позиции, но история теряется — так работать не рекомендуется), а «Проверять штатное расписание на соответствие кадровым приказам» заставит программу контролировать, чтобы приёмы и переводы не выходили за рамки утверждённых позиций.
Также проверьте права: пользователю нужны права на добавление и проведение документов кадрового учёта. Обычно это роли кадровика или расчётчика. Если кнопка «Создать» в списке документов недоступна — обратитесь к администратору базы.
Точечное изменение позиций документом «Изменение штатного расписания»
Это основной рабочий инструмент для большинства правок: изменение оклада по позиции, корректировка количества ставок, переименование должности, изменение надбавок и графика работы. Документ создаётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание» (или «Кадры» → «Изменения штатного расписания», в зависимости от настроек интерфейса).
Порядок действий следующий. Нажмите «Создать», укажите организацию и дату, с которой действует изменение. Дата принципиальна: именно с неё программа начнёт применять новые условия при расчётах и подборе позиций в кадровые документы. Если изменение должно действовать «задним числом», учтите, что это может потребовать перерасчёта уже начисленной зарплаты.
Затем в табличной части добавьте позиции, которые нужно изменить. Удобно использовать кнопку «Изменить позицию» — программа подставит текущие данные позиции, и вы отредактируете только нужные поля: размер оклада, количество ставок, состав надбавок. Для каждой строки можно задать индивидуальную дату начала действия.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» → «Изменение штатного расписания»
- 2Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
- 3Добавьте позиции кнопкой «Изменить позицию» и отредактируйте нужные поля (оклад, ставки, надбавки)
- 4Проверьте итоговый ФОТ в документе — он пересчитывается автоматически
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения для контроля
Добавление новой позиции и закрытие ненужной
Новая позиция добавляется тем же документом «Изменение штатного расписания» — кнопкой «Добавить позицию» или «Добавить новую позицию». Укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад или вилку, при необходимости — надбавки, график работы и особые условия труда. После проведения документа позиция станет доступна для приёма сотрудников с указанной даты.
Обратите внимание на вилку оклада: если она включена в настройках, при приёме сотрудника на такую позицию программа потребует указать конкретный размер оплаты в кадровом документе. Это удобно для позиций с индивидуальными условиями, но усложняет контроль ФОТ.
Закрытие (сокращение) позиции выполняется аналогично: в документе изменения выберите позицию и установите флаг «Закрыта» (или укажите дату закрытия). Закрытая позиция перестаёт подставляться в новые кадровые документы, но остаётся в истории. Убедитесь, что на позиции нет работающих сотрудников — иначе сначала оформите их перевод или увольнение.
Массовая индексация окладов
Когда нужно повысить оклады сразу по многим позициям, править каждую строку вручную нерационально. В 1С:ЗУП для этого есть документ «Изменение плановых начислений сотрудников» с возможностью индексации, а также механизм индексации в самом документе изменения штатного расписания — в зависимости от того, что требуется изменить: условия позиций или начисления конкретных сотрудников.
Если индексируется штатное расписание, в документе «Изменение штатного расписания» заполните таблицу нужными позициями (можно подбором по подразделению), затем используйте команду «Изменить начисления» / «Индексировать» в меню табличной части и укажите коэффициент индексации. Программа умножит оклады на коэффициент по всем выбранным строкам.
Помните: изменение оклада в штатном расписании само по себе не меняет начисления уже принятым сотрудникам, если их оплата зафиксирована в кадровых документах. Для сотрудников потребуется отдельный документ — например, «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод». Часто оба документа оформляются вместе: сначала индексируется штатное расписание, затем плановые начисления сотрудников.
Сравнение вариантов
Подходит для правок самих позиций: оклады, ставки, надбавки, закрытие. Не меняет начисления конкретных сотрудников автоматически.
Подходит для индексации оплаты работающих сотрудников без правки позиций. Позиции в штатке при этом остаются прежними.
Нужен для первоначального ввода или полной замены редакции. Для текущих правок избыточен.
Изменение «задним числом» и его последствия
Иногда приказ об изменении оклада или структуры доходит до расчётчика позже даты вступления в силу. Программа позволяет провести документ прошлой датой, но это самый рискованный сценарий: уже рассчитанная зарплата, взносы и отчётность за затронутый период могут потребовать перерасчёта и подачи уточнённых форм.
После проведения документа прошлой датой проверьте, не появились ли в разделе «Зарплата» → «Сервис» → «Перерасчёты» (или в документе «Доначисление, перерасчёт») записи по сотрудникам, занимавшим изменённые позиции. Если зарплата за период уже выплачена, доначисление оформляется отдельным документом в текущем периоде.
Если период закрыт и сдана отчётность, оцените масштаб: незначительная разница иногда оформляется текущей датой с пояснительной запиской, а существенная требует уточнённых расчётов по взносам и 6-НДФЛ. В спорных случаях решение принимайте совместно с бухгалтером.
Проверка результата и отчёты
После проведения документа обязательно проверьте результат. Основной инструмент — отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»), сформированный на дату изменения: позиции должны отображаться с новыми окладами и количеством ставок. Для контроля динамики используйте отчёт «Изменения штатного расписания» — он показывает, какие документы и когда меняли позиции.
Проверьте также отчёт «Остатки штатных единиц» (или «Занятые и свободные ставки»): он покажет соответствие занятых ставок утверждённым. Расхождения — сигнал, что кто-то принят на неутверждённую позицию или позиция закрыта при работающих сотрудниках.
Дополнительный контроль — печатная форма Т-3, которая формируется из списка штатного расписания. Сверьте её с приказом руководителя: суммы и количество ставок должны совпадать.
Как проверить результат
Позиции показаны с новыми окладами и ставками
Отображаются старые значения — документ не проведён или дата отчёта раньше даты изменения
Занятые ставки не превышают утверждённые
Есть превышение — сотрудник принят на неутверждённую или закрытую позицию
Оклад рассчитывается по новым значениям
Тянется старый оклад — у сотрудника не изменены плановые начисления
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка изменить позицию прямо из списка штатного расписания при включённой истории. Программа либо запретит это, либо создаст некорректное состояние. Всегда работайте через документы.
Вторая распространённая проблема — расчётчики забывают, что изменение позиции не меняет начисления сотрудников. Итог: в штатном расписании новый оклад, а сотруднику начисляется старый. Контролируйте это связкой документов и отчётом «Штатное расписание и расчёт зарплаты».
Третья ошибка — дублирование позиций: вместо изменения существующей создают новую с тем же подразделением и должностью. В результате в отчётах появляются «двойники», а аналитика ФОТ искажается. Перед добавлением позиции проверьте, нет ли уже подходящей.
Часто задаваемые вопросы
Чем отличается «Утверждение штатного расписания» от «Изменения штатного расписания»?
«Утверждение» вводит новую редакцию целиком и используется при первоначальном заполнении или полной смене структуры. «Изменение» правит отдельные позиции с указанной даты — это основной документ для текущей работы.
Можно ли изменить штатное расписание, если зарплата за месяц уже рассчитана?
Технически можно, но если дата изменения попадает в рассчитанный период, программа может потребовать перерасчёт. Безопаснее проводить изменение датой следующего месяца, а за прошлый период оформлять доначисление отдельно.
Почему после изменения оклада в штатке сотруднику начисляется старая сумма?
Потому что плановые начисления сотрудника хранятся в его кадровых документах и не меняются автоматически. Оформите документ «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений сотрудников» с той же даты.
Как посмотреть, кто и когда изменил конкретную позицию?
Используйте отчёт «Изменения штатного расписания» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Он показывает все документы, затронувшие позиции, с датами и авторами изменений.
Что делать, если нужной должности нет в справочнике?
Сначала создайте должность в справочнике «Должности» (раздел «Настройка» или «Кадры»), указав при необходимости вредные условия и особенности. После этого должность станет доступна при добавлении позиции в штатное расписание.
Можно ли отменить ошибочно проведённое изменение?
Да. Пометьте документ на удаление или распроведите его — позиции вернутся к предыдущему состоянию. Но если на основании изменения уже проведены кадровые документы или расчёты, сначала разберитесь с ними, чтобы не получить расхождения.
Что важно запомнить
Все правки штатного расписания в 1С:ЗУП выполняются документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. Изменение позиции не меняет начисления сотрудников — для них нужен отдельный документ. После проведения всегда сверяйте результат отчётами «Штатное расписание» и «Занятые и свободные ставки», а изменения прошлой датой согласовывайте с бухгалтерией.