Как внести договоры ГПХ в 1С: пошаговая инструкция

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется не так, как трудовой договор: исполнитель не принимается в штат, выплаты по нему проходят отдельными документами, а страховые взносы начисляются по особым правилам. Ошибки на этом этапе приводят к неверным расчётам взносов, проблемам с персонифицированной отчётностью и претензиям со стороны ФНС при проверках.

Порядок внесения договора ГПХ зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть специализированные документы «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа», а в 1С:Бухгалтерии используются документы начисления выплат подрядчикам. Ниже разобраны оба сценария, настройка взносов и проверка результата.

Что подготовить перед внесением договора ГПХ

До создания документа соберите данные из бумажного договора: ФИО исполнителя, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, предмет договора, сумму вознаграждения, сроки выполнения работ и порядок оплаты. Именно эти реквизиты потребуются при заполнении карточки физического лица и самого документа.

Проверьте, нет ли исполнителя уже в базе. Если человек ранее работал в организации по трудовому договору или уже выполнял работы по ГПХ, создавать дубль физического лица нельзя — это приведёт к раздвоению данных в отчётности по взносам и НДФЛ. Найдите существующую карточку через поиск по ФИО или СНИЛС.

Также заранее определите, как начисляются взносы на травматизм (на случай травматизма и профзаболеваний). По умолчанию на выплаты по ГПХ эти взносы не начисляются, но если в договоре есть соответствующее условие, его нужно отразить в программе отдельной настройкой.

Создание физического лица и исполнителя в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП исполнитель по договору ГПХ заводится как сотрудник, но без приёма на работу. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол, затем перейдите по ссылкам «Личные данные» и «Страхование» и внесите паспортные данные, ИНН и СНИЛС.

Если физическое лицо уже есть в справочнике «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры»), создайте на его основе карточку сотрудника, а не новую запись. Программа при вводе ФИО сама предложит подобрать существующего человека — согласитесь с подбором, чтобы избежать дублей.

Галочки, связанные с трудовым договором (должность, подразделение, график работы), на этом этапе не заполняются или остаются незаполненными: они появятся автоматически из документа договора ГПХ, если это предусмотрено формой документа.

Внесение договора ГПХ в 1С:ЗУП

Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» либо «Кадры» → «Договоры подряда» — точное расположение зависит от версии конфигурации. Нажмите «Создать» и выберите «Договор (работы, услуги)» для подряда и услуг или «Договор авторского заказа» для авторских вознаграждений.

Заполните поля документа последовательно:

• Организация и сотрудник — выберите организацию и созданного ранее исполнителя;
• Дата и номер документа — соответствуют бумажному договору;
• Период действия договора — даты начала и окончания работ, от них зависит отражение в отчётности;
• Сумма договора — полная стоимость работ или услуг;
• Подразделение и способ отражения в учёте — определяют, на какие счета затрат попадёт вознаграждение;
• Код дохода НДФЛ — для договоров подряда и услуг обычно используется код 2010, программа подставляет его по типу договора, но проверьте вручную.

1. 1
   Создайте или найдите физическое лицо и карточку сотрудника с ИНН и СНИЛС
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» и создайте «Договор (работы, услуги)»
3. 3
   Заполните организацию, сотрудника, даты, сумму и подразделение
4. 4
   Проверьте код дохода НДФЛ и настройку взносов на травматизм
5. 5
   Проведите документ и сформируйте начисление по договору при выплате

Договор авторского заказа

Для вознаграждений за создание произведений, изобретений и подобных выплат используется отдельный вид документа. Его отличие — другие коды дохода и возможность учёта нормативных расходов при расчёте НДФЛ. Не оформляйте авторское вознаграждение обычным договором подряда: это исказит отчётность 6-НДФЛ и расчёт по взносам.

Настройка страховых взносов по договору ГПХ

Выплаты по договорам ГПХ облагаются взносами на пенсионное и медицинское страхование, но не облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности. В 1С:ЗУП эти правила заданы в настройках видов начислений и шаблоне договора — при корректной типовой настройке программа применяет их автоматически.

Взносы на травматизм требуют отдельного внимания. Если в бумажном договоре есть условие об уплате этих взносов, в карточке договора или в учётной политике по взносам нужно установить соответствующий признак. В ЗУП это обычно делается в документе договора либо в разделе «Настройка» → «Страховые взносы» в зависимости от версии.

Внесение договора ГПХ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового блока, поэтому схема проще. Исполнитель заводится в справочнике «Физические лица» (раздел «Справочники»), а сам договор — в карточке контрагента или через документ начисления. Если ведётся зарплатный учёт в бухгалтерской программе, используйте раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» и создайте начисление с видом «Договор подряда».

При оформлении укажите физическое лицо, период, сумму и счёт затрат. Программа рассчитает НДФЛ и взносы по настройкам учётной политики. Убедитесь, что в карточке физического лица заполнены ИНН и СНИЛС — без них выплата не попадёт в персонифицированную отчётность.

Где вести договоры ГПХ

1С:ЗУП

Подходит при регулярной работе с подрядчиками: полноценные документы договоров, автоматический расчёт взносов и корректная отчётность ЕФС-1 и 6-НДФЛ.

1С:Бухгалтерия

Подходит при редких разовых выплатах и небольшом штате. Ограничение: меньше кадровых возможностей, часть данных приходится контролировать вручную.

Начисление и выплата вознаграждения

Заключение договора само по себе не создаёт начисление. Когда работы выполнены и подписан акт, оформите документ начисления: в ЗУП это делается автоматически при расчёте зарплаты (договор подхватывается в «Начисление зарплаты и взносов») либо отдельным документом выплаты по договору, в Бухгалтерии — документом начисления вручную.

При выплате программа удержит НДФЛ и рассчитает взносы. Проверьте суммы перед проведением ведомости: НДФЛ с вознаграждения по ГПХ удерживается по стандартным ставкам, а база по взносам не включает взносы на нетрудоспособность.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка исполнителя

Норма

Одна карточка физлица с ИНН и СНИЛС, без дублей

Тревожный признак

Два и более физлица с одинаковыми ФИО или СНИЛС

Начисление взносов

Норма

Начислены пенсионные и медицинские взносы, взносы на нетрудоспособность отсутствуют

Тревожный признак

Есть взносы на нетрудоспособность или нет пенсионных

Отчётность

Норма

Исполнитель попадает в ЕФС-1 и 6-НДФЛ с корректным кодом дохода

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в отчётах или доход с неверным кодом

Типичные ошибки при внесении договоров ГПХ

Чаще всего проблемы возникают из-за дублей физических лиц, неверного выбора вида договора и неправильной настройки взносов. Ещё одна распространённая ситуация — оформление фактически трудовых отношений договором ГПХ: при регулярных одинаковых выплатах, подчинении правилам внутреннего распорядка и наличии рабочего места такие отношения могут быть переквалифицированы проверяющими в трудовые со всеми доначислениями.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли принимать исполнителя по ГПХ на работу через кадровый приказ?

Нет. Договор ГПХ не является трудовым, поэтому документ «Приём на работу» не оформляется. В 1С:ЗУП достаточно карточки сотрудника и документа «Договор (работы, услуги)». Кадровый приказ в этом случае будет ошибкой и исказит штатную расстановку.

Какой код дохода НДФЛ указывать по договору подряда?

Для вознаграждений по договорам подряда и оказания услуг применяется код 2010. Авторские вознаграждения имеют свои коды. В типовых конфигурациях код подставляется автоматически по виду договора, но перед сдачей 6-НДФЛ его стоит проверить.

Облагаются ли выплаты по ГПХ взносами на травматизм?

Только если это прямо предусмотрено условиями договора. По умолчанию такие взносы на выплаты по ГПХ не начисляются. Если условие есть, включите соответствующую настройку в программе, иначе образуется недоимка.

Попадёт ли исполнитель по ГПХ в отчёт ЕФС-1?

Да. Сведения о договорах ГПХ включаются в персонифицированную отчётность: период действия договора отражается в сведениях о стаже. Именно поэтому важны корректные даты договора и наличие СНИЛС у исполнителя.

Что делать, если договор ГПХ расторгнут досрочно?

Внесите фактическую дату окончания в документ договора и начислите вознаграждение только за фактически выполненный объём работ по акту. Вознаграждение по неисполненному договору начислять нельзя — это необоснованная база для взносов.

Можно ли оформить договор ГПХ на действующего штатного сотрудника?

Формально программа это позволяет, но такая практика рискованна: выплаты сотруднику за работу, входящую в его трудовые обязанности, проверяющие могут переквалифицировать. Договор ГПХ с штатным работником допустим только для работ, явно выходящих за рамки его должностных обязанностей.