Другое · 11 мин
Как в 1С увидеть всех сотрудников: справочники, отчёты и права доступа
Как в 1С увидеть всех сотрудников: где находится справочник, как снять отборы, настроить права и вывести полный список работающих и уволенных сотрудников.
Задача увидеть полный список сотрудников в 1С возникает у кадровиков, бухгалтеров и руководителей регулярно: при сверке штатного расписания, подготовке отчётности, поиске конкретного человека или проверке дублей. Проблема в том, что список может отображаться не полностью — из-за установленных отборов, ограничений прав доступа, пометок на удаление или особенностей настройки конкретной конфигурации.
Поведение списка сотрудников зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии и 1С:Комплексной автоматизации справочники и отчёты устроены похоже, но расположены в разных разделах меню. Ниже разобраны универсальные приёмы, которые работают в типовых конфигурациях на управляемых формах, а также указаны отличия, о которых нужно помнить.
Прежде чем менять настройки или обращаться к администратору, стоит проверить простые вещи: сняты ли отборы в списке, включён ли режим показа уволенных, есть ли у пользователя права на чтение кадровых данных. В большинстве случаев «пропавшие» сотрудники находятся именно на этом этапе.
Где находится справочник сотрудников в типовых конфигурациях
Основное место, где хранятся все сотрудники, — одноимённый справочник «Сотрудники». В 1С:ЗУП он доступен через раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии список открывается через раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», а также через «Справочники». В комплексных решениях путь может отличаться, но поиск по слову «Сотрудники» в меню «Все функции» или через строку поиска в командном интерфейсе почти всегда приводит к нужному списку.
Важно различать справочники «Сотрудники» и «Физические лица». Один человек может иметь несколько записей сотрудника — например, при работе по основному месту и по внутреннему совместительству, или при переводе между организациями внутри одной базы. Поэтому количество строк в списке сотрудников может превышать реальную численность персонала, и это нормально, а не признак ошибки.
Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, список сотрудников может быть отфильтрован по конкретной организации. Проверьте поле «Организация» в шапке списка или в настройках отбора — при установленном значении вы увидите только сотрудников выбранной компании.
Как снять отборы и увидеть весь список
Самая частая причина «неполного» списка — активный отбор, установленный ранее вами или коллегой. В управляемых формах отборы сохраняются в настройках пользователя и применяются при каждом открытии списка. Внешне это выглядит так, будто часть сотрудников исчезла из базы.
Чтобы сбросить отбор, откройте список сотрудников и проверьте строку поиска и панель отборов над таблицей. Если отбор задан через «Ещё» → «Настроить список», откройте эту настройку и удалите условия либо сбросьте настройки к стандартным через «Ещё» → «Установить стандартные настройки». После этого список перестроится и покажет все записи, доступные вашему пользователю.
Отдельно проверьте быстрый поиск: если в поле поиска остался фрагмент фамилии или табельного номера, список будет показывать только совпадения. Очистите поле поиска и нажмите Enter — полный список восстановится.
- 1Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») → «Сотрудники»
- 2Очистите поле быстрого поиска над списком
- 3Откройте «Ещё» → «Настроить список» и удалите все условия отбора
- 4При необходимости выполните «Ещё» → «Установить стандартные настройки»
- 5Проверьте, что в шапке не задан отбор по организации или подразделению
- 6Убедитесь, что в списке отображаются все записи, включая уволенных при соответствующей настройке
Как отобразить уволенных и помеченных на удаление
Во многих конфигурациях уволенные сотрудники по умолчанию скрываются, чтобы не мешать текущей работе. В 1С:ЗУП в списке сотрудников есть переключатель или команда показа уволенных — обычно это кнопка или флажок в области навигации списка, либо пункт в меню «Ещё». После включения уволенные появятся в общем списке, часто с визуальным отличием.
Записи, помеченные на удаление, также могут не отображаться в обычном режиме. Включить их показ можно через стандартную команду списка «Показывать/скрывать помеченные на удаление» (в ряде конфигураций доступна через меню «Ещё»). Помеченные записи отображаются с перечёркнутым значком.
Если сотрудник помечен на удаление ошибочно, снимите пометку через контекстное меню — «Снять пометку удаления». Делать это стоит только после проверки: иногда пометку ставят осознанно перед чисткой базы, и её снятие может нарушить чужой процесс.
Права доступа: почему часть сотрудников может быть скрыта
Если отборы сняты, а часть сотрудников всё равно не видна, вероятная причина — ограничение прав. В 1С действует механизм ограничения доступа на уровне записей: пользователю могут быть доступны только сотрудники определённых организаций или подразделений. Это штатное поведение, а не сбой программы.
Проверить свои права можно косвенно: попросите коллегу с ролью кадровика или администратора открыть тот же список и сравнить количество записей. Если у него записей больше, значит действует ограничение по правам. Самостоятельно расширить свои права нельзя — это делает администратор через настройку профилей групп доступа.
Также учитывайте, что в некоторых конфигурациях есть отдельные права на просмотр персональных данных — ФИО, паспортных данных, доходов. При отсутствии таких прав список может открываться, но часть колонок будет пустой или скрытой.
Отчёты как альтернатива справочнику
Когда нужен не просто список, а структурированная выборка — по подразделениям, должностям, датам приёма, — удобнее использовать кадровые отчёты. В 1С:ЗУП доступны «Списки сотрудников», «Штатное расписание», «Списочный состав» и другие отчёты из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Они позволяют задать период, организацию и произвольные отборы.
Преимущество отчётов в том, что их настройки не влияют на справочник и не «портят» список для других пользователей. Отчёт можно сохранить как вариант, выгрузить в Excel или распечатать — например, для сверки с бумажными документами или предоставления руководству.
В 1С:Бухгалтерии аналогичные возможности дают отчёты раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате и кадрам», а также универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники», если он доступен в вашей версии.
Сравнение вариантов
Подходит для быстрого поиска человека и открытия карточки. Ограничение: настройки отбора сохраняются за пользователем и могут скрывать записи при следующем открытии.
Подходят для выборок по условиям, печати и выгрузки. Ограничение: не позволяют сразу открыть карточку для редактирования, только просмотр данных.
Подходит, когда пункт меню не найден в стандартных разделах. Ограничение: требует понимания структуры конфигурации.
Типичные ошибки и как их избежать
Первая ошибка — путать сотрудников и физических лиц. Если вы ищете человека в справочнике «Физические лица», вы увидите всех людей, когда-либо упоминавшихся в базе, включая контрагентов-физлиц и бывших работников. Для кадровых задач работайте именно со справочником «Сотрудники».
Вторая ошибка — создавать нового сотрудника, не найдя его в отфильтрованном списке. Так появляются дубли, которые потом ломают расчёты, отчётность и персонифицированный учёт. Перед созданием новой записи всегда сбрасывайте отборы и ищите по физическому лицу, а не только по ФИО в списке сотрудников.
Третья ошибка — менять стандартные настройки списка под свою задачу и забывать об этом. Через неделю пользователь открывает список, не видит части сотрудников и считает, что данные пропали. Формируйте сложные выборки через отчёты или сохранённые варианты настроек, а рабочий список держите в стандартном виде.
Как проверить, что вы видите действительно всех
Контрольный способ — сверить количество записей в списке с данными кадрового отчёта за тот же период и по той же организации. Сформируйте отчёт по списочному составу без отборов и сравните итоговое число с количеством строк в справочнике. Расхождение укажет либо на скрытые отборы, либо на ограничение прав.
Если расхождение сохраняется после сброса всех настроек, попросите администратора открыть список под своей учётной записью. Это быстро отделит проблему прав от проблемы настроек интерфейса.
Как проверить результат
В списке видны работающие сотрудники всех доступных организаций, при включённой опции — уволенные
Часть знакомых сотрудников отсутствует — проверьте отборы и права
Количество строк в списке сопоставимо с данными отчёта с учётом дублей по совместительству
Отчёт показывает заметно больше людей — вероятно ограничение прав доступа
Сотрудник находится по фамилии или табельному номеру
Не находится даже при снятых отборах — проверьте справочник «Физические лица» и пометки удаления
Частые вопросы
Почему в списке сотрудников одно и то же лицо отображается несколько раз?
Это нормально, если человек оформлен на нескольких должностях (основная и совместительство) или работает в нескольких организациях одной базы. Каждая строка — отдельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к одному физическому лицу. Убедиться в этом можно, открыв карточки и сравнив поле «Физическое лицо».
Как быстро найти сотрудника по фамилии?
Используйте поле быстрого поиска над списком: введите фамилию или её часть и нажмите Enter. Также работает поиск по табельному номеру. Если поиск не даёт результатов, убедитесь, что не действуют дополнительные отборы и что сотрудник не помечен на удаление.
Уволенный сотрудник пропал из списка — он удалён?
Скорее всего, нет. В типовых конфигурациях уволенные по умолчанию скрыты из списка. Включите показ уволенных через команду в списке или меню «Ещё» — запись появится. Полное удаление уволенных из базы выполняется редко и только администратором.
Можно ли выгрузить полный список сотрудников в Excel?
Да. В списке сотрудников используйте «Ещё» → «Вывести список» и сохраните табличный документ в формате Excel. Альтернатива — кадровый отчёт с нужными колонками, который также сохраняется в файл. Учтите, что выгрузка содержит персональные данные, и передавать её стоит только по служебной необходимости.
Почему коллега видит больше сотрудников, чем я, при одинаковых настройках?
Причина в разных правах доступа. В 1С действует ограничение на уровне записей: одним пользователям доступны все организации базы, другим — только своя. Сравните профили доступа у администратора и при необходимости запросите расширение прав с обоснованием рабочей задачи.
Что делать, если сотрудника нет даже после сброса всех отборов?
Проверьте справочник «Физические лица»: если человека нет и там, запись могла быть удалена или никогда не создавалась в этой базе (например, учёт вёлся в другой программе). Если физлицо есть, а сотрудника нет — создайте сотрудника на основании существующего физического лица, чтобы не плодить дубли.
Что важно запомнить
Полный список сотрудников открывается через справочник «Сотрудники» или кадровые отчёты. Если часть записей не видна, последовательно проверьте отборы, показ уволенных, пометки удаления и права доступа. Для выборок и выгрузок используйте отчёты, а рабочий список держите со стандартными настройками — это защитит от случайных дублей и «пропавших» данных.