Как вести штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный инструмент кадрового планирования: программа контролирует соответствие приёмов и переводов утверждённым позициям, хранит историю изменений окладов и позволяет автоматически индексировать заработок. Если вести штатное расписание в самой программе, кадровые документы заполняются быстрее, а ошибки вроде приёма «мимо штатки» исключаются настройкой.

Механизм доступен в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии» полноценного штатного расписания нет — там доступны только штатные единицы в ограниченном виде, поэтому дальше речь идёт именно о ЗУП. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика и актуальная резервная копия базы.

Ниже разобран полный цикл: включение учёта, создание и утверждение расписания, работа с позициями, изменения и индексация, контроль вакансий, типовые отчёты и ошибки, которые чаще всего мешают расчётчикам.

Включение учёта штатного расписания в настройках

По умолчанию механизм может быть отключён. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка зарплаты» → «Настройка кадрового учёта» (в разных релизах путь может немного отличаться: иногда это «Настройка» → «Кадровый учёт»). Установите флажок «Ведется штатное расписание» и, если нужно, «Ведется история изменений штатного расписания».

История изменений включает документальный режим: каждая правка оформляется документом, и программа хранит, какая позиция с какими условиями действовала на любую дату. Без истории изменения вносятся напрямую в справочник, и восстановить прошлое состояние будет невозможно. Для организаций, где оклады и состав должностей меняются хотя бы раз в год, историю включать обязательно.

Дополнительно проверьте флажок «Проверять соответствие кадровых приказов штатному расписанию». С ним программа не даст принять сотрудника на позицию, которой нет в штатке, или на ставку сверх свободных единиц. Это главная защита от расхождений между кадровыми документами и расписанием.

Создание позиций штатного расписания

Позиции создаются в справочнике «Кадры» → «Штатное расписание». Нажмите «Создать» и заполните карточку: подразделение, должность, количество штатных единиц, дату утверждения (если включена история — она подтянется из документа), график работы сотрудников и условия оплаты.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад (по дням, по часам или тарифную ставку), надбавки, районный коэффициент. Если начисление задано в виде диапазона «от–до», программа будет показывать вилку, но для расчёта зарплаты конкретное значение всё равно берётся из кадрового документа сотрудника. На вкладке «Дополнительно» можно задать условия труда (вредность, особые условия) — это влияет на отчётность и страховые взносы по доптарифам.

Одна должность в разных подразделениях — это разные позиции штатного расписания. Не создавайте одну позицию «менеджер» на всю компанию: тогда контроль ставок и аналитика по подразделениям работать не будут. Дробите позиции по подразделениям и, при необходимости, по категориям персонала.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните подразделение, должность и количество ставок
3. 3
   На вкладке «Оплата труда» добавьте оклад и постоянные надбавки
4. 4
   Укажите график работы и условия труда при необходимости
5. 5
   Запишите позицию и проверьте, что она попала в документ утверждения

Утверждение штатного расписания документом

При включённой истории позиции вступают в силу документом «Кадры» → «Штатное расписание» → «Утверждение штатного расписания». Создайте документ, укажите дату утверждения и подберите позиции, которые действуют с этой даты. Документ формирует печатную форму Т-3 по кнопке «Печать», которую можно подписать у руководителя.

Дата утверждения определяет, с какого момента позиция доступна для приёмов и переводов. Если приём оформлен раньше даты утверждения позиции, программа при включённом контроле выдаст предупреждение. Поэтому сначала утверждайте штатку, потом проводите кадровые документы.

Закрытие позиции тоже оформляется документально: в документе изменения или утверждения у позиции ставится дата закрытия. После неё позиция остаётся в истории, но недоступна для новых приёмов. Удалять позиции из справочника не нужно — это ломает историю и отчёты за прошлые периоды.

Изменение окладов и индексация

Точечные изменения — новая надбавка, изменение количества ставок, переименование должности — оформляются документом «Изменение штатного расписания». В документе выбираются позиции и вносятся новые условия с указанием даты вступления в силу. Старые значения сохраняются в истории.

Массовое повышение окладов выполняется документом «Изменение плановых начислений» с включённым признаком «Учитывать как индексацию заработка» либо специализированным документом индексации — в зависимости от релиза. Коэффициент индексации можно задать вручную или заполнить по проценту. Важно: документ меняет начисления сотрудников, а связанное изменение штатного расписания оформляется отдельным документом «Изменение штатного расписания», чтобы в штатке отражались новые оклады.

Признак индексации критичен для расчёта среднего заработка: если повышение оформить обычным изменением без индексации, отпускные и командировочные за переходный период посчитаются заниженно. Перед проведением проверьте список сотрудников в табличной части — туда не должны попасть те, кого повышение не касается.

Контроль вакансий и соответствия приёмов

Занятость ставок видна прямо в списке штатного расписания: программа показывает количество единиц, занятое количество и число вакансий. Данные обновляются автоматически при проведении приёмов, переводов и увольнений — при условии, что в кадровых документах указана позиция штатного расписания.

Типовая ситуация расхождения: сотрудник принят документом, где позицию выбрали «похожую», но из другого подразделения. В итоге одна позиция показывает перерасход ставок, другая — вакансию. Лечится это исправлением кадрового документа (или кадровым переводом на правильную позицию), а не ручной правкой справочника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список штатного расписания

Норма

По каждой позиции: занятое количество не превышает число ставок

Тревожный признак

Есть позиции с перерасходом ставок или «висящие» вакансии при полностью укомплектованном штате

Отчёт «Штатное расписание (Т-3)»

Норма

Формируется за текущую дату, оклады совпадают с начислениями сотрудников

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые оклады или отсутствуют действующие подразделения

Приём на работу

Норма

Позиция подставляется с действующими условиями оплаты

Тревожный признак

Программа не находит позицию или ругается на превышение ставок без причины

Отчёты по штатному расписанию

В разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» доступны: «Штатное расписание (Т-3)» — унифицированная форма на дату; «Штатное расписание на дату» с расшифровкой занятости; «Вакансии» — список свободных ставок; «Изменения штатного расписания» — история документов за период. Для анализа фонда оплаты труда используется отчёт «Анализ ФОТ по штатному расписанию» или «Штатная расстановка» в зависимости от релиза.

Отчёт по вакансиям удобен для планирования найма: он показывает, сколько ставок свободно по каждой позиции и какой фонд оплаты зарезервирован. Если вакансий больше, чем ожидалось, ищите сотрудников, принятых без указания позиции, — они не попадают в занятость.

Ограничения механизма и альтернативы

Штатное расписание в ЗУП не заменяет управленческий учёт: если вам нужно планировать позиции «проектно», согласовывать их через сложные маршруты или вести несколько параллельных вариантов штатки, типовых средств не хватит — это решается доработкой или смежными решениями. Также механизм не рассчитан на совместителей с долями ставки вне типовой логики: доля ставки указывается в кадровом документе, и контроль занятости ведётся с её учётом, но нестандартные схемы требуют проверки на тестовых данных.

Для микробизнеса с двумя-тремя сотрудниками документальный режим может быть избыточен: допустимо вести штатку без истории, фиксируя изменения приказами на бумаге. Но как только появляются регулярные индексации и текучка, переходите на документальный режим — миграция выполняется включением настройки и вводом начальных позиций документом утверждения.

Частые вопросы

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8?

В 1С:Бухгалтерии полноценного механизма штатного расписания нет: доступны лишь элементы, связанные со штатными единицами, без истории изменений, контроля ставок и формы Т-3. Для полноценного кадрового учёта используется 1С:ЗУП, данные из которой синхронизируются с бухгалтерией.

Как изменить оклад одному сотруднику, если в штатке задана вилка?

Изменение конкретного размера начисления сотруднику оформляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — в них указывается новое значение в пределах вилки. Саму позицию штатного расписания менять не нужно, если диапазон не изменился.

Почему в отчёте по вакансиям свободные ставки, хотя все сотрудники приняты?

Чаще всего сотрудники приняты документами, где не указана позиция штатного расписания, либо указана позиция другого подразделения. Откройте кадровые документы и проверьте поле «Позиция» — после исправления занятость пересчитается автоматически.

Нужно ли заново утверждать всё расписание при изменении одной позиции?

Нет. Точечные правки оформляются документом «Изменение штатного расписания», куда добавляются только изменяемые позиции. Полное переутверждение нужно при массовой реорганизации структуры или смене системы оплаты труда.

Как закрыть позицию, если на ней ещё числится сотрудник?

Сначала оформите кадровый перевод сотрудника на другую позицию или увольнение, и только после этого устанавливайте дату закрытия позиции. Программа при включённом контроле сама предупредит о занятых ставках и не даст закрыть позицию с действующими сотрудниками.

Что делать, если индексацию провели ошибочным коэффициентом?

Если период ещё не закрыт и зарплата не выплачена, отмените проведение документа и создайте новый с правильным коэффициентом. Если выплаты уже прошли, потребуется сторнирующий или исправительный документ и перерасчёт — перед этим сделайте резервную копию и проверьте схему исправления на копии базы.