Другое · 9 мин
Как вести электронные трудовые книжки в 1С
Как вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП: настройка обмена с СФР, кадровые мероприятия, отчёт ЕФС-1, исправление ошибок и ответы на частые вопросы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР). С 2020 года бумажные трудовые книжки ведутся только по заявлению сотрудника, а обязанность передавать сведения в электронном виде лежит на всех работодателях без исключения. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь цикл работы с ЭТК — от регистрации кадрового события до отправки отчёта — автоматизирован.
Основной инструмент — отчёт ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), который формируется при приёме, переводе, увольнении и других кадровых мероприятиях. Отчёт нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, поэтому разрозненный учёт «на бумажке» здесь не работает: кадровые документы должны оформляться в программе своевременно.
Ниже разобран практический порядок работы: настройка обмена с СФР, оформление кадровых событий, формирование и отправка отчётности, исправление ошибок и контроль результата. Материал ориентирован на 1С:ЗУП 8 редакции 3, но логика применима и к другим конфигурациям с кадровым учётом.
Что нужно подготовить перед началом работы с ЭТК
До первого кадрового события проверьте, что в программе заполнены регистрационные данные организации: ИНН, КПП, ОГРН и регистрационный номер в СФР. Эти сведения попадают в отчётность, и ошибка в реквизитах приведёт к отказу в приёме файла.
Убедитесь, что у каждого сотрудника корректно заполнены ФИО, СНИЛС и дата рождения. СНИЛС — ключевой идентификатор в системе персонифицированного учёта: при расхождении с базой фонда сведения по конкретному человеку не будут приняты. Удобно провести сверку заранее, а не в день увольнения сотрудника.
Также проверьте актуальность релиза конфигурации. Форматы отчётности периодически обновляются, и устаревшая версия программы может формировать файл, который СФР не примет. Обновление лучше выполнять вне периода сдачи отчётности.
Настройка обмена с СФР в 1С
Обмен с фондом выполняется через сервис 1С-Отчётность либо через встроенный обмен с использованием квалифицированной электронной подписи. При использовании 1С-Отчётности достаточно действующей подписки и подключённого направления «СФР»: программа сама подписывает, шифрует и доставляет отчёты, а статусы отображаются в журнале обмена.
Если обмен настраивается без 1С-Отчётности, потребуется установить сертификат электронной подписи руководителя или уполномоченного лица, криптопровайдер и указать параметры соединения с фондом. Этот путь требует больше ручных действий и внимательности при смене сертификатов.
Формирование и отправка отчёта ЕФС-1
Отчёт создаётся в разделе отчётности по персонифицированному учёту. При создании ЕФС-1 с видом «Сведения о трудовой деятельности» программа автоматически подбирает неотправленные мероприятия за выбранный период. Проверьте список мероприятий: в него должны попасть все кадровые события с момента последней успешной отправки.
Перед отправкой выполните встроенную проверку файла — программа покажет ошибки формата и незаполненные поля. После отправки отслеживайте статус: «отправлено» ещё не означает «принято». Окончательный результат — положительный протокол контроля СФР.
Как проверить результат
Получен положительный протокол, статус «Принят»
Статус «Отказ» или отчёт долго висит без ответа
Все кадровые события периода присутствуют с верными датами
Событие отсутствует или дублируется
СНИЛС и ФИО совпадают с документами
Расхождения, предупреждения проверки файла
Исправление ошибок и подача корректирующих сведений
Если ошибка обнаружена до отправки, достаточно исправить кадровый документ и перезаполнить мероприятие. Если неверные сведения уже приняты фондом, подаётся корректирующий отчёт: мероприятие с признаком отмены, а затем при необходимости — новое мероприятие с правильными данными.
Типичная ситуация — отмена увольнения при восстановлении сотрудника или исправление даты приёма. В 1С для этого предусмотрены документы отмены кадровых событий, которые формируют отменяющие мероприятия. Не редактируйте «вручную» уже отправленные данные вне документов: это нарушит связь между учётом и отчётностью.
Особые ситуации и ограничения
Не все кадровые изменения отражаются в ЭТК. Отпуска, больничные, премии и изменения оклада в сведения о трудовой деятельности не включаются. Включаются приём, перевод, увольнение, переименование, а также сведения о запрете занимать должность и о досрочном присвоении звания в отдельных случаях.
При реорганизации или смене обособленного подразделения сведения передаются с указанием соответствующих мероприятий — заранее уточните в методических материалах фонда порядок отражения таких событий, потому что ошибки здесь затрагивают сразу многих сотрудников.
Удобно завести правило: кадровый документ проводится в день подписания приказа, а ЕФС-1 отправляется в тот же день, не дожидаясь крайнего срока. Это оставляет запас времени на исправление, если фонд вернёт отказ.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если кадровых событий не было?
Нет. Подраздел со сведениями о трудовой деятельности сдаётся только при наличии мероприятий: приёма, перевода, увольнения и других. «Нулевой» отчёт без событий не требуется, но другие разделы ЕФС-1 могут сдаваться по своим поводам и срокам.
Что делать, если СФР вернул отказ по отчёту?
Откройте протокол и прочитайте код ошибки. Чаще всего причина в некорректном СНИЛС, устаревшем формате файла или ошибке в реквизитах организации. Исправьте данные в кадровом документе или настройках, перезаполните отчёт и отправьте повторно — срок при этом считается от первоначального события, поэтому действовать нужно быстро.
Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии 8 есть базовый кадровый учёт и возможность формировать сведения о трудовой деятельности, поэтому для небольшой организации этого достаточно. При большом штате, сложных переводах и массовых кадровых операциях удобнее полноценная 1С:ЗУП.
Как отразить событие, которое забыли отправить вовремя?
Оформите документ фактической датой, сформируйте мероприятие и отправьте отчёт как можно скорее. Просрочка может повлечь ответственность, но неподача сведений хуже: сведения обязаны быть переданы в любом случае.
Нужно ли передавать сведения по совместителям?
Да, сведения о приёме и увольнении по внешнему совместительству передаются в общем порядке, если сотрудник не возражает против отражения этих сведений. По внутреннему совместительству оформляются отдельные кадровые события по соответствующему договору.
Где сотрудник может проверить свою электронную трудовую книжку?
Работник может запросить сведения о трудовой деятельности через портал Госуслуг, в клиентской службе СФР или у работодателя по заявлению. Если сотрудник обнаружил ошибку, работодатель обязан подать корректирующие сведения.
Что важно запомнить
ЭТК в 1С ведётся через кадровые документы и отчёт ЕФС-1, который сдаётся не позднее следующего рабочего дня после события. Ключ к спокойной работе — верные реквизиты организации и СНИЛС сотрудников, настроенный обмен с СФР, своевременное проведение документов и контроль протокола приёма.