Возврат излишне удержанного НДФЛ уволенному сотруднику в 1С

Излишне удержанный НДФЛ у уволенного сотрудника возникает чаще всего из-за поздно предоставленных вычетов, перерасчета отпускных, исправления ошибок в начислениях или смены налогового статуса. Работодатель как налоговый агент обязан вернуть такую сумму, даже если трудовой договор уже расторгнут. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат НДФЛ».

Ключевая особенность ситуации: зачесть излишне удержанный налог в счет будущих начислений уволенному сотруднику нельзя — доходов у него в организации больше не будет. Единственный законный вариант — вернуть деньги на счет работника по его письменному заявлению. Игнорировать переплату тоже нельзя: при обнаружении ошибки налоговый агент обязан ее исправить.

Порядок действий зависит от причины переплаты и от того, закрыт ли налоговый период. Ниже разобраны все основные сценарии: от обнаружения переплаты до отражения возврата в 6-НДФЛ и проверки результата.

Когда возникает излишне удержанный НДФЛ у уволенного

Самая частая причина — стандартные вычеты на детей, о которых сотрудник заявил после увольнения или которые бухгалтер не применил вовремя. Вычеты предоставляются с начала года, поэтому пересчет охватывает все месяцы работы, и НДФЛ уменьшается задним числом.

Вторая типичная ситуация — перерасчет отпуска при увольнении. Если сотрудник отгулял отпуск авансом и при увольнении с него удержали сумму за неотработанные дни, налогооблагаемая база уменьшается, а удержанный ранее налог оказывается излишним. Аналогично работает сторнирование премии или ошибочно начисленной компенсации.

Третья группа причин — смена налогового статуса. Если работник-иностранец получил патент или стал резидентом, НДФЛ пересчитывается по ставке 13% с начала года, и разница подлежит возврату либо зачету. Наконец, переплата может возникнуть из-за технической ошибки: неверно указанного кода дохода или двойного ввода начисления.

Подготовительный этап: анализ и заявление сотрудника

Прежде чем оформлять документы в программе, получите от бывшего работника письменное заявление о возврате налога с реквизитами банковского счета. Без заявления возврат оформлять нельзя — это прямое требование Налогового кодекса. Возврат производится только в безналичной форме на счет физического лица, наличная выплата из кассы не допускается.

Затем проверьте сумму переплаты. Откройте отчет «Налоги и взносы — Анализ НДФЛ» (в некоторых версиях — «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»), установите отбор по сотруднику и налоговому периоду. Излишне удержанная сумма отображается со знаком минус в колонке удержанного налога или в отдельной строке «Излишне удержано».

Убедитесь, что переплата — именно излишне удержанный налог, а не просто исчисленный, но не удержанный. Вернуть можно только ту сумму, которая фактически была удержана из доходов сотрудника. Если налог лишь исчислен, но не удержан (например, доход выплачен в натуральной форме), механизм возврата не применяется — такая ситуация решается иначе, через сообщение в ИФНС.

Пересчет налога: документ «Перерасчет НДФЛ»

Если причина переплаты — вычеты или смена статуса, а исходные начисления корректны, используйте документ «Налоги и взносы — Перерасчет НДФЛ». Создайте новый документ, выберите сотрудника, укажите налоговый период (год) и месяц, в котором выполняется пересчет.

На вкладке с вычетами укажите недостающие стандартные, социальные или имущественные вычеты и месяцы их применения. Программа автоматически пересчитает налог помесячно и покажет разницу. Если пересчет делается из-за статуса нерезидента, сначала исправьте статус в карточке сотрудника с указанием даты изменения, затем в документе перерасчета отметьте периоды для пересчета по ставке резидента.

Если переплата возникла из-за ошибки в самом начислении, перерасчет НДФЛ делать не нужно — исправьте или сторнируйте исходный документ начисления. Программа автоматически пересчитает налог и уменьшит удержанную сумму. После этого в учете сформируется отрицательная сумма удержанного НДФЛ, которую и нужно вернуть.

1. 1
   Получите заявление сотрудника с реквизитами счета
2. 2
   Сформируйте «Анализ НДФЛ» и зафиксируйте сумму переплаты
3. 3
   Создайте документ «Перерасчет НДФЛ» или исправьте исходное начисление
4. 4
   Проверьте, что в отчете появилась отрицательная сумма удержанного налога
5. 5
   Оформите документ «Возврат НДФЛ» и выплатите деньги ведомостью

Оформление документа «Возврат НДФЛ» и выплата

Документ находится в разделе «Налоги и взносы — Возврат НДФЛ» (в некоторых релизах — «Зарплата — Возвраты НДФЛ»). Создайте новый документ, выберите сотрудника — программа подставит сумму излишне удержанного налога автоматически по данным учета. Проверьте, что сумма совпадает с результатом анализа.

В поле «Месяц» укажите месяц, в котором отражается возврат — обычно это текущий месяц, когда получено заявление. Дата документа определяет период отражения возврата в отчетности 6-НДФЛ, поэтому не ставьте ее задним числом без необходимости.

После проведения документа выплатите деньги. Создайте ведомость «В банк» (раздел «Выплаты — Ведомости в банк»), в поле «Выплачивать» выберите «Возврат НДФЛ» — программа подберет сотрудника и сумму автоматически. Проведите ведомость и зарегистрируйте выплату. Если ведомость создать вручную без указания вида выплаты, возврат в учете не закроется.

Важно понимать источник средств: возврат выполняется за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет по другим сотрудникам. Если этих сумм недостаточно, налоговый агент вправе обратиться в ИФНС за возмещением. В программе эта ситуация отдельными документами не оформляется — вопрос решается на уровне взаиморасчетов с бюджетом.

Отражение возврата в отчетности 6-НДФЛ

Возврат налога уволенному сотруднику отражается в расчете 6-НДФЛ. В разделе 1 сумма возврата попадает в соответствующие строки возвращенного налога с указанием даты возврата. В разделе 2 возвращенная сумма включается в показатель возвращенного налога за отчетный период.

Если пересчет затронул прошлые периоды, потребуется уточненный расчет 6-НДФЛ за те кварталы, в которых налог был исчислен и удержан с ошибкой. Сформируйте корректировочный расчет с номером корректировки и уменьшенными суммами исчисленного и удержанного налога. Программа заполнит уточненку автоматически, если перерасчет проведен документами, а не ручными правками.

Также проверьте справку о доходах бывшего сотрудника (приложение к годовому 6-НДФЛ). После возврата в ней не должно остаться излишне удержанной суммы: показатели исчисленного, удержанного и перечисленного налога должны сойтись. Если сотрудник запросит справку о доходах, выдайте ее уже с учетом исправлений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Анализ НДФЛ» после выплаты

Норма

Излишне удержанная сумма обнулена, остатка по сотруднику нет

Тревожный признак

Остался минус — выплата не зарегистрирована ведомостью

Ведомость на выплату

Норма

Вид выплаты «Возврат НДФЛ», сумма совпадает с документом возврата

Тревожный признак

Ведомость создана как обычная выплата зарплаты

6-НДФЛ за период возврата

Норма

Возврат отражен в строках возвращенного налога

Тревожный признак

Сумма возврата не попала в расчет или дублируется

Особые сценарии и ограничения

Сотрудник уволен в прошлом году

Если переплата обнаружена после закрытия налогового периода, порядок тот же: перерасчет, возврат по заявлению, уточненные расчеты за прошлые периоды. Ограничение одно — вернуть можно налог, удержанный не более чем за три года, предшествующих обращению, поскольку действуют общие сроки для возврата переплаты.

Уволенный получил статус резидента

Пересчет по ставке резидента выполняется за весь год. Сначала измените статус в карточке сотрудника (раздел «Налог на доходы»), затем документом «Перерасчет НДФЛ» пересчитайте налог с начала года. Образовавшуюся разницу верните стандартным документом возврата.

Нет сумм НДФЛ для зачета

Если организация мала и текущих удержаний по другим сотрудникам не хватает для возврата, подайте в ИФНС заявление о возврате излишне перечисленного налога. В 1С этот процесс не автоматизирован — ведите его через регламентированную отчетность и переписку с инспекцией.

Частые вопросы

Можно ли вернуть НДФЛ уволенному без его заявления?

Нет. Возврат излишне удержанного налога производится только на основании письменного заявления физического лица с указанием банковского счета. Если сотрудник не обращался, но переплата обнаружена, направьте ему уведомление и запросите заявление.

Можно ли выплатить возврат наличными через кассу?

Нет, возврат НДФЛ выполняется исключительно в безналичном порядке на банковский счет работника. Наличная выплата является нарушением порядка возврата налога.

Что делать, если сотрудник уволен давно и не выходит на связь?

Направьте письменное уведомление по последнему известному адресу с просьбой предоставить заявление и реквизиты. До получения заявления возврат не оформляется, но исправить учет (перерасчет и уточненную отчетность) нужно в любом случае.

Нужно ли подавать уточненный 6-НДФЛ за прошлый год?

Да, если пересчет изменил суммы исчисленного или удержанного налога в прошлых отчетных периодах. Подайте корректирующие расчеты за все затронутые периоды, иначе данные агента не сойдутся с карточкой расчетов в ИФНС.

Как быть, если текущего НДФЛ по другим сотрудникам не хватает для возврата?

Обратитесь в налоговую инспекцию с заявлением о возврате излишне перечисленной суммы налога. После подтверждения ИФНС вернет деньги на расчетный счет организации, и вы перечислите их бывшему сотруднику.

В какой срок нужно вернуть налог?

Закон отводит три месяца со дня получения заявления работника. За нарушение срока начисляются проценты на сумму невозвращенного вовремя налога, поэтому контролируйте дату выплаты.