Как в 1С узнать среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из базовых показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в ФНС и Росстат, для подтверждения права на льготы, спецрежимы и для внутренней аналитики. В типовых конфигурациях 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приёмов, увольнений, переводов и графиков работы.

Ключевой момент: программа считает ССЧ только по тем сотрудникам, у которых корректно оформлены кадровые события. Если приём или увольнение проведены «задним числом» с ошибкой, или сотрудник оформлен не в том подразделении, результат отчёта будет искажён. Поэтому важно не только знать, где находится нужный отчёт, но и уметь проверить его расчёт.

Ниже разобраны конкретные пути к отчёту в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии 8.3, настройка периода, ручная проверка расчёта, типичные ошибки и способы выгрузки данных.

Что такое среднесписочная численность и где она хранится в 1С

Среднесписочная численность — это среднее число работников за период (месяц, квартал, год), рассчитанное по списочному составу с учётом отработанных дней. В списочный состав включаются сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, включая временных и работающих неполный день; отдельные категории (внешние совместители, работники по договорам ГПХ, женщины в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком) по общим правилам в ССЧ не включаются либо учитываются особым образом.

В 1С данные для расчёта берутся из регистров кадрового учёта: приём на работу, кадровый перевод, увольнение, а также из графиков работы сотрудников. Сам показатель не хранится как отдельное число — он вычисляется отчётом «на лету» при каждом формировании, поэтому любые исправления в кадровых документах сразу меняют результат.

Как найти отчёт в 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» отчёт доступен всем пользователям с правами кадровика или расчётчика. Путь: раздел Кадры → Кадровые отчёты → Среднесписочная численность сотрудников. Если отчёта нет в списке, проверьте права доступа или откройте его через «Все отчёты» (меню в правом верхнем углу списка отчётов).

Порядок формирования простой:

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Среднесписочная численность сотрудников
2. 2
   Укажите период: месяц, квартал или год — от этого зависит метод усреднения
3. 3
   При необходимости установите отбор по организации или подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
5. 5
   Разверните строки с расшифровкой до сотрудников, чтобы увидеть, кто вошёл в расчёт

Отчёт показывает ССЧ в разрезе месяцев и итог за весь период. В стандартной настройке видны колонки со списочной численностью и среднесписочной, а также расшифровка по сотрудникам с указанием дней, в которые они учитывались. Это удобно для сверки: можно сразу увидеть, из-за кого показатель отличается от ожидаемого.

Как посмотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровые отчёты скромнее, но ССЧ посмотреть можно. Основные варианты: раздел Зарплата и кадры → Кадровые отчёты (в релизах, где ведётся полноценный кадровый учёт) либо формирование регламентированного отчёта «Сведения о среднесписочной численности» через Отчёты → 1С-Отчётность — при заполнении формы показатель подтягивается автоматически.

Второй практический способ — отчёт «Списочная численность» или «Штатная расстановка» с последующим ручным усреднением, если в вашей редакции нет готового отчёта по ССЧ. Но это крайний вариант: ручной расчёт повышает риск арифметической ошибки, особенно при частичной занятости.

Где смотреть ССЧ

1С:ЗУП 8.3

Готовый отчёт «Среднесписочная численность сотрудников» с расшифровкой до сотрудника. Оптимальный вариант для точной проверки.

1С:Бухгалтерия 8.3

Кадровые отчёты или автозаполнение сведений в 1С-Отчётности. Расшифровка ограничена, для детальной сверки может не хватить данных.

Ручной расчёт по списку сотрудников

Подходит только для маленькой компании без неполной занятости. Высокий риск ошибки в выходных, отпусках и неполных ставках.

Настройка периода, отборов и расшифровки

Период отчёта определяет метод расчёта. Если нужен показатель за год, а вы сформировали отчёт за один месяц, результат будет отличаться — годовая ССЧ считается как среднее арифметическое месячных значений, а не как среднее по дням всего года. Это частая причина расхождений со сведениями, поданными в налоговую.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант») можно добавить отбор по организации — это обязательно, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Иначе ССЧ посчитается суммарно по всем организациям, и сведения по каждой из них окажутся неверными.

Полезные настройки для анализа:

• группировка по подразделениям — чтобы увидеть ССЧ по отделам;
• расшифровка до сотрудника — для поиска «лишних» или пропавших людей;
• вывод данных по видам занятости — отделить основных работников от совместителей.

Проверка расчёта и типичные ошибки

Автоматический расчёт не гарантирует правильность — отчёт лишь отражает состояние кадровых данных. Перед сдачей сведений сверьте результат с фактическим составом: количество действующих трудовых договоров на конец периода должно быть логично связано со среднесписочным значением. Если ССЧ заметно выше или ниже фактической численности, ищите ошибку в документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма по сотрудникам в расшифровке

Норма

Сходится с итоговой строкой ССЧ за период

Тревожный признак

Итог не равен сумме расшифровки — возможна ошибка в настройках отчёта

Список сотрудников в расчёте

Норма

Нет уволенных до начала периода и дублей одного человека

Тревожный признак

Есть уволенные ранее или сотрудник посчитан дважды

Сравнение с прошлым периодом

Норма

Отклонение объясняется реальными приёмами и увольнениями

Тревожный признак

Резкий скачок без кадровых изменений — ищите непроведённые или испорченные документы

Выгрузка и использование показателя

Сформированный отчёт сохраняется в Excel или PDF через стандартную кнопку «Сохранить» в табличном документе. Для сдачи сведений в ФНС удобнее использовать 1С-Отчётность: форма сведений о среднесписочной численности заполняется автоматически из тех же данных, и вам остаётся только проверить значение перед отправкой.

Если показатель нужен регулярно (например, ежемесячно для управленческой отчётности), сохраните настройки отчёта как отдельный вариант через «Ещё → Сохранить вариант отчёта». Тогда в следующий раз достаточно будет изменить период, не настраивая отборы заново.

Частые вопросы

Почему ССЧ в отчёте дробная, хотя людей посчитать можно по головам?

Это нормально: показатель усредняется по дням периода, а сотрудники на неполной ставке учитываются пропорционально отработанному времени. Например, человек, принятый в середине месяца, даст в месячную ССЧ примерно половину единицы. В сведениях для ФНС итоговое значение округляется до целых по правилам арифметики.

Включаются ли в расчёт внешние совместители и работники по договорам ГПХ?

По общим правилам — нет: внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам в среднесписочную численность не включаются. В 1С это контролируется видом занятости и видом договора в карточке сотрудника. Если такой человек попал в расчёт, проверьте, как он оформлен в базе.

Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что проверить?

Сначала убедитесь, что выбран правильный период и установлен отбор по нужной организации. Затем проверьте, проведены ли документы приёма на работу и не помечены ли они на удаление. Также убедитесь, что у сотрудников заполнен график работы — без него расчёт может не выполняться.

Можно ли посмотреть ССЧ по подразделению?

Да, в 1С:ЗУП в настройках отчёта добавьте группировку или отбор по подразделению. Учтите, что сотрудник, переведённый между подразделениями внутри месяца, будет учитываться в разных подразделениях в соответствующие дни, поэтому сумма по подразделениям может не совпадать с простым распределением списочного состава.

Данные в 1С-Отчётности не совпадают с кадровым отчётом. Где искать причину?

Чаще всего причина в разных периодах формирования, отсутствии отбора по организации или в кадровых документах, проведённых после отправки сведений. Также сверьте, из какой базы заполняется отчётность — при учёте в нескольких программах данные могут дублироваться или теряться.