Другое · 10 мин
Как в 1С узнать фонд оплаты труда
Как узнать фонд оплаты труда в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: нужные отчёты, настройка планового ФОТ, проверка данных и типичные ошибки расчёта.
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это совокупность всех начислений сотрудникам за период: оклады, премии, надбавки, отпускные, компенсации. В программах 1С эту величину можно получить двумя способами: через готовые отчёты по начислениям (фактический ФОТ) или через механизм планового ФОТ, который рассчитывается из штатного расписания и назначенных сотрудникам начислений.
Выбор инструмента зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) доступны оба варианта и есть специализированные отчёты. В 1С:Бухгалтерии фонд оплаты труда обычно оценивают по оборотам счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» или по отчётам раздела «Зарплата и кадры».
Важно различать фактический и плановый ФОТ. Фактический складывается из проведённых документов начисления зарплаты, премий, отпускных и больничных. Плановый считается от окладов и постоянных надбавок по штатному расписанию и используется для бюджетирования. Смешивание этих величин — самая частая причина расхождений при сверке.
Что входит в фонд оплаты труда и какой ФОТ вам нужен
Прежде чем формировать отчёт, определите, какая величина требуется. ФОТ в широком смысле включает все начисления в пользу сотрудников: тарифную часть, стимулирующие и компенсационные выплаты, отпускные, премии, районные коэффициенты. В узком смысле под ФОТ иногда понимают только постоянную часть — оклады и надбавки по штатному расписанию.
Для бюджета и планирования нужен плановый ФОТ — он считается от штатных единиц и назначенных начислений, без учёта фактических отработанных дней и разовых премий. Для анализа расходов и сверки с бухгалтерией нужен фактический ФОТ — сумма всех проведённых начислений за выбранный период.
Отдельный вопрос — включать ли в ФОТ страховые взносы. Формально взносы не входят в фонд оплаты труда, это расходы работодателя сверх него. Но для оценки полной нагрузки на фонд часто считают «ФОТ с начислениями», и в 1С такие данные тоже доступны через отчёты по взносам.
Как посмотреть фактический ФОТ в 1С:ЗУП через отчёты
Основной инструмент — отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» и найдите его в списке. Укажите период и при необходимости отбор по организации или подразделению. Итоговая строка «Начислено» по колонке всех видов расчёта и есть фактический ФОТ за период.
Для детализации по сотрудникам удобен отчёт «Расчётный листок» или «Анализ начислений и удержаний». Если нужна аналитика по подразделениям, используйте «Анализ ФОТ по сотрудникам» или свод с группировкой по подразделениям — в настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно изменить структуру группировок.
Учтите, что отчёты строятся по проведённым документам. Если начисление зарплаты за последний месяц периода ещё не проведено, ФОТ будет занижен. Перед формированием отчёта убедитесь, что все документы «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Отпуск», «Больничный лист» за период проведены.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»
- 2Выберите «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
- 3Установите период и отбор по организации или подразделению
- 4Сформируйте отчёт и найдите итоговую сумму в строке «Начислено»
- 5Проверьте, что все документы начисления за период проведены
Как узнать плановый ФОТ по штатному расписанию
Плановый ФОТ в 1С:ЗУП доступен, если в настройках включён учёт по штатному расписанию. Проверьте: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Должен быть установлен флаг ведения штатного расписания, а для точного расчёта — заполнены начисления по позициям.
Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Анализ штатного расписания». В табличной части по каждой позиции выводится ФОТ — сумма начислений с учётом количества ставок и надбавок. Итог по колонке даёт плановый месячный фонд оплаты труда по организации.
Если в колонке ФОТ стоят нули или прочерки, причина обычно в том, что у позиций штатного расписания не указаны начисления или размер оклада. Откройте позицию, заполните вкладку «Оплата труда» и пересчитайте отчёт. Также проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включено использование тарифных ставок.
Как оценить ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет отдельного отчёта «Фонд оплаты труда», но фактический ФОТ легко получить через оборотно-сальдовую ведомость. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и нужный период. Кредитовый оборот по счёту 70 за период — это сумма начисленной оплаты труда.
Для детализации по сотрудникам включите субконто «Сотрудники» в настройках показателей отчёта. Если нужен разрез по видам начислений, используйте «Анализ счёта» по счёту 70 с группировкой по корреспондирующим счетам и документам.
Учтите ограничение метода: по счёту 70 могут проходить и выплаты, не относящиеся к ФОТ, — например, подотчётные суммы или материальная помощь, если она проведена через 70 счёт. Для точного результата сверьте состав оборотов с расчётными ведомостями.
Сравнение способов
Точный фактический ФОТ с детализацией по видам начислений. Подходит для расчётчиков и кадровиков, требует проведённых документов.
Плановый ФОТ для бюджетирования. Не отражает реальные выплаты, зависит от полноты заполнения позиций.
Быстрый способ для бухгалтера без ЗУП. Может включать выплаты вне ФОТ, нет разбивки по видам начислений.
Проверка результата и сверка данных
После получения цифры полезно выполнить контрольную сверку. Сумма начислений из «Полного свода» за месяц должна совпадать с кредитовым оборотом счёта 70 в бухгалтерской программе за тот же период при корректной синхронизации. Расхождение обычно означает непроведённые документы, разницу в датах отражения или ручные операции по счёту 70.
Проверьте аномалии: резкий рост ФОТ в отдельном месяце часто объясняется годовой премией или выплатой отпускных, а падение — массовыми отпусками за свой счёт или незаполненными документами. Сравнение с плановым ФОТ из штатного расписания помогает выявить неучтённые вакансии или сверхурочные.
Как проверить результат
Суммы равны или расходятся на известные ручные операции
Большое расхождение без объяснимой причины — ищите непроведённые документы
Отклонение в пределах 10–20% из-за отпусков и премий
Факт сильно выше плана — возможны неучтённые доплаты или ошибки в штатном расписании
Плавные изменения, объяснимые премиями и кадровыми движениями
Резкие скачки без документального подтверждения
Типичные ошибки при определении ФОТ в 1С
Самая распространённая ошибка — формирование отчёта до проведения всех документов периода. Незаполненное начисление зарплаты или непроведённая премия занижают ФОТ, и цифра уходит в отчётность с ошибкой. Всегда проверяйте журнал документов начисления за период.
Вторая ошибка — неверный период отбора. Начисления в 1С учитываются по месяцу начисления, а не по дате выплаты. Отпускные, начисленные в одном месяце за другой, попадут в ФОТ месяца начисления. Если сравнивать с выплатами из банка, периоды не совпадут.
Третья группа ошибок связана с настройками: незаполненные начисления в позициях штатного расписания обнуляют плановый ФОТ, а отключённый учёт по штатному расписанию делает отчёт недоступным. Также проверьте, что в отборе отчёта выбрана нужная организация — в многофирменной базе легко получить ФОТ только по одной из компаний.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С:ЗУП посмотреть ФОТ по конкретному подразделению?
В отчёте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» откройте «Настройки» и добавьте отбор по подразделению либо измените группировку строк на «Подразделения». Отчёт покажет начисления в разрезе подразделений с итогами по каждому.
Почему плановый ФОТ в штатном расписании равен нулю?
Чаще всего у позиций не заполнена вкладка «Оплата труда» — не указан оклад или тарифная ставка. Реже причина в отключённом учёте по штатному расписанию или в том, что начисления заданы, но не указан их размер. Заполните оплату труда в позициях и сформируйте отчёт заново.
Входят ли отпускные и больничные в фонд оплаты труда?
Отпускные входят в ФОТ, так как являются оплатой труда за время отдыха. Оплата больничного за счёт работодателя обычно включается, а пособие за счёт ФСС в состав ФОТ не относится — в отчётах 1С эти суммы можно разделить по видам начислений.
Как посмотреть ФОТ с учётом страховых взносов?
Сформируйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — в нём отдельной колонкой выводятся начисленные взносы. Сложите итог по начислениям и итог по взносам, чтобы получить полную нагрузку на фонд оплаты труда.
Можно ли выгрузить ФОТ в Excel?
Да, любой табличный отчёт 1С сохраняется через меню «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения в формате Excel или табличного документа. Для регулярной выгрузки удобно сохранить настройки отчёта как вариант, чтобы не настраивать отборы заново.
Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы?
В практике термины часто используют как синонимы. Строго говоря, фонд заработной платы — часть ФОТ без социальных выплат и компенсаций. В 1С разделения нет: отчёты показывают все начисления, а нужный состав вы формируете отбором по видам расчёта.
Что важно запомнить
Фактический ФОТ смотрите в «Полном своде начислений» в ЗУП или по оборотам счёта 70 в Бухгалтерии, плановый — в отчёте по штатному расписанию. Перед формированием проверьте проведение документов и заполненность начислений. Сверяйте результат с бухгалтерскими данными и не смешивайте плановые и фактические величины.