Как в 1С узнать численность сотрудников

Численность сотрудников в 1С определяется через штатные отчёты: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты», а в 1С:Бухгалтерии — раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые отчёты» либо отчёт по среднесписочной численности. Конкретный способ зависит от того, какая численность нужна: списочная на дату, среднесписочная за период или штатная расстановка по подразделениям.

Важно различать три показателя, которые часто путают. Списочная численность — количество работников, с которыми действует трудовой договор на конкретную дату. Среднесписочная — расчётный показатель за период, который сдают в статистику и используют для налоговых льгот. Штатная численность — количество позиций по штатному расписанию, включая вакантные. В 1С для каждого показателя есть свой отчёт.

Достоверность цифры напрямую зависит от того, насколько полно и своевременно в базе отражены приёмы, переводы и увольнения. Если кадровые документы проводятся с опозданием, любой отчёт покажет искажённые данные независимо от настроек.

Какие показатели численности есть в 1С и какой вам нужен

Перед тем как формировать отчёт, определите, какой именно показатель требуется. Для внутреннего учёта и планирования обычно нужна списочная численность на текущую дату. Для отчётности в Росстат, ФНС и для подтверждения права на льготы (например, по УСН или страховым взносам) требуется среднесписочная численность за месяц, квартал или год.

Если задача — проверить укомплектованность штата, нужен отчёт по штатному расписанию: он покажет занятые и вакантные позиции. Это третий, самостоятельный показатель, и его нельзя подменять списочной численностью: вакансии в списочный состав не входят.

Численность в 1С:ЗУП — основной сценарий

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом кадровые отчёты сосредоточены в одном месте. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» (в некоторых релизах — «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты»). Здесь доступны «Списочный состав», «Среднесписочная численность», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» и другие формы.

Для списочной численности выберите отчёт «Списочный состав», укажите организацию и дату, нажмите «Сформировать». В таблице будет перечень сотрудников и итоговая строка с количеством. Если нужна только цифра без списка, удобнее отчёт «Среднесписочная численность» — в нём есть и сводные данные по численности на дату.

Для среднесписочной численности задайте период (месяц, квартал, год) и сформируйте отчёт. Программа сама применяет правила расчёта: работники, принятые или уволенные внутри периода, учитываются пропорционально дням, внешние совместители и работники по договорам ГПХ исключаются из среднесписочной по общим правилам статистики.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите «Списочный состав» (на дату) или «Среднесписочная численность» (за период).
3. 3
   Укажите организацию и дату либо период отчёта.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество.
5. 5
   При расхождении с ожиданиями расшифруйте цифру двойным щелчком или сверьтесь с журналом кадровых документов.

Численность в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии набор кадровых отчётов уже, чем в ЗУП, но базовые показатели доступны. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты». Обычно здесь присутствуют «Список сотрудников» и «Среднесписочная численность». Отчёт «Список сотрудников» показывает работающих на выбранную дату, «Среднесписочная численность» — расчётный показатель за период.

Если в меню нет кадровых отчётов, проверьте настройки функциональности: раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты и кадров» — учёт зарплаты и кадров должен быть включён и вестись в этой программе, а не во внешней. При ведении кадров во внешней программе (например, в ЗУП) численность нужно смотреть там.

Численность по подразделениям и штатному расписанию

Когда нужна разбивка — сколько человек работает в каждом подразделении или на каждой должности, — используйте отчёт «Штатная расстановка» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает позиции штатного расписания, занятые ставки, вакансии и работающих сотрудников по каждой строке.

Учтите: «Штатная расстановка» осмысленна только если в программе ведётся штатное расписание (включается в настройках кадрового учёта). Без штатного расписания группировку по подразделениям даст отчёт «Списочный состав» — в нём можно включить группировку по подразделениям через кнопку «Настройки».

Для нестандартной выборки (например, только внешние совместители или только работники на испытательном сроке) откройте настройки отчёта и добавьте отбор по нужному полю. Вариант отчёта можно сохранить, чтобы не настраивать заново.

Какой отчёт выбрать

Списочный состав

Нужна численность и перечень работающих на конкретную дату. Не даёт средних показателей за период.

Среднесписочная численность

Нужен показатель за месяц, квартал или год для статистики, ФНС и льгот. Не заменяет список конкретных людей.

Штатная расстановка

Нужна укомплектованность штата и вакансии. Требует ведения штатного расписания в программе.

Как проверить, что цифра верна

Самая частая причина неверной численности — непроведённые или запоздалые кадровые документы. Откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения» (в ЗУП — раздел «Кадры») и убедитесь, что все приказы за интересующий период проведены. Документ, помеченный на удаление или сохранённый без проведения, в отчёт не попадает.

Вторая причина расхождений — дата формирования. Отчёт «на дату» и отчёт «за период» дают разные цифры, и это нормально. Также проверьте отбор по организации: в многофирменной базе без отбора отчёт суммирует все организации, а с лишним отбором — теряет часть данных.

Для контроля сверьте итог отчёта с количеством действующих трудовых договоров: в списке «Сотрудники» установите отбор «Работающие» (без уволенных). Расхождение в 1–2 человека обычно объясняется совместителями или сотрудниками в отпуске по уходу за ребёнком, которые по-разному учитываются в разных отчётах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог отчёта и список сотрудников

Норма

Количество строк расшифровки совпадает с итоговой цифрой

Тревожный признак

Итог не сходится с перечнем — проверьте отборы и период

Кадровые документы за период

Норма

Все приёмы и увольнения проведены, нет документов с пометкой удаления

Тревожный признак

Есть непроведённые приказы — отчёт занижает или завышает численность

Отбор по организации

Норма

Выбрана нужная организация или осознанно снят отбор

Тревожный признак

Отчёт охватывает не те организации, цифра искажена

Типичные ошибки и ограничения

Не путайте среднесписочную численность со списочной: для отчёта в Росстат или подтверждения льготы нужна именно среднесписочная, и подмена показателя приведёт к ошибкам в отчётности. Алгоритм расчёта в 1С соответствует общим правилам статистики, но при нестандартных ситуациях (работники на неполной ставке по инициативе работодателя, длительные прогулы) результат стоит проверить вручную.

Помните про права доступа: если у пользователя нет прав на кадровые документы или часть организаций, отчёт сформируется неполным без явного предупреждения. Также в архивных копиях базы данные устаревают — формируйте отчёт только в рабочей базе.

Частые вопросы

Где в 1С посмотреть среднесписочную численность для отчёта в ФНС или Росстат?

В 1С:ЗУП — «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность», задайте нужный период. В 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» → одноимённый отчёт. Для сведений о среднесписочной в ФНС показатель обычно берётся за год.

Почему отчёт показывает больше людей, чем реально работает?

Чаще всего не проведены приказы об увольнении или увольнение оформлено будущей датой. Также в списочный состав могут входить сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком — формально трудовой договор действует. Проверьте журнал кадровых документов и настройки отчёта.

Учитываются ли внешние совместители в среднесписочной численности?

По общим правилам статистики внешние совместители в среднесписочную численность не включаются, и 1С учитывает это при расчёте. В списочном составе они могут отображаться отдельно — смотрите вариант и настройки конкретного отчёта.

Как узнать численность по конкретному подразделению?

Сформируйте «Списочный состав» или «Штатную расстановку» и в настройках отчёта добавьте отбор по подразделению либо включите группировку по подразделениям. Вариант настройки можно сохранить для повторного использования.

Нет пункта «Кадровые отчёты» в меню — что делать?

Проверьте, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и кадров и что он ведётся в этой программе, а не во внешней. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на кадровый учёт — при ограниченных правах пункты меню скрываются.