Как уволить сотрудника по собственному желанию в 1С

Увольнение по собственному желанию — самая частая кадровая операция, и в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) она оформляется одним документом «Увольнение». Документ одновременно формирует приказ, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, начисляет зарплату за отработанные дни и удерживает НДФЛ с взносами. Ошибка в дате или в остатке отпуска приводит к неверным суммам и проблемам при проверке, поэтому важно понимать, что именно программа делает на каждом шаге.

Ниже описан порядок работы в типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3. В конфигурациях «1С:Бухгалтерия» и «1С:КАМИН» интерфейс отличается, но логика та же: кадровый приказ, расчёт при увольнении, выплата и отчётность. Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика и расчётчика, а заявление сотрудника уже получено — программа не проверяет наличие заявления, это зона ответственности кадровой службы.

Подготовка: что проверить до создания документа

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что на сотрудника заведены все актуальные данные: приём на работу, текущие начисления, отсутствие непроведённых отсутствий за месяц увольнения. Если сотрудник болел или был в отпуске в месяце увольнения, эти документы должны быть введены заранее — иначе расчёт среднего заработка и дней отпуска будет неверным.

Проверьте остаток отпуска: откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника или отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры». Если сотрудник использовал отпуск авансом, при увольнении возникнет удержание за неотработанные дни отпуска — программа рассчитает его автоматически, но сумму стоит проконтролировать.

Также уточните дату увольнения. По ТК РФ днём увольнения является последний день работы, и именно в этот день нужно выдать расчёт и документы. Если сотрудник написал заявление с отработкой две недели, дата увольнения указывается фактическая, а не дата подачи заявления.

Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Увольнения» и нажмите «Создать». Если сотрудник работает на одной должности без совместительства, достаточно одиночного документа; для массового увольнения есть документ «Увольнение списком».

Заполните поля документа:

• Организация — подставляется по умолчанию, проверьте при работе с несколькими юрлицами;
• Сотрудник — выберите из справочника; программа подтянет подразделение, должность и график работы;
• Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника;
• Основание увольнения — выберите «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» (расторжение договора по инициативе работника). Формулировка автоматически попадёт в приказ и трудовую книжку как «уволен по собственному желанию»;
• Основание (документ) — реквизиты заявления сотрудника: дата и номер, если он пронумерован.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и средний заработок. Не проводите документ сразу — сначала проверьте расчётные закладки.

1. 1
   Проверьте остатки отпусков и непроведённые отсутствия сотрудника
2. 2
   Создайте документ «Кадры» → «Увольнения» → «Создать»
3. 3
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
4. 4
   Проверьте расчёт компенсации и начислений на закладках документа
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
6. 6
   Оформите выплату через ведомость в день увольнения
7. 7
   Сформируйте ЭТК/СЗВ-ТД (ЕФС-1 подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня

Проверка расчёта: компенсация отпуска и начисления

На закладке «Компенсация отпуска» указано количество дней компенсации и среднедневной заработок. Количество дней программа определяет из остатков отпусков на дату увольнения. Если цифра вызывает сомнение, сверьте её со справкой «Остатки отпусков» — расхождение обычно означает, что какой-то отпуск прошлого периода не был введён в программу.

На закладке «Начисления и удержания» отображаются: зарплата за отработанные дни месяца, компенсация отпуска, удержания (НДФЛ, алименты по исполнительным листам, удержание за отпуск, использованный авансом) и страховые взносы. Суммы можно детализировать, нажав на ссылку с суммой — откроется расшифровка расчёта.

Обратите внимание на поле «Выплата»: по умолчанию стоит «В межрасчётный период», что корректно — расчёт при увольнении выплачивается в день увольнения, а не в день зарплаты. Также проверьте поле «Дата выплаты»: от неё зависит срок перечисления НДФЛ и даты в отчёте 6-НДФЛ.

Печать приказа и кадровые документы

Из проведённого документа по кнопке «Печать» доступен приказ о прекращении трудового договора по унифицированной форме Т-8 или по форме, принятой в организации. Приказ подписывается руководителем, сотрудник знакомится с ним под подпись.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку (если она ведётся на бумаге) или в сведения о трудовой деятельности. Формулировка должна точно соответствовать основанию: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В день увольнения сотруднику выдаются справки: о заработке для расчёта пособий (форма 182н), разделы сведений персонифицированного учёта, выписка из ЕФС-1 (подраздел 1.1). Большинство этих форм печатаются из карточки сотрудника или из раздела «Отчетность, справки».

Выплата расчёта и НДФЛ

После проведения документа «Увольнение» создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу», «через раздатчика»). При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подберёт уволенного сотрудника с суммой расчёта, если дата ведомости совпадает с датой выплаты в документе увольнения.

НДФЛ с расчёта при увольнении удерживается при выплате. Срок перечисления налога — не позднее дня, следующего за днём выплаты дохода. Эти даты автоматически попадут в отчёт 6-НДФЛ, поэтому важно, чтобы фактическая дата выплаты в ведомости совпадала с реальной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Увольнение» проведён

Норма

Статус «Проведён», суммы заполнены, сотрудник в списке работающих не отображается после даты увольнения

Тревожный признак

Документ в черновиках или суммы компенсации равны нулю без причины

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате совпадает с суммой «На руки» в документе увольнения

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в ведомость — проверьте дату выплаты и способ выплаты в карточке

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Доход и НДФЛ уволенного отражены с корректной датой фактического получения дохода

Тревожный признак

Выплата не попала в отчёт — проверьте, проведена ли ведомость

Особые сценарии

Увольнение совместителя или сотрудника с несколькими местами работы

Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, увольнение с основного места и с совместительства оформляется отдельными документами «Увольнение» по каждому месту работы. Компенсация отпуска рассчитывается отдельно по каждому, так как остатки отпусков учитываются раздельно.

Увольнение в отпуске или на больничном

Сотрудник вправе уволиться по собственному желанию во время отпуска или болезни. В этом случае дата увольнения может приходиться на период отсутствия — программа это допускает. Отпускные, выплаченные за дни после даты увольнения, пересчитываются: программа скорректирует начисления, если документы введены в правильной последовательности. При сомнениях перепроведите отпуск или больничный перед вводом увольнения.

Отзыв заявления

Если сотрудник отозвал заявление до дня увольнения, документ «Увольнение» нужно отменить: пометьте его на удаление или воспользуйтесь механизмом отмены кадрового приказа. Если документ уже участвовал в выплате, сначала отмените ведомость. В журнале останется помеченный документ — это нормально, удалять его физически не требуется.

Отчётность после увольнения

Сведения об увольнении подаются в СФР в составе ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчетность, справки» → «1С-Отчётность» и заполняется автоматически по проведённому документу «Увольнение».

Дополнительно уволенный сотрудник попадёт в очередные формы: 6-НДФЛ (в периоде выплаты), РСВ (в периоде начисления взносов), персонифицированные сведения о физлицах. Убедитесь, что все начисления и выплаты по сотруднику закрыты до формирования квартальной отчётности — «висящие» непроведённые ведомости дают расхождения между формами.

Частые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом, если приказ не ввели вовремя?

Технически документ можно создать любой датой, но это изменит расчёты прошлых периодов и потребует корректировки отчётности. Правильнее ввести документ фактической датой увольнения, пересчитать затронутые начисления и при необходимости сдать уточнённые формы. Менять дату на более позднюю, чтобы «не трогать» закрытый период, нельзя — это искажает кадровый учёт.

Почему программа не рассчитала компенсацию отпуска?

Чаще всего причина в том, что на дату увольнения остаток отпуска равен нулю или отрицателен (отпуск использован авансом). Проверьте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Если остаток там есть, а компенсации нет — убедитесь, что в документе корректно указана дата увольнения и сотрудник не был уже уволен другим документом.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

Нет. Документ «Увольнение» сам начисляет оплату за отработанные дни месяца. Если затем создать общий документ «Начисление зарплаты и взносов», уволенный сотрудник в него не попадёт — программа исключает его из расчёта за этот период.

Как уволить сотрудника, если он работает в обособленном подразделении?

Порядок тот же: в документе «Увольнение» подразделение подтянется из кадровых данных сотрудника. Важно лишь проверить, что в ведомости на выплату указано правильное подразделение — от этого зависит, по какому месту учёта отразится НДФЛ в 6-НДФЛ.

Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в сумме?

Не редактируйте проведённый документ напрямую, если период закрыт и отчётность сдана. Используйте документы корректировки: «Доначисление, перерасчет» или корректировку выплаты, а затем сдайте уточнённые формы. Если период ещё открыт, допустимо распровести документ, исправить данные и провести заново.

Обязательно ли печатать именно форму Т-8?

Нет, унифицированная форма Т-8 не обязательна — организация вправе использовать собственную форму приказа, утверждённую в учётной политике. В 1С форма Т-8 доступна по умолчанию; свою форму можно подключить через механизм дополнительных печатных форм.