Другое · 11 мин
Как уволить сотрудника, находящегося в отпуске, в 1С
Как уволить сотрудника, находящегося в отпуске, в 1С:ЗУП: проверка законности, документы увольнения, пересчёт отпускных, компенсация и контроль расчёта.
Увольнение сотрудника во время отпуска — ситуация, которая вызывает вопросы и у кадровиков, и у бухгалтеров. Юридически возможность увольнения зависит от основания: по инициативе работника уволить его в отпуске можно, а по инициативе работодателя — нельзя до выхода сотрудника на работу. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) технически оформить увольнение можно в любом случае, поэтому ответственность за законность лежит на пользователе.
Вторая сложность — расчёты. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, при увольнении нужно удержать излишне выплаченные отпускные. Если же у него остались неиспользованные дни, положена компенсация. 1С:ЗУП умеет выполнять оба расчёта автоматически, но результат нужно проверять, особенно в нестандартных ситуациях.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от проверки законности увольнения до контроля итоговой суммы расчёта. Инструкция подходит для типовой конфигурации без доработок.
Проверьте законность увольнения до работы в программе
Прежде чем создавать документы в 1С, определите основание увольнения. По собственному желанию сотрудник вправе уволиться в любой момент, в том числе находясь в отпуске: он подаёт заявление, и день увольнения может приходиться на период отдыха. Уведомлять работодателя нужно за две недели, если стороны не договорились об ином сроке.
По инициативе работодателя увольнение работника в период временной нетрудоспособности и в период отпуска запрещено (ст. 81 ТК РФ). Исключение — ликвидация организации или прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем. Если увольнение происходит по соглашению сторон, ограничение на период отпуска также не действует.
Отдельный случай — отпуск с последующим увольнением. Сотрудник уходит в отпуск, и последний день отпуска становится днём увольнения. Этот сценарий в 1С оформляется иначе, чем обычное увольнение, и рассмотрен ниже.
Подготовьте данные и проверьте состояние отпусков
Перед оформлением увольнения откройте карточку сотрудника и проверьте, какие документы отпусков зарегистрированы в программе. Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» и отфильтруйте по сотруднику. Убедитесь, что текущий отпуск проведён документом «Отпуск» и отпускные начислены.
Далее проверьте остаток отпуска. В 1С:ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») или по ссылке «Отпуск» в карточке сотрудника. Отчёт покажет, сколько дней отпуска сотрудник заработал и сколько использовал. Если остаток отрицательный — отпуск использован авансом, и при увольнении возникнет удержание.
Также убедитесь, что зарплата за прошлые периоды рассчитана и проведена. Если есть непроведённые документы отсутствий или начислений, расчёт при увольнении может быть некорректным.
При увольнении будет начислена компенсация за неиспользованный отпуск
При увольнении программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска
Проверьте основание увольнения и корректность пересчёта отпускных
Оформите документ увольнения в 1С:ЗУП
Основной инструмент — документ «Увольнение». Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ. Если увольняется несколько сотрудников, используйте «Увольнение списком», но для сотрудника в отпуске лучше оформить отдельный документ — так проще контролировать расчёт.
Заполните поля документа: укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний день работы, он может попадать на период отпуска, если увольнение по инициативе работника. Выберите основание увольнения из справочника — например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» для увольнения по собственному желанию.
На вкладке с расчётом программа автоматически покажет начисления и удержания при увольнении: зарплату за отработанные дни, компенсацию отпуска или удержание за отпуск авансом. Если в настройках учётной политики включён расчёт в документе увольнения, суммы появятся сразу; в противном случае расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов».
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию или удержание за отпуск
- 4Проверьте НДФЛ и страховые взносы на соответствующих вкладках
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа Т-8
- 6Сформируйте записку-расчёт Т-61 и проверьте итоговую сумму к выплате
Разберитесь с компенсацией и удержанием за отпуск
Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска, программа начислит компенсацию. Количество дней определяется из остатков отпусков на дату увольнения, средний заработок рассчитывается по общим правилам за последние 12 календарных месяцев. Сумму можно увидеть на вкладке «Начисления и удержания» документа увольнения.
Если отпуск использован авансом, возникает удержание за неотработанные дни отпуска. В настройках расчёта зарплаты (раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты») определяется, как оформлять такие суммы: как удержание или как сторно начислений. От этого зависит отражение в учёте и порядок расчёта НДФЛ.
Важный нюанс: сотрудник уже получил отпускные за дни отпуска, которые приходятся на период после даты увольнения. Если увольнение происходит в середине оплаченного отпуска, отпускные за дни после даты увольнения подлежат пересчёту — фактически эти дни становятся неотработанными. Проверьте, что программа корректно учла это при расчёте удержания.
Отдельный сценарий: отпуск с последующим увольнением
Когда сотрудник берёт отпуск с последующим увольнением, последний день отпуска является днём увольнения, но все расчёты и выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) производятся в последний рабочий день перед отпуском. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен специальный механизм.
Оформите документ «Отпуск» и установите в нём флаг «Отпуск с последующим увольнением» (доступность флага зависит от настроек учётной политики). Программа автоматически создаст связанный документ увольнения с датой, равной последнему дню отпуска, и рассчитает компенсацию за неиспользованные дни, если они есть.
Проверьте, что дата увольнения в созданном документе соответствует последнему дню отпуска, а расчёт включает отпускные и, при необходимости, компенсацию за дни, не вошедшие в предоставленный отпуск. Отзыв из такого отпуска после его начала невозможен — это нужно учитывать при согласовании дат.
Сравнение вариантов оформления
Подходит при увольнении по инициативе работника. Оформляется документом «Увольнение» с датой внутри отпуска; требуется пересчёт отпускных за дни после увольнения
Подходит, когда стороны договорились заранее. Оформляется документом «Отпуск» с флагом увольнения; расчёт производится до начала отпуска
Единственный вариант при инициативе работодателя. Дата увольнения — первый рабочий день после отпуска или позже
Проверьте расчёт и сформируйте документы
После проведения увольнения сформируйте записку-расчёт по форме Т-61 (печатная форма доступна из документа увольнения). В ней сведены все начисления, удержания, НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сверьте количество дней компенсации или удержания с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения.
Проверьте НДФЛ и страховые взносы: компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами в общем порядке. Убедитесь, что налог исчислен и удержан, а взносы начислены. Сроки перечисления НДФЛ при увольнении — не позднее дня, следующего за днём выплаты дохода.
Не забудьте про кадровую часть: приказ по форме Т-8, запись в личной карточке, сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД или её актуальный аналог, если сотрудник не отказался от электронной трудовой) и выписки из отчётности для фондов. Все выплаты с сотрудником должны быть произведены в день увольнения.
Как проверить результат
В отчёте «Остатки отпусков» остаток обнулён или соответствует компенсированным дням
Остаток не изменился — значит, компенсация или удержание не рассчитаны
Все начисления и удержания присутствуют, итог совпадает с ведомостью на выплату
Отсутствует компенсация или удержание за отпуск
Налог исчислен и удержан с полной суммы дохода
НДФЛ равен нулю при наличии налогооблагаемого дохода
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — увольнение по инициативе работодателя в период отпуска. Программа этого не запрещает, и ошибка обнаруживается только при проверке или споре с сотрудником. Всегда сверяйте дату увольнения с периодами отпусков и больничных перед проведением документа.
Вторая ошибка — забытый пересчёт отпускных. Если сотруднику выплачены отпускные за весь отпуск, а уволен он в его середине, дни после даты увольнения должны быть сторнированы. Если расчётчик не проверил этот момент, организация переплатит сотруднику, а вернуть деньги будет сложно.
Третья типичная проблема — некорректные остатки отпусков из-за ошибок переноса данных или непроведённых документов. Перед увольнением всегда сверяйте остатки по отчёту с фактическими приказами на отпуск, особенно если данные в программу переносились из другой системы.
Что важно запомнить
Уволить сотрудника в отпуске в 1С:ЗУП можно документом «Увольнение», но только по инициативе работника или по соглашению сторон. Программа автоматически рассчитает компенсацию или удержание за отпуск, однако остатки отпусков, пересчёт отпускных и итоговую сумму по форме Т-61 нужно проверить вручную. Все выплаты производятся в день увольнения.
Частые вопросы
Можно ли в 1С уволить сотрудника, который находится на больничном в отпуске?
По инициативе работодателя — нет, ограничение ст. 81 ТК РФ распространяется и на период нетрудоспособности. По собственному желанию сотрудник уволиться может. Больничный во время отпуска продлевает отпуск, поэтому сначала отразите больничный в программе, а затем пересчитайте периоды и остатки отпуска.
Как программа считает дни компенсации за неиспользованный отпуск?
Количество дней определяется из остатков отпусков, накопленных в регистрах программы на дату увольнения. Средний заработок рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник отработал меньше, берётся фактический период работы.
Что делать, если суммы удержания за отпуск авансом не хватает в расчёте?
Удержать можно только из сумм, причитающихся сотруднику при увольнении. Если их недостаточно, оставшуюся часть взыскать через суд в общем случае нельзя. В программе удержание будет ограничено доступной суммой, разницу придётся списать.
Нужно ли отзывать сотрудника из отпуска для увольнения по собственному желанию?
Нет, отзыв не требуется. Сотрудник может подать заявление, находясь в отпуске, и день увольнения может приходиться на период отдыха. Отзыв из отпуска оформляется только если стороны договорились прервать отпуск по другим причинам.
Как оформить увольнение, если отпуск ещё не начислен документом в 1С?
Сначала создайте и проведите документ «Отпуск», чтобы в программе корректно отразились период отсутствия и отпускные. Затем оформляйте увольнение — иначе остатки отпусков и сторно отпускных будут рассчитаны неверно.
Где в 1С:ЗУП посмотреть, правильно ли рассчитано сторно отпускных?
Откройте документ «Увольнение», вкладку с начислениями и удержаниями, и проверьте строку удержания за неотработанные дни отпуска. Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения — в нём видны все сторнирующие записи и итоговая сумма к выплате.