Как в 1С уволить сотрудника по договору подряда

Договор подряда и другие договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в программах 1С ведутся отдельно от трудовых договоров, поэтому «увольнение» подрядчика оформляется иначе, чем штатного сотрудника. Документа «Увольнение» для такого исполнителя в базе нет — вместо него закрывается сам договор ГПХ, а окончательная выплата проводится через акт выполненных работ и ведомость на выплату.

Ошибки при закрытии договора подряда приводят к тому, что исполнитель «зависает» в базе как действующий, попадает в отчётность по страховым взносам и персонифицированный учёт, а при расчёте взносов возникают расхождения. Важно правильно указать дату окончания договора, начислить вознаграждение за фактически выполненные работы и проверить, что человек исключён из действующих застрахованных лиц.

Материал ориентирован на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — основную конфигурацию для учёта ГПХ. В 1С:Бухгалтерии механика сходная, но документы называются иначе; отличия описаны в отдельном разделе.

Почему для договора подряда нет документа «Увольнение»

Отношения по договору подряда регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым, поэтому кадрового приказа об увольнении, записи в трудовую книжку и сведений в ЭТК для подрядчика не существует. Договор просто прекращается: по окончании срока, по факту выполнения работ или по соглашению сторон — и программе достаточно знать дату, до которой действуют обязательства.

В 1С:ЗУП договор подряда регистрируется документом «Договор подряда» (или «Договор (работы, услуги)») в разделе «Зарплата» или «Кадры». Именно в нём задаются даты начала и окончания. Пока дата окончания не наступила или не заполнена, программа считает исполнителя действующим застрахованным лицом и включает его в разделы отчётности по взносам.

Как проверить, как оформлен исполнитель в базе

Перед закрытием убедитесь, что человек действительно числится по договору ГПХ, а не по трудовому договору. Откройте справочник «Сотрудники», найдите исполнителя и посмотрите список его договоров. Если в карточке есть трудовой договор — работают стандартные кадровые процедуры, а не инструкция из этой статьи.

Один и тот же человек может одновременно быть штатным сотрудником и подрядчиком. В этом случае закрывается только договор подряда, а трудовые отношения продолжаются — ничего «увольнять» по основному месту работы не нужно.

Закрытие договора подряда: основной сценарий

Базовое действие — указать корректную дату окончания в документе договора. Откройте раздел «Зарплата → Договоры подряда» (или «Кадры → Договоры подряда» в зависимости от настроек интерфейса), найдите нужный документ и проверьте поле «по» в периоде действия. Если договор расторгается досрочно, исправьте дату окончания на фактическую дату прекращения.

Если работы завершены и подписан акт, оформите документ «Акт приемки выполненных работ» — он начисляет вознаграждение по договору. В акте выбирается договор, указывается сумма за выполненный этап. На основании акта программа при расчёте зарплаты начислит НДФЛ и страховые взносы (на ОПС и ОМС; взносы на ВНиМ и травматизм по ГПХ по общему правилу не начисляются, если иное не предусмотрено договором).

1. 1
   Откройте договор подряда и проверьте дату окончания; при досрочном расторжении исправьте её на фактическую
2. 2
   Оформите «Акт приемки выполненных работ» на сумму фактически выполненных работ
3. 3
   Рассчитайте начисления: в документе «Начисление зарплаты и взносов» подтянется вознаграждение, НДФЛ и взносы
4. 4
   Сформируйте ведомость на выплату и выплатите исполнителю сумму за вычетом НДФЛ
5. 5
   Проверьте отчёт по взносам и персонифицированные сведения: исполнитель должен отражаться только за период действия договора

Окончательный расчёт и выплата вознаграждения

Вознаграждение по договору подряда выплачивается в сроки, установленные самим договором, а не в дни зарплаты, хотя на практике часто выплачивается вместе с ней. В 1С:ЗУП выплата оформляется стандартной ведомостью («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») — исполнитель появится в ней, если по акту есть начисленная, но не выплаченная сумма.

НДФЛ с вознаграждения удерживается при выплате. Срок перечисления налога — стандартный для НДФЛ, удержанного налоговым агентом. Если договор закрывается mid-квартала, не забудьте, что исполнитель должен попасть в расчёт 6-НДФЛ за период выплаты и в приложение к годовому расчёту (справку о доходах).

Как проверить, что исполнитель корректно закрыт

Признак правильного закрытия — исполнитель не числится действующим после даты окончания договора. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» или кадровые отчёты не нужно — для ГПХ достаточно проверить: список договоров подряда с фильтром по периоду, отчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения о физлицах.

В персонифицированных сведениях исполнитель отражается только за месяцы, в которых действовал договор и были выплаты. Если человек «вылезает» в отчётах за периоды после закрытия — чаще всего причина в пустой или неверной дате окончания договора либо в начислениях, проведённых задним числом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата окончания в договоре

Норма

Заполнена и совпадает с фактической датой прекращения

Тревожный признак

Поле пустое или дата в будущем при фактическом завершении работ

Остаток задолженности перед исполнителем

Норма

Нулевой после выплаты по акту

Тревожный признак

Есть начисленное, но не выплаченное вознаграждение

Персонифицированные сведения

Норма

Исполнитель отражается только в периодах действия договора

Тревожный признак

Попадает в отчётность за месяцы после закрытия

Расчёт взносов

Норма

База по ГПХ учтена корректно, ВНиМ не начислен

Тревожный признак

Лишние или недостающие взносы по исполнителю

Особенности в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового учёта договоров ГПХ: начисление вознаграждения оформляется документом «Начисление зарплаты» с видом начисления по договору ГПХ либо через операцию, в зависимости от релиза и настроек. Закрытие договора как отдельного действия не требуется — достаточно прекратить начисления и корректно отразить последнюю выплату.

Если учёт зарплаты и ГПХ ведётся в 1С:Бухгалтерии, следите за тем, чтобы физлицо не дублировалось в справочнике и чтобы выплаты по договору попадали в регистры учёта НДФЛ и взносов. При большом числе подрядчиков рекомендуется вести расчёты в ЗУП с выгрузкой проводок в бухгалтерскую программу.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 8

Полноценный учёт договоров ГПХ: договор, акты, взносы, отчётность. Подходит при регулярной работе с подрядчиками

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённый учёт: начисление и выплата без кадровых документов. Достаточно при редких разовых договорах

ЗУП + выгрузка в БП

Оптимально для организаций с постоянными подрядчиками: расчёты в ЗУП, проводки переносятся в бухучёт

Типичные ошибки и риски

Самая частая ошибка — попытка уволить подрядчика через кадровый документ или удалить сотрудника из справочника. Удалять физлицо нельзя: вместе с ним потеряются история начислений, данные для отчётности и справок. Правильное действие — закрыть договор и оставить запись в базе.

Вторая группа ошибок связана с отчётностью: договор закрыт, но акт проведён позже даты окончания, либо выплата прошла, а акт не оформлен. В обоих случаях расходятся регистры учёта доходов и взносов, что всплывает при сверке с ИФНС.

FAQ

Можно ли оформить увольнение подрядчика документом «Увольнение»?

Нет. Документ «Увольнение» в 1С:ЗУП применяется только к трудовым договорам. Для договора подряда прекращение отношений оформляется датой окончания в самом договоре и окончательным расчётом через акт приемки выполненных работ.

Что делать, если работы по договору так и не начались?

Если актов и начислений не было, достаточно исправить дату окончания договора (или пометить документ на удаление, если он был введён ошибочно и не участвовал в расчётах). Юридически расторжение до начала исполнения оформляется соглашением сторон — вне программы.

Нужно ли сдавать сведения на подрядчика после закрытия договора?

Да, за те периоды, когда договор действовал и были выплаты: исполнитель включается в расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения и 6-НДФЛ за соответствующие периоды. После полного расчёта и сдачи отчётности дополнительных действий не требуется.

Как закрыть договор, если подрядчик одновременно штатный сотрудник?

Закрывается только договор подряда: дата окончания, акт, окончательная выплата. Трудовой договор и кадровые документы не затрагиваются — сотрудник продолжает работать по основному месту.

Почему исполнитель попадает в отчётность после окончания договора?

Обычно причина в пустой дате окончания договора, в выплате, проведённой в более позднем периоде (выплата законно отражается в периоде её фактического проведения), либо в акте, оформленном задним числом. Проверьте даты договора, акта и ведомости.

Начисляются ли взносы на травматизм по договору подряда?

По общему правилу взносы на страхование от несчастных случаев по договорам ГПХ не начисляются, если это прямо не предусмотрено условиями договора. Если в вашем договоре такое условие есть — проверьте настройку учёта взносов в карточке договора.