Как в 1С увидеть уволенных работников, которые не отображаются в списке

Уволенный сотрудник пропадает из списка в 1С:ЗУП чаще всего не потому, что данные удалены, а потому что в списке включён отбор «показывать только действующих». В конфигурациях 1С кадровые данные хранятся в регистрах и справочнике «Сотрудники», а видимость человека в списке определяется настройками формы, отборами, правами доступа и признаком «В архиве». Поэтому задача почти всегда решается без восстановления базы — достаточно правильно сбросить фильтры и проверить карточку сотрудника.

Ниже разобраны основные причины «исчезновения» уволенных работников в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1), а также общие приёмы, которые работают в других конфигурациях. Если у вас другая конфигурация (УПП, КАМИН, самописная), логика та же: ищем, какой фильтр или настройка скрывает запись.

Почему уволенные сотрудники не отображаются в списке

Причин несколько, и они встречаются в разных сочетаниях. Самая частая — в списке сотрудников установлен отбор, который показывает только тех, у кого есть действующее трудовое отношение. В ЗУП 3.1 за это отвечает переключатель в шапке списка и настройки отбора, которые сохраняются индивидуально для каждого пользователя. Поэтому у одного кадровика уволенные видны, а у другого — нет.

Вторая причина — признак «В архиве» в карточке сотрудника. Когда сотрудник уволен и по нему закончены все расчёты, программа может автоматически установить этот признак, и запись перестаёт показываться в списке по умолчанию. Третья причина — ограничение прав: если пользователю доступна не вся организация или не все подразделения, часть сотрудников (включая уволенных) просто не попадает в его область видимости.

Реже встречаются ситуации с пометкой на удаление, ошибками в документе увольнения (он не проведён или отменён) и с дублями физических лиц, когда уволенный «спрятан» под другой карточкой физлица.

Как показать уволенных в списке сотрудников 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В верхней части списка обратите внимание на поле быстрого отбора: там может стоять значение «Работающие» или аналогичный отбор по организации и подразделению. Очистите эти поля или выберите вариант, включающий уволенных.

Далее откройте «Ещё» → «Настроить список». В форме настройки найдите группу «Отбор» и проверьте строки вида «В архиве = Нет» или «Текущее место работы заполнено». Отключите такие отборы или установите условие «В архиве = Любое». После применения настройки список перестроится и уволенные появятся.

Удобный быстрый способ — поиск по фамилии: начните вводить фамилию в строке поиска списка. Если сотрудник находится, но не показывается в общем перечне, значит проблема точно в отборе, а не в данных.

1. 1
   Откройте Кадры → Сотрудники
2. 2
   Очистите поля быстрого отбора над списком
3. 3
   Откройте Ещё → Настроить список и снимите отборы по «В архиве» и месту работы
4. 4
   Примените настройки и проверьте появление уволенных
5. 5
   При необходимости сохраните настройку как стандартную для себя

Признак «В архиве»: что это и как снять

Признак «В архиве» — это служебный флаг в карточке сотрудника, который убирает запись из повседневных списков и подборов, чтобы не мешать работе с действующим персоналом. Программа может проставить его автоматически после увольнения и завершения расчётов, либо флаг ставится вручную.

Чтобы увидеть архивных сотрудников, в форме списка предусмотрен отдельный режим: в ЗУП 3.1 рядом с отбором есть ссылка или флажок, позволяющий показать сотрудников «в архиве». Либо откройте карточку конкретного человека через полнотекстовый поиск и снимите флажок «В архиве», если сотрудник должен оставаться в рабочих списках (например, по нему ещё идут выплаты или исполнительные листы).

Важно понимать: снятие признака «В архиве» не отменяет увольнение и не влияет на расчёты — это чисто интерфейсная настройка видимости записи.

Проверка прав доступа и настроек пользователя

Если отбор снят, а часть сотрудников всё равно не видна, проверьте права. В типовых конфигурациях действует ограничение доступа на уровне записей (RLS): пользователю могут быть доступны только определённые организации, подразделения или группы сотрудников. Уволенный из «чужой» организации будет невидим.

Проверка простая: попросите коллегу с полными правами (или администратора) открыть тот же список. Если у него сотрудник виден — дело в правах или в персональных настройках. Настройки списка хранятся per user, поэтому сброс настроек формы («Ещё» → «Установить стандартные настройки») часто решает проблему без привлечения администратора.

Для изменения прав нужен доступ к разделу «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав». Самостоятельно менять профили доступа стоит только при понимании последствий: расширение прав покажет пользователю зарплатные и персональные данные, которые могут быть конфиденциальными.

Как найти уволенного через отчёты и поиск

Даже когда список «капризничает», данные доступны через отчёты. В ЗУП 3.1 полезны отчёты «Сотрудники организаций» (или «Штатные сотрудники» с отбором по уволенным), «Кадровая история», «Остатки отпусков» и «Полный свод начислений». В настройках отчёта добавьте отбор «Дата увольнения заполнена» или «Вид занятости / статус», и вы получите перечень уволенных за любой период.

Универсальный способ найти конкретного человека — полнотекстовый поиск по базе (лупа в правом верхнем углу окна программы) или «Найти» в списке справочника «Физические лица». Через карточку физлица доступны все связанные сотрудники, включая уволенных и работавших по совместительству.

Если сотрудник виден в отчётах, но не открывается в списке — проверьте, не помечен ли он на удаление. Помеченные объекты исключаются из большинства списков. Просмотр помеченных доступен через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов» (режим просмотра без удаления).

Если сотрудник помечен на удаление или документ увольнения «потерян»

Бывает, что проблема не в отображении, а в данных: документ «Увольнение» отменили проведение, пометили на удаление или создали задним числом с ошибкой. В этом случае сотрудник может вести себя странно: числиться работающим в одних отчётах и уволенным в других.

Проверьте журнал «Кадровые документы» (Кадры → Все кадровые документы) с отбором по сотруднику. Документ увольнения должен существовать, быть проведённым и иметь корректную дату. Если документ помечен на удаление — снимите пометку и проведите его заново, предварительно убедившись, что взаиморасчёты по этому увольнению не будут искажены.

Ещё одна типичная ситуация — дубли физических лиц: сотрудника завели второй раз с новой карточкой физлица, и уволенная запись «спряталась» под старым дублем. Ищите через справочник «Физические лица» с отбором по ФИО и проверяйте совпадения по ИНН и СНИЛС. Объединение дублей выполняется штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Отличия в других конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП ред. 2.5 логика похожая: список сотрудников имеет отбор по «текущим работникам», который снимается в настройке списка. В 1С:КАМИН и отраслевых решениях ищите аналогичный переключатель «показывать уволенных» в панели списка — он почти всегда присутствует.

В 1С:Бухгалтерии 8 справочник «Сотрудники» по умолчанию показывает всех, но записи могут быть скрыты отбором по организации или пометкой на удаление. В самописных и сильно доработанных конфигурациях возможны дополнительные механизмы скрытия (например, функциональные опции) — тогда без администратора или разработчика не обойтись.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник находится поиском, но не виден в спискеСнимите отборы через Ещё → Настроить список

Сотрудник не находится нигде, но есть в отчётахПроверьте пометку на удаление и права доступа

У коллеги виден, у вас нетСбросьте настройки списка к стандартным или проверьте RLS

Данные противоречат друг другу в разных отчётахПроверьте проведение документа увольнения и наличие дублей физлиц

Проверка результата

После снятия отборов убедитесь, что список показывает полную картину: отсортируйте по колонке с датой увольнения или примените отбор «Дата увольнения заполнена» — должны отобразиться все уволенные за нужный период. Сверьте количество с кадровым отчётом за тот же период: цифры должны совпасть.

Дополнительно откройте карточку 2–3 уволенных и проверьте, что в них корректно указаны дата увольнения, основание и связанный документ. Это подтвердит, что вы видите не «битые» записи, а нормальные архивные данные.

Частые вопросы

Удалятся ли данные уволенного, если он стоит «В архиве»?

Нет. Признак «В архиве» влияет только на видимость записи в списках и подборах. Все кадровые документы, начисления, стаж и отчётность по этому сотруднику сохраняются в базе и участвуют в отчётах за прошлые периоды.

Почему уволенный виден в отчётах, но не в списке сотрудников?

Отчёты читают данные напрямую из регистров, а список применяет пользовательские отборы. Значит, в списке включён отбор по работающим или по признаку «В архиве». Снимите его через «Ещё» → «Настроить список».

Как выгрузить список всех уволенных за год?

Используйте кадровый отчёт (например, «Сотрудники организаций» или «Уволенные» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты») с отбором по периоду увольнения. Результат можно сохранить в Excel или табличный документ через кнопку сохранения в форме отчёта.

Что делать, если сотрудника удалили совсем?

Физическое удаление возможно только через «Удаление помеченных объектов» при отсутствии ссылок на запись. Если по сотруднику были документы, удалить его штатно не получится — значит, скорее всего, запись помечена, но существует. Если данные всё же удалены, восстановление возможно только из резервной копии базы.

Можно ли сделать так, чтобы уволенные всегда отображались в списке?

Да. Настройте список без отбора по работающим и сохраните настройку: в форме настройки списка есть возможность установить её как стандартную для текущего пользователя. Для всех пользователей сразу это настраивает администратор через настройки формы по умолчанию.

Влияет ли отображение уволенных на расчёт зарплаты и отчётность?

Нет, настройки видимости списка — чисто интерфейсная функция. Расчёты, страховые взносы, НДФЛ и персонифицированная отчётность формируются по данным регистров независимо от того, виден человек в списке или скрыт отбором.