Как в 1С установить вычеты на детей

Стандартный налоговый вычет на детей уменьшает базу по НДФЛ, поэтому сотрудник получает зарплату на руки больше. В программах 1С вычет не назначается автоматически: бухгалтер или кадровик должен ввести заявление сотрудника, указать детей и период действия вычета. Дальше программа сама применяет вычет при каждом расчёте зарплаты, пока доход работника с начала года не превысит установленный лимит.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Заявление на вычеты НДФЛ», в 1С:Бухгалтерии предприятия вычеты вводятся через карточку сотрудника или аналогичный документ в разделе зарплаты. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка расчёта и типичные ошибки.

Что нужно подготовить перед настройкой вычета

До ввода данных в программу убедитесь, что у вас есть основания для вычета. Сотрудник должен написать заявление на имя работодателя и приложить подтверждающие документы: свидетельства о рождении детей, справку об инвалидности ребёнка (если применяется), документы об опеке или попечительстве, справку из учебного заведения для ребёнка-студента очной формы обучения.

Проверьте, что сотрудник принят в вашу организацию по трудовому договору и его доход облагается НДФЛ по ставке, к которой применяются стандартные вычеты. Вычет предоставляется только по одному месту работы — если сотрудник совместитель, уточните, где он получает вычет.

Также заранее выясните очерёдность детей: размер вычета зависит от того, какой это ребёнок по счёту. Учитываются все дети сотрудника, включая совершеннолетних, даже если на них вычет уже не положен — они влияют на порядковый номер.

Как установить вычет в 1С:Зарплата и управление персоналом

В ЗУП вычеты на детей регистрируются документом «Заявление на вычеты НДФЛ». Откройте раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты» или перейдите в карточку сотрудника и выберите ссылку «Налог на доходы» → «Оформить заявление на вычеты».

В документе заполните поля: организацию, сотрудника и месяц, с которого применяется вычет. В табличной части на закладке «Вычеты на детей» установите флажок «Изменить вычеты на детей», добавьте строку и укажите вид вычета из списка (например, на первого ребёнка, на ребёнка-инвалида), а также дату, по которую действует право на вычет — обычно это конец года, когда ребёнку исполняется 18 или 24 года.

Если у сотрудника несколько детей, добавьте строку на каждого ребёнка с соответствующим кодом вычета. Для единственного родителя или при отказе второго родителя от вычета выберите вид вычета в двойном размере — в справочнике видов вычетов такие коды присутствуют отдельно.

1. 1
   Откройте «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты» и создайте документ
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц начала применения вычета
3. 3
   На вкладке «Вычеты на детей» включите изменение и добавьте строки по каждому ребёнку
4. 4
   Укажите вид вычета и дату окончания права на него
5. 5
   Проведите документ и рассчитайте зарплату за месяц
6. 6
   Проверьте в расчётном листке, что вычет применён

Как установить вычет в 1С:Бухгалтерии предприятия

В 1С:Бухгалтерии 8 вычеты вводятся через раздел «Зарплата и кадры». Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» или перейдите в справочник «Сотрудники», откройте карточку работника и перейдите по ссылке «Налог на доходы». В открывшейся форме выберите команду ввода заявления на вычеты.

Заполните документ аналогично ЗУП: укажите сотрудника, период применения и добавьте строки по детям с выбором кода вычета. В бухгалтерской конфигурации документ может называться «Заявление на вычеты НДФЛ» и находиться в разделе «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ».

После проведения заявления вычет начнёт применяться при расчёте зарплаты в документе «Начисление зарплаты» — на вкладке «НДФЛ» вы увидите сумму применённого вычета и скорректированный налог.

Как оформить вычет в особых ситуациях

Вычет в двойном размере

Двойной вычет положен единственному родителю (при условии, что у ребёнка нет второго родителя по документам) либо одному из родителей при письменном отказе второго. В 1С для этого выбирается отдельный вид вычета с пометкой о двойном размере. Потребуйте подтверждающие документы: заявление об отказе второго родителя и справку с его места работы о неполучении вычета.

Новый сотрудник в середине года

Если сотрудник устроился в середине года, вычет применяется с месяца приёма на работу. Для контроля лимита дохода запросите у него справку о доходах с предыдущего места работы и введите эти данные: в ЗУП — через документ «Операция учёта НДФЛ» или в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» — «Доходы с предыдущего места работы».

Рождение ребёнка в середине года

При рождении ребёнка создайте новое заявление на вычеты с месяца рождения. Старое заявление отменять не нужно — новое заявление с признаком изменения вычетов заменит предыдущие данные с указанного месяца.

Как проверить, что вычет применился

После ввода заявления рассчитайте зарплату за текущий месяц и откройте расчётный листок сотрудника. В нём должна быть строка с применённым вычетом, а сумма НДФЛ — меньше, чем 13% от начисленного дохода, на величину налога с суммы вычета.

Дополнительно сформируйте отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ по сотрудникам» (в ЗУП: «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам»). Там видно, какие вычеты применены по каждому сотруднику и в каком месяце.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка с суммой вычета, НДФЛ уменьшен

Тревожный признак

Вычета нет или сумма не соответствует количеству детей

Документ «Начисление зарплаты», вкладка НДФЛ

Норма

В колонке вычетов стоит сумма по заявлению

Тревожный признак

Колонка пустая — заявление не проведено или неверный месяц

Регистр налогового учёта по НДФЛ

Норма

Вычеты отражаются помесячно с начала применения

Тревожный признак

Вычеты прерываются или применяются после превышения лимита дохода

Когда вычет прекращается и что с этим делать в 1С

Вычет перестаёт применяться в двух случаях: когда доход сотрудника с начала года превысил установленный законом лимит — программа отслеживает это автоматически и просто перестаёт давать вычет в расчёте; и когда истекло право на вычет — ребёнок достиг предельного возраста, окончил учёбу или сотрудник уволился.

Во втором случае при настройке заявления укажите дату окончания права на вычет — тогда программа сама прекратит его применение. Если дата не была указана, создайте новое заявление, где измените состав вычетов, либо воспользуйтесь документом прекращения вычетов, если он предусмотрен в вашей версии конфигурации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли применить вычет задним числом с начала года?

Да. Укажите в заявлении месяц начала применения — январь или месяц приёма на работу. При следующем расчёте зарплаты программа пересчитает НДФЛ с начала года, и излишне удержанный налог зачтётся при выплате.

Что делать, если вычет не появляется в расчёте зарплаты?

Проверьте три вещи: проведено ли заявление, верно ли указан месяц начала применения и не превысил ли доход сотрудника лимит с начала года. Также убедитесь, что в карточке сотрудника статус — налоговый резидент РФ.

Нужно ли каждый год заново вводить заявление на вычеты?

В 1С заявление действует до даты окончания, указанной в документе, поэтому технически повторный ввод не требуется. Однако по правилам сотрудник должен подтверждать право на вычет, поэтому многие организации ежегодно собирают новые заявления и обновляют документы в программе.

Как учесть детей от разных браков?

Каждый ребёнок вводится отдельной строкой со своим кодом вычета. Очерёдность определяется по датам рождения всех детей сотрудника, включая детей от предыдущих браков. Супруг, не являющийся родным родителем, также может получить вычет на детей супруга, если участвует в их обеспечении.

Что делать, если вычет был применён ошибочно?

Создайте новое заявление, прекращающее вычет, и выполните пересчёт НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» (в ЗУП) или через повторный расчёт зарплаты. Недоимку удержите из ближайших выплат сотрудника, соблюдая ограничения на удержания.