Другое · 11 мин
Как в 1С установить дату выплаты зарплаты
Пошаговая инструкция, как установить и изменить дату выплаты зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройки учётной политики, ведомости, аванс и типичные ошибки.
Дата выплаты зарплаты в программах 1С влияет сразу на несколько участков учёта: на формирование ведомостей, на расчёт и удержание НДФЛ, на отражение операций в отчётности 6-НДФЛ и на кассовый план организации. Поэтому настраивать её нужно не «на глаз», а с пониманием того, где именно в программе хранится этот параметр и какие документы от него зависят.
В разных конфигурациях дата выплаты задаётся по-разному. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) основная настройка находится в учётной политике организации и в графике выплат, а конкретная дата проставляется в каждой ведомости. В 1С:Бухгалтерии дата выплаты определяется документом «Ведомость на выплату зарплаты» и кассовым или банковским документом, которым она оплачивается.
Ниже разобраны оба варианта, а также ситуации, когда дату нужно изменить для уже созданного документа, и типичные ошибки, из-за которых выплата «не видна» в отчётах или НДФЛ считается неверно.
Где в 1С хранится дата выплаты зарплаты
Прежде чем менять настройки, полезно понимать, что в программе существует не одна «дата выплаты», а несколько связанных параметров. Первый — плановые даты из трудового договора и правил внутреннего распорядка: дата аванса (выплаты за первую половину месяца) и дата окончательного расчёта. Они хранятся в настройках организации и используются как значения по умолчанию.
Второй параметр — фактическая дата выплаты, которая проставляется в конкретной ведомости (в банк, в кассу, через раздатчика). Именно эта дата попадает в регистры учёта НДФЛ и в отчёт 6-НДФЛ: по налоговым правилам датой фактического получения дохода в виде зарплаты считается день её выплаты, а датой удержания налога — момент фактической выплаты.
Третий уровень — дата платёжного документа: расходного кассового ордера или списания с расчётного счёта. Если дата платёжного документа и дата ведомости расходятся, в учёте возникают расхождения, которые потом приходится разбирать вручную.
Установка плановых дат выплаты в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» плановые даты выплаты задаются в карточке организации. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Справочники» → «Организации», в зависимости от версии), перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и найдите блок «Выплата зарплаты».
Здесь указываются две даты: число месяца для выплаты аванса и число месяца для окончательного расчёта. Например, аванс — 20-го числа текущего месяца, зарплата — 5-го числа следующего. Эти значения программа подставляет автоматически при создании ведомостей, что избавляет расчётчика от ручного ввода даты каждый раз.
По трудовому законодательству зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Следите, чтобы даты в программе совпадали с датами, зафиксированными в локальных документах организации, — иначе при проверке возникнут вопросы.
- 1Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и выберите нужную организацию
- 2Перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки»
- 3Найдите блок «Выплата зарплаты» и укажите дату аванса и дату окончательного расчёта
- 4При необходимости настройте дату выплаты отпускных и других межрасчётных выплат
- 5Сохраните изменения и проверьте: создайте тестовую ведомость — дата должна подставиться автоматически
Установка даты выплаты в ведомости в 1С:ЗУП
Даже если плановые даты настроены, фактическая дата выплаты определяется документом. Создайте ведомость через раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). В шапке документа укажите месяц начисления и дату выплаты — по умолчанию подставится плановая, но её можно изменить вручную.
Кнопка «Заполнить» подберёт сотрудников с задолженностью по выбранному месяцу. При этом программа рассчитает НДФЛ к удержанию именно на указанную дату выплаты. Если после заполнения вы измените дату, имеет смысл обновить налог — для этого есть команда «Обновить налог» в табличной части.
После проведения ведомости проверьте, что выплата отражена в учёте: откройте отчёт «Расчётный листок» или «Анализ НДФЛ» и убедитесь, что дата выплаты и удержанный налог попали в нужный период. Если ведомость проведена «задним числом» после сдачи отчётности, потребуется корректировка 6-НДФЛ.
Настройка даты выплаты в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия зарплатный функционал проще. Плановые даты выплаты задаются в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» для конкретной организации. Там указывается дата выплаты зарплаты и аванса, которые используются при автоматическом заполнении документов.
Фактическая выплата оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты»). Дата документа и есть дата выплаты: на её основании формируются проводки по удержанию НДФЛ и определяется период отражения в 6-НДФЛ.
Оплата ведомости выполняется отдельным документом: «Списание с расчётного счёта» (при перечислении на карты) или «Расходный кассовый ордер» (при выплате из кассы). Дата платёжного документа должна совпадать с датой ведомости — это стандартное требование корректного учёта.
Где менять дату: ЗУП или Бухгалтерия
Плановые даты — в реквизитах организации, блок «Выплата зарплаты». Фактическая — в каждой ведомости. Подходит для полноценного кадрового и зарплатного учёта.
Плановые даты — в настройках зарплаты организации. Фактическая — датой ведомости и платёжного документа. Достаточно для небольших организаций.
В обеих конфигурациях дату можно переопределить вручную в конкретном документе, не трогая общие настройки. Подходит для разовых отклонений, например досрочной выплаты перед праздниками.
Как изменить дату выплаты в уже созданном документе
Если ведомость создана, но ещё не проведена, просто откройте её, измените дату в шапке и проведите заново. При изменении даты программа может предложить обновить суммы НДФЛ — соглашайтесь, чтобы налог пересчитался на новую дату.
Если ведомость проведена, но платёжные документы не созданы, распроведите её, измените дату и проведите снова. Проверьте, что в регистрах не осталось «висящих» записей: помогает отчёт «Зарплата» → «Задолженность по зарплате».
Самый сложный случай — когда по ведомости уже прошла оплата или сдана отчётность. Здесь безопаснее не редактировать старый документ, а создать корректировочную ведомость или сторнировать операцию и оформить выплату заново правильной датой. Прямая правка проведённого документа «задним числом» почти всегда приводит к расхождениям в 6-НДФЛ и необходимости подавать уточнённый расчёт.
Проверка результата и влияние на отчётность
После установки или изменения даты выплаты стоит выполнить контрольную проверку по нескольким точкам. Во-первых, создайте новую ведомость и убедитесь, что дата подставляется автоматически и соответствует ожиданиям. Во-вторых, сформируйте расчётный листок сотрудника и проверьте, что выплата отображается с правильной датой.
В-третьих, проверьте налоговый учёт: в 1С:ЗУП это отчёты «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» и «Реестр удержанного налога». Дата удержания НДФЛ должна совпадать с датой выплаты. В 1С:Бухгалтерии используйте «Регистр налогового учёта по НДФЛ».
Наконец, сформируйте черновик 6-НДФЛ за текущий период и посмотрите, в какой блок попала выплата. Если выплата отражена не в том периоде, который вы ожидали, почти всегда причина — в дате ведомости или в дате платёжного документа.
Как проверить результат
Подставляется плановая дата из настроек организации
Подставляется произвольная или устаревшая дата — проверьте настройки учётной политики
Дата удержания налога совпадает с датой выплаты
НДФЛ висит неудержанным или дата удержания иная — обновите налог в ведомости
Даты совпадают
Даты различаются — скорректируйте дату платёжного документа или ведомости
Выплата попала в ожидаемый отчётный период
Выплата в неверном периоде — проверьте даты документов цепочки
Особые ситуации: аванс, отпускные, увольнение
Аванс в 1С:ЗУП оформляется ведомостью с видом выплаты «Аванс» — дата подставляется из настроек как дата выплаты за первую половину месяца. Если аванс платится фиксированной суммой или процентом, это настраивается отдельно в кадровых документах, но дата выплаты по-прежнему берётся из общих настроек.
Отпускные и другие межрасчётные выплаты имеют собственные правила: по закону отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. В документе «Отпуск» дата выплаты указывается отдельно, и программа может создать ведомость прямо из него. Следите, чтобы дата выплаты отпускных не «уехала» на общую дату зарплаты.
При увольнении расчёт выплачивается в день увольнения. Документ «Увольнение» в ЗУП формирует начисления, а ведомость создаётся с датой, равной дате увольнения. Если фактическая выплата произошла позже, именно фактическую дату нужно указать в ведомости — от неё зависит отражение НДФЛ.
FAQ
Как установить разные даты выплаты для разных подразделений?
В типовой 1С:ЗУП плановые даты задаются на уровне организации в целом, а не подразделений. Если в разных подразделениях разные даты, их придётся корректировать вручную в каждой ведомости либо создавать ведомости отдельно по подразделениям и менять дату перед заполнением.
Почему в ведомости подставляется неправильная дата?
Чаще всего причина в том, что дата берётся из настроек организации, а они не обновлялись. Проверьте блок «Выплата зарплаты» в реквизитах организации. Также программа может сдвигать дату, если плановая дата приходится на выходной, — это зависит от настроек конкретной версии.
Что будет, если дата выплаты в ведомости не совпадёт с датой платёжки?
В учёте НДФЛ датой удержания налога считается дата из ведомости, а фактическое движение денег пройдёт другой датой. Это создаёт расхождения при сверке и может привести к ошибкам в 6-НДФЛ. Рекомендуется приводить даты к одному значению — фактическому дню выплаты.
Можно ли изменить дату выплаты массово для нескольких ведомостей?
Штатного механизма массового изменения дат в типовых конфигурациях нет. Варианты: воспользоваться обработкой группового изменения реквизитов (в режиме толстого клиента или через «Все функции») либо перепровести документы по одному. Перед массовыми изменениями обязательно сделайте резервную копию базы.
Нужно ли менять дату выплаты, если она выпадает на выходной?
По трудовому законодательству при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днём зарплата выплачивается накануне. В 1С это означает, что в ведомости нужно вручную указать ближайший предыдущий рабочий день — автоматический перенос зависит от версии программы и настроек.
Влияет ли дата выплаты на расчёт страховых взносов?
Нет, страховые взносы начисляются по дате начисления дохода (месяцу начисления зарплаты), а не по дате выплаты. Дата выплаты критична именно для НДФЛ и отчёта 6-НДФЛ. Однако для корректного учёта задолженности даты выплат всё равно должны быть заполнены правильно.
Что важно запомнить
Плановые даты выплаты задаются в настройках организации, фактическая дата — в каждой ведомости. Дата ведомости должна совпадать с датой платёжного документа и фактическим днём выплаты, иначе возникают ошибки в НДФЛ и 6-НДФЛ. Проведённые документы из закрытых периодов лучше не править напрямую, а корректировать новыми документами.