Другое · 12 мин
Как в 1С установить дату выплаты зарплаты и аванса
Пошаговая настройка дат выплаты аванса и зарплаты в 1С:ЗУП: учетная политика, ведомости, НДФЛ, типичные ошибки и проверка результата.
Даты выплаты аванса и зарплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) задаются не в одном месте, а на нескольких уровнях: в учетной политике организации, в настройках подразделений и сотрудников, а фактически фиксируются в документах «Ведомость…» при выплате. От этих дат зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ, корректность отчетов 6-НДФЛ и отсутствие претензий при проверках.
По Трудовому кодексу зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Окончательный расчет за месяц должен быть выплачен не позднее 15-го числа следующего месяца. Настройки в 1С должны отражать именно те даты, которые закреплены в локальных документах организации.
Ниже разобраны все уровни настройки: от общей учетной политики до индивидуальных дат для отдельных сотрудников, а также как программа использует эти даты при расчете НДФЛ и как проверить, что все настроено правильно.
Где в 1С хранятся даты выплаты зарплаты и аванса
Основная настройка находится в карточке организации. Откройте раздел «Настройка» → «Организации», выберите нужную организацию и перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки», затем по ссылке «Выплата зарплаты». Здесь задаются два ключевых параметра: дата выплаты аванса (число месяца) и дата выплаты зарплаты (число месяца).
Эти даты используются программой как значения по умолчанию: при создании ведомостей на выплату, при формировании расчетных листков и при анализе задолженности. Если в организации действует единый график выплат для всех сотрудников, достаточно заполнить эти два поля — настройка унаследуется всеми подразделениями и сотрудниками.
Обратите внимание: дата, указанная в учетной политике, — это плановая дата. Программа не переносит НДФЛ и не строит отчеты по ней автоматически. Фактическая дата выплаты берется из документа выплаты (ведомости), поэтому важно, чтобы даты ведомостей соответствовали реальным перечислениям.
Настройка дат в учетной политике организации
Откройте «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Выплата зарплаты». В поле «Аванс» укажите число месяца, когда выплачивается зарплата за первую половину месяца (например, 20-е). В поле «Зарплата» — число окончательного расчета (например, 5-е число следующего месяца).
Здесь же можно указать способ выплаты по умолчанию: через кассу или через банк (зарплатный проект). Этот параметр влияет на то, какой вид ведомости будет предлагаться при выплате — «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк». Если часть сотрудников получает деньги на карты вне зарплатного проекта, для них настраивается отдельный способ выплаты в карточке сотрудника.
После сохранения проверьте, что настройка применилась: создайте тестовую ведомость на выплату аванса и убедитесь, что программа корректно определяет период и предлагает нужную дату. Сама дата ведомости при этом не подставляется автоматически из учетной политики — ее указывает пользователь при проведении документа.
- 1Откройте «Настройка» → «Организации» и выберите организацию
- 2Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки» → «Выплата зарплаты»
- 3Укажите число выплаты аванса и число выплаты зарплаты
- 4Выберите способ выплаты по умолчанию: касса или банк
- 5Запишите изменения и проверьте даты для подразделений и сотрудников-исключений
- 6Создайте тестовую ведомость и сверьте дату выплаты с графиком
Индивидуальные даты для подразделений и сотрудников
Настройка для подразделения
Если в разных подразделениях действуют разные графики выплат, откройте справочник «Подразделения» (раздел «Настройка» → «Подразделения»), выберите нужное подразделение и на вкладке настроек выплаты зарплаты установите признак того, что даты отличаются от общих по организации. Укажите собственные числа выплаты аванса и зарплаты. Настройка подразделения имеет приоритет над настройкой организации.
Настройка для сотрудника
Для отдельных сотрудников даты и способ выплаты задаются в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Выплаты, учет затрат» (название может незначительно отличаться в зависимости от релиза). Здесь можно указать иной способ выплаты — например, конкретный банковский счет или лицевой счет в зарплатном проекте. Индивидуальная настройка сотрудника имеет наивысший приоритет.
Типичная ситуация: основная часть коллектива получает деньги через зарплатный проект, а несколько сотрудников — на карты других банков. В этом случае в карточке таких сотрудников указывается способ выплаты «через банк» с реквизитами счета, а при выплате для них формируется отдельная ведомость.
Уровни настройки дат выплаты
Базовый уровень: единые даты для всех. Подходит, если график выплат одинаковый по всей компании
Переопределяет даты организации для конкретного подразделения. Используется при разных графиках в филиалах или отделах
Индивидуальный способ выплаты и реквизиты. Применяется для исключений: личная карта, иной банк
Как дата ведомости влияет на выплату и НДФЛ
Фактическая дата выплаты дохода определяется датой документа «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета». Именно эта дата считается датой фактического получения дохода для целей НДФЛ и попадает в отчет 6-НДФЛ.
При проведении ведомости программа автоматически рассчитывает и удерживает НДФЛ с выплачиваемой суммы. Если дата ведомости указана неверно (например, поставлена дата конца месяца, а деньги перечислены 3-го числа следующего), данные учета НДФЛ исказятся: доход будет отражен не в том периоде, что приведет к ошибкам в 6-НДФЛ и возможным расхождениям с банковскими выписками.
Поэтому правило простое: дата ведомости должна совпадать с датой реального перечисления денег. Если зарплата перечисляется частями в разные дни, оформляйте отдельные ведомости на каждую дату выплаты.
Выплата аванса: особенности настройки
Аванс в 1С:ЗУП может рассчитываться несколькими способами: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчетом за первую половину месяца. Способ задается в настройках расчета зарплаты: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка настройки порядка расчета, а также может переопределяться в кадровых документах сотрудника (прием на работу, кадровый перевод).
Для выплаты аванса создается ведомость с видом выплаты «Аванс». Если выбран вариант «Расчет за первую половину месяца», перед выплатой нужно создать документ «Начисление за первую половину месяца» — тогда в ведомость попадут рассчитанные суммы с учетом отработанного времени и удержанного НДФЛ.
Дата выплаты аванса из учетной политики используется в отчетах и при контроле задолженности, но, как и с зарплатой, фактическая дата берется из ведомости. Если аванс выплачивается в разные дни по подразделениям, формируйте ведомости отдельно по каждой дате.
Проверка корректности настройки
После настройки дат выполните контрольный цикл: начислите зарплату за месяц, сформируйте ведомость на аванс и ведомость на окончательный расчет с реальными датами. Затем откройте отчет «Расчетный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате») и убедитесь, что выплаты отражены с правильными датами.
Для проверки учета НДФЛ используйте отчеты «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» и «Регистр налогового учета по НДФЛ». Даты получения дохода по зарплате должны совпадать с датами ведомостей. Если видите доход, «зависший» на дате конца месяца вместо даты выплаты, — проверьте, какими документами оформлена выплата.
Дополнительно сверьте задолженность по зарплате: отчет «Задолженность по зарплате» должен показывать обнуление долга после проведения ведомостей. Остаток задолженности после полной выплаты — признак того, что ведомость не заполнена по всем сотрудникам или проведена с неверным периодом.
Как проверить результат
Совпадают с датами в ПВТР и трудовых договорах
В программе одни даты, в локальных документах — другие
Совпадают с датами банковских выписок и кассовых документов
Дата ведомости отличается от фактического перечисления
Доход отражен на даты ведомостей
Доход висит на дате конца месяца или неверном периоде
После выплаты долг закрыт полностью
Остается остаток при фактически выплаченной зарплате
Особые ситуации и ограничения
Если день выплаты приходится на выходной или праздник, по ТК РФ зарплата должна быть выплачена накануне. В учетной политике указывается стандартная дата, а фактический перенос выполняется вручную — датой конкретной ведомости. Автоматического переноса дат ведомостей на предшествующий рабочий день в типовой конфигурации нет.
При увольнении сотрудника расчет должен быть произведен в день увольнения независимо от графика выплат. В этом случае создается отдельная ведомость с видом выплаты «Увольнение» и датой, равной дате увольнения. Общие настройки дат на эту выплату не влияют.
Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска и также оформляются отдельной ведомостью с фактической датой. Полагаться на общий график выплат здесь нельзя — сроки по отпускным жестко регламентированы.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли установить разные даты аванса и зарплаты для разных сотрудников?
Да, но только через иерархию настроек: организация → подразделение → сотрудник. Если разных дат много, удобнее объединить сотрудников в подразделения с собственным графиком. Полностью произвольная дата для каждого сотрудника задается только фактически — через даты ведомостей.
Почему дата из учетной политики не подставляется в ведомость автоматически?
Дата в учетной политике — плановая, она используется для отчетов и контроля задолженности. Дата ведомости — это факт выплаты, и программа оставляет ее на ответственность пользователя, чтобы учет НДФЛ соответствовал реальным перечислениям. Указывайте дату ведомости вручную по данным банка или кассы.
Что делать, если зарплату выплатили раньше или позже установленной даты?
Просто проведите ведомость фактической датой перечисления — настройки учетной политики менять не нужно. Но если сдвиг даты постоянный, обновите даты в учетной политике и в локальных нормативных документах организации (ПВТР, трудовые договоры).
Влияет ли дата выплаты аванса на расчет НДФЛ?
Да. Если аванс выплачивается расчетом за первую половину месяца, НДФЛ удерживается при выплате аванса, и датой получения дохода считается дата ведомости на аванс. При авансе фиксированной суммой НДФЛ обычно удерживается при окончательном расчете за месяц.
Как изменить даты выплаты с середины года без ошибок в отчетности?
Измените даты в учетной политике и при необходимости в подразделениях — это влияет только на будущие выплаты. Уже проведенные ведомости не трогайте. Обязательно издайте приказ об изменении дат и внесите изменения в ПВТР и трудовые договоры с соблюдением сроков уведомления работников.
Где посмотреть, какие даты выплаты сейчас установлены?
Откройте «Настройка» → «Организации» → «Учетная политика и другие настройки» → «Выплата зарплаты». Для проверки исключений просмотрите карточки подразделений и сотрудников. Фактические даты выплат за период видны в журнале ведомостей: раздел «Зарплата» → «Ведомости…».
Что важно запомнить
Плановые даты выплаты аванса и зарплаты задаются в учетной политике организации и могут переопределяться для подразделений и сотрудников. Фактическая дата выплаты — это дата ведомости, и именно она определяет учет НДФЛ и данные 6-НДФЛ. Даты в программе должны совпадать с локальными документами и реальными перечислениями.