Другое · 10 мин
Как в 1С убрать уволенных сотрудников из списков
Как скрыть уволенных сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка списков, отборы, пометка на удаление и типичные ошибки кадрового учёта.
Уволенный сотрудник продолжает мешать в списках, отчётах и подборах — это одна из самых частых жалоб пользователей 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. При этом удалять карточку сотрудника полностью нельзя: на неё ссылаются документы начисления зарплаты, кадровые приказы, отчётность в фонды и 2-НДФЛ за прошлые периоды.
Правильный подход — не удалять, а скрывать уволенных из рабочих списков с помощью стандартных настроек отбора, а также корректно оформлять увольнение, чтобы программа сама перестала предлагать сотрудника в новых документах. Ниже разобраны все рабочие способы для типовых конфигураций: 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление нашей фирмой.
Перед любыми действиями с данными убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия информационной базы, особенно если планируете пометку на удаление или групповую обработку справочников.
Почему уволенных нельзя просто удалить
Карточка сотрудника в 1С — это элемент справочника, на который ссылаются десятки объектов: приказы о приёме и увольнении, начисления зарплаты, отпуска, больничные, ведомости на выплату, регистры налогового учёта. Если физически удалить такой элемент, все связанные документы потеряют ссылку и вместо фамилии покажут «Объект не найден».
Помимо технической стороны есть и учётная: данные о сотруднике нужны для формирования справок 2-НДФЛ, сведений в СФР (бывшие ПФР и ФСС), расчёта стажа и возможных проверок. Уволенный работник может обратиться за справкой о заработке через несколько лет, и данные должны быть на месте.
Поэтому задача «убрать уволенных» решается не удалением, а тремя способами: корректным оформлением увольнения, настройкой отборов в списках и, в исключительных случаях, пометкой на удаление дублей и ошибочных карточек.
Шаг 1. Проверьте, что увольнение оформлено документом
Основная причина, по которой уволенные «висят» в списках как действующие — увольнение не проведено документом, а дата увольнения просто указана где-то в комментарии или вообще не внесена. Программа считает сотрудника работающим, пока не проведён кадровый документ об увольнении.
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» и найдите документ «Увольнение» по нужному сотруднику. Если документа нет, создайте его, укажите дату увольнения, основание и статью ТК, затем проведите. После этого программа автоматически перестанет предлагать сотрудника в новых документах начисления.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы» (или «Все кадровые документы»). Проверьте, что документ «Увольнение» проведён и дата в нём корректна. Если сотрудник уволен задним числом, после проведения документа может потребоваться перерасчёт — программа сообщит об этом сама.
- 1Откройте список кадровых документов (Приемы, переводы, увольнения)
- 2Найдите документ «Увольнение» по сотруднику или создайте его
- 3Проверьте дату увольнения и основание, проведите документ
- 4Откройте список сотрудников и убедитесь, что сотрудник перестал отображаться как работающий
Шаг 2. Скройте уволенных из списка сотрудников
Базовый способ убрать уволенных из поля зрения — настроить отбор в списке. В большинстве типовых конфигураций он уже предусмотрен, просто отключён или сброшен.
В 1С:ЗУП 3.1
Откройте «Кадры — Сотрудники». В верхней части списка обычно есть быстрый отбор по организации и переключатель показа. Если уволенные всё равно видны, нажмите «Ещё — Настроить список», добавьте отбор по полю, связанному с текущим статусом (например, «В архиве» — «Нет», либо отбор по условию «Работающие» в зависимости от релиза), и примените настройку. Список запомнит настройку для текущего пользователя.
В 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте «Зарплата и кадры — Сотрудники». Нажмите «Ещё — Настроить список», добавьте отбор «Уволен — Равно — Нет» (в некоторых релизах поле называется «В архиве» или используется стандартная гиперссылка настройки отбора в командной панели). Сохраните настройку кнопкой «Завершить редактирование» / «ОК».
Если отбор сбрасывается
Иногда настройка списка слетает из-за того, что пользователь открывает список по сохранённой ссылке из избранного, где зафиксирован старый вариант отбора. Удалите старый элемент избранного, настройте список заново и добавьте его в избранное повторно. Также проверьте, не включён ли режим «Выводить уволенных» в командной панели списка — в ряде конфигураций есть отдельная кнопка-переключатель.
Шаг 3. Уберите уволенных из документов и подборов
Даже после корректного увольнения сотрудник может появляться в полях подбора — например, при выборе ответственного лица, материально ответственного или в документах, где отбор по статусу не настроен. В типовых конфигурациях поле «Сотрудник» в документах начисления отфильтровывает уволенных автоматически, но в справочниках вроде «Ответственные лица» подбор идёт по всем элементам.
Если уволенный фигурирует как ответственное лицо организации, замените его в регистре «Ответственные лица организаций» (в Бухгалтерии — через карточку организации, раздел «Подписи» / «Ответственные лица»), указав актуального сотрудника с датой назначения. Иначе фамилия уволенного продолжит попадать в печатные формы.
В полях ввода используйте настройку формы выбора: в форме подбора сотрудников также работает «Ещё — Настроить список» с отбором по статусу. Это удобно, если регулярно приходится выбирать сотрудников вручную в нетиповых документах.
Как проверить результат
Видны только работающие, уволенные не отображаются
Уволенные видны — отбор не настроен или увольнение не проведено
Уволенный не предлагается к выбору
Уволенный доступен — проверьте дату и проведение документа увольнения
Подписанты актуальные
Выводится уволенный — обновите регистр ответственных лиц
Шаг 4. Пометка на удаление: когда допустимо и как сделать безопасно
Пометка на удаление оправдана только в двух случаях: карточка сотрудника создана ошибочно (дубль, тестовая запись) и по ней нет ни одного документа, либо вы выполняете регламентную чистку дублей физических лиц с переносом данных.
Чтобы пометить карточку на удаление, откройте её и выберите «Ещё — Пометить на удаление / Снять пометку». Если по элементу есть ссылки, программа при попытке удаления через «Администрирование — Удаление помеченных объектов» покажет список связанных объектов и не даст удалить элемент, пока ссылки не будут разобраны. Это встроенная защита от порчи данных.
Для поиска дублей физических лиц используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (в ЗУП: «Администрирование — Обслуживание», в некоторых конфигурациях — «Поддержка и обслуживание»). Она позволяет объединить дубли с заменой ссылок во всех документах на один правильный элемент. Перед объединением обязательно сделайте резервную копию: операция замены ссылок необратима.
Особые ситуации: повторный приём, дубли и несколько организаций
Если уволенный сотрудник снова принят на работу, не создавайте новую карточку физического лица. В ЗУП при приёме выберите существующее физическое лицо из справочника — тогда вся история (стаж, налоги, отпуска) сохранится в одном месте, а в списках не появится «второй» сотрудник с той же фамилией.
В базах с несколькими организациями сотрудник может быть уволен в одной организации и продолжать работать в другой. Отбор «только работающие» в этом случае учитывайте вместе с отбором по организации, иначе можно ошибочно скрыть действующего работника или, наоборот, оставить уволенного.
Если требуется скрыть уволенных в отчётах (например, в списках для проверки), используйте настройки отбора самого отчёта: в типовых кадровых отчётах есть параметр показа уволенных или отбор по полю «Работает».
Как выбрать действие
Частые вопросы об уволенных сотрудниках в 1С
Можно ли полностью удалить уволенного сотрудника из базы?
Технически — только если по карточке нет ни одного документа и ссылки. Если начисления и приказы были, удалять нельзя: это нарушит отчётность и целостность данных. Правильный путь — провести увольнение и скрыть сотрудника отбором в списке.
Почему уволенный сотрудник всё равно попадает в документ начисления зарплаты?
Скорее всего, документ увольнения не проведён или дата увольнения позже периода начисления. Также проверьте, не создаётся ли начисление за период, когда сотрудник ещё работал — в этом случае его появление корректно.
Как скрыть уволенных сразу для всех пользователей?
Настройка списка в типовых конфигурациях персональная. Можно сохранить настройку как стандартную через механизм настроек списка (если права позволяют) или попросить каждого пользователя выполнить отбор самостоятельно — это занимает меньше минуты.
Что делать, если сотрудник заведён дважды с разными карточками?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования. Она объединит карточки и заменит ссылки во всех документах на один элемент. Перед операцией сделайте резервную копию базы.
Уволенный отображается в подписантах печатных форм. Как убрать?
Замените его в регистре ответственных лиц: в 1С:Бухгалтерии это делается из карточки организации, в ЗУП — через сведения об ответственных лицах. Укажите нового подписанта с актуальной датой, чтобы старые документы не переподписывались задним числом.
Нужно ли как-то особо хранить данные уволенных?
Никаких дополнительных действий не требуется: карточки и документы остаются в базе и доступны для справок, отчётности и проверок. Достаточно регулярно делать резервные копии базы и не удалять помеченные объекты со ссылками.
Что важно запомнить
Уволенных сотрудников в 1С не удаляют — их скрывают. Проведите документ «Увольнение», настройте отбор «только работающие» в списках, проверьте ответственных лиц в печатных формах, а пометку на удаление применяйте только к ошибочным карточкам без документов. Перед чисткой дублей всегда делайте резервную копию.