Как убрать должность из штатного расписания в 1С

Убрать должность из штатного расписания в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) нельзя простым удалением строки из справочника — программа хранит историю изменений, и корректный способ зависит от того, занята позиция сотрудником или свободна. Если по позиции есть действующий работник, сначала оформляется кадровый перевод или увольнение, а уже после этого должность исключается из штатного расписания.

Ниже разобраны оба сценария: исключение свободной позиции и сокращение занятой ставки. Инструкции приведены для типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 с включённым учётом штатного расписания. Если ваша база сильно доработана, названия документов могут отличаться, но логика остаётся той же.

Перед любыми изменениями убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и что в программе ведётся штатное расписание с историей изменений — от этого зависит, каким документом выполняется исключение позиции.

Проверьте настройки учёта штатного расписания

Способ исключения должности зависит от того, как настроен учёт в вашей базе. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Кадровый учёт»). Здесь должны быть включены флажки «Ведётся штатное расписание» и «Ведётся история изменений штатного расписания».

Если история включена, любые изменения оформляются только документами — прямое редактирование позиции в справочнике заблокировано, и это правильно: документы формируют печатную форму Т-3 и приказы. Если история выключена, позицию можно пометить как закрытую непосредственно в справочнике «Штатное расписание», но такой вариант не даёт истории изменений и печатных форм приказа.

Проверьте, занята ли позиция

Перед исключением должности выясните, есть ли по ней действующие сотрудники. Быстрее всего это сделать через отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Отчёты» → «Штатные отчёты» → «Штатное расписание») или отчёт «Остатки штатных единиц». Найдите нужную позицию и посмотрите колонки по занятым и свободным ставкам.

Второй способ — открыть саму позицию в справочнике «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание»). В карточке позиции видны занятые и свободные ставки. Если число занятых больше нуля, закрыть позицию напрямую не получится — программа выдаст сообщение о том, что по позиции числятся сотрудники.

Исключение свободной должности через документ изменения

Если ставка свободна, создайте документ «Изменение штатного расписания»: раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Создать» → «Изменение штатного расписания» (в отдельных релизах документ называется «Изменение штатного расписания» и доступен из журнала «Все изменения штатного расписания»).

В документе укажите дату, с которой позиция исключается, и организацию. В табличной части добавьте строку, выберите нужную позицию и установите для неё действие «Закрыть позицию» (либо снимите флажок «Позиция утверждена» / укажите дату закрытия — формулировка зависит от релиза). Проведите документ.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и убедитесь, что по позиции нет занятых ставок
2. 2
   Создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой
3. 3
   Добавьте позицию в табличную часть и установите действие «Закрыть» с указанием даты закрытия
4. 4
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа при необходимости
5. 5
   Откройте отчёт «Штатное расписание» на дату после закрытия и проверьте, что позиция исчезла

После проведения позиция перестаёт отображаться в актуальном штатном расписании с даты закрытия, но остаётся в истории — это нормально и нужно для корректных отчётов за прошлые периоды.

Сокращение занятой должности

Если по позиции работает сотрудник, порядок действий строгий: сначала кадровое перемещение или увольнение, затем закрытие позиции. Попытка закрыть занятую ставку приведёт к ошибке при проведении документа.

Если сотрудник переводится на другую позицию

Оформите документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). После его проведения ставка освобождается, и можно проводить изменение штатного расписания. Важно, чтобы дата перевода была не позже даты закрытия позиции — иначе на момент закрытия ставка всё ещё будет занята.

Если сотрудник увольняется по сокращению

Оформите документ «Увольнение» с соответствующим основанием. После проведения увольнения ставка становится свободной, и позицию закрывают документом «Изменение штатного расписания» датой не ранее даты увольнения. Учтите, что реальная процедура сокращения штата требует соблюдения сроков уведомления работника по трудовому законодательству — программа этого не контролирует, ответственность лежит на кадровой службе.

Частичное сокращение ставок

Часто требуется не убрать должность полностью, а уменьшить количество ставок — например, было 5 ставок менеджера, должно стать 3. В этом случае позицию не закрывают: в документе «Изменение штатного расписания» для позиции указывают новое количество ставок.

Условие то же: число свободных ставок должно быть не меньше сокращаемого количества. Если занято 4 ставки из 5, сократить можно только одну. Сначала освобождаются ставки (переводы, увольнения), затем уменьшается их число в документе.

Сравнение вариантов

Закрытие позиции целиком

Должность полностью уходит из актуального штатного расписания. Подходит, когда функция упраздняется

Уменьшение числа ставок

Позиция остаётся, но с меньшим количеством единиц. Подходит при частичном сокращении

Пометка на удаление в справочнике

Только если история штатного расписания не ведётся и по позиции нет документов. В остальных случаях приведёт к ошибкам ссылочной целостности

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату, следующую за датой закрытия: позиции в списке быть не должно. Затем сформируйте тот же отчёт на дату до закрытия — позиция должна отображаться, что подтверждает корректную историю.

Дополнительно проверьте отчёт «Остатки штатных единиц»: по закрытой позиции не должно быть ни занятых, ни свободных ставок. Если свободные ставки «висят», значит позиция закрыта не полностью или документ проведён не той датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату после закрытия

Норма

Позиция отсутствует в списке

Тревожный признак

Позиция видна — документ не проведён или указана неверная дата

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Норма

По позиции нет ни занятых, ни свободных ставок

Тревожный признак

Остаются свободные ставки — позиция закрыта частично

Отчёт на дату до закрытия

Норма

Позиция отображается с историей

Тревожный признак

Позиция исчезла из прошлых периодов — изменение внесено напрямую, а не документом

FAQ

Можно ли просто удалить позицию из справочника «Штатное расписание»?

Только если в базе не ведётся история изменений штатного расписания и по позиции нет ни одного документа (приёмов, переводов, начислений). При включённой истории позиции изменяются исключительно документами, иначе нарушается целостность данных и отчётность.

Почему документ «Изменение штатного расписания» не проводится?

Чаще всего причина в том, что по закрываемой позиции есть занятые ставки на дату закрытия. Проверьте отчёт «Остатки штатных единиц» и оформите перевод или увольнение сотрудника датой не позже даты закрытия позиции.

Как закрыть позицию, если сотрудник в отпуске или на больничном?

Отсутствие сотрудника не освобождает ставку — пока действует трудовой договор, ставка считается занятой. Сначала оформляется перевод или увольнение (с учётом ограничений трудового законодательства), затем закрывается позиция.

Что делать, если должность убрали ошибочно?

Отмените проведение документа «Изменение штатного расписания», которым позиция была закрыта, — позиция снова станет действующей. Если документов изменений было несколько, найдите нужный в журнале «Все изменения штатного расписания» по дате.

Нужно ли убирать должность из справочника «Должности»?

Нет. Справочник «Должности» — это перечень профессий и должностей организации, он не связан с количеством ставок. Исключение позиции из штатного расписания не требует удаления самой должности: она может понадобиться для других подразделений или в будущем.

Можно ли закрыть позицию в прошлом периоде после сдачи отчётности?

Технически можно, но это рискованно: изменение задним числом влияет на кадровые отчёты и может потребовать перерасчёта. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы и согласуйте действия с расчётчиком зарплаты и бухгалтерией.