Как трудоустроить сотрудника в 1С

Трудоустройство сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание физического лица, заполнение личных данных, оформление кадрового документа и проверка того, как эти данные повлияют на расчёт зарплаты и отчётность. Если пропустить этап или заполнить поле «на глаз», ошибки всплывут позже — в расчётном листке, в отчётах по страховым взносам или при увольнении.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом» (ЗУП), где кадровый учёт реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» порядок похож, но часть возможностей урезана — отличия разобраны в отдельном разделе. Все действия выполняются под пользователем с правами кадровика или расчётчика.

Перед началом работы подготовьте данные сотрудника: ФИО полностью, СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные, дату приёма, должность, подразделение, размер оклада или тарифной ставки и график работы. Большинство ошибок при трудоустройстве связано не с программой, а с неполными исходными данными.

Какие данные подготовить перед оформлением

Программа потребует минимальный набор сведений уже на этапе создания карточки сотрудника. Обязательны ФИО, дата рождения, пол и СНИЛС — без них документ приёма не проведётся корректно, а отчётность в фонды будет отклонена. Паспортные данные и адрес регистрации понадобятся для личной карточки и отчётов.

Со стороны работодателя нужно знать: в какое подразделение принимается сотрудник, на какую должность, с какой даты, по какому графику он будет работать и какая система оплаты ему установлена — оклад, тарифная ставка, сдельная оплата. Если приём временный, сразу определите дату окончания договора, чтобы позже не отслеживать её вручную.

Отдельно проверьте, нет ли этого человека уже в базе. Если сотрудник ранее работал в организации и был уволен, создавать новое физическое лицо нельзя — это создаст дубль, разорвёт историю стажа и сломает персонифицированный учёт. Используйте поиск по ФИО и СНИЛС в справочнике «Физические лица».

Шаг 1. Создание карточки сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В новой карточке укажите ФИО полностью — программа автоматически создаст связанное физическое лицо. Если физлицо уже есть в базе, выберите его из списка, а не вводите заново.

Заполните основные поля: дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН. По гиперссылкам в карточке откройте и заполните паспортные данные, адрес по прописке и фактический адрес, контактный телефон. Эти сведения используются в печатных формах — трудовом договоре, личной карточке, приказах.

Проверьте поле «Головная организация», если база ведётся по нескольким юридическим лицам. Сотрудник должен быть привязан к той организации, которая оформляет его по трудовому договору. Ошибка в организации — частая причина того, что сотрудник «не виден» в документах нужного юрлица.

Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»

Само трудоустройство регистрируется документом, а не карточкой. Перейдите в «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Альтернативный путь — из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ» → «Приём на работу», тогда поле сотрудника заполнится автоматически.

В документе укажите дату приёма, подразделение, должность и график работы. График выбирается из справочника «Графики работы сотрудников» — если нужного графика нет, создайте его заранее в настройках, иначе расчёт зарплаты и табель будут некорректными. Для срочного договора установите дату окончания.

На вкладке «Оплата труда» добавьте начисления: оклад или тарифную ставку с указанием размера, а также постоянные надбавки и доплаты, если они предусмотрены. Размер оклада вводится числом без пробелов. Если в организации используется штатное расписание, позиция выбирается из него, и начисления подставляются автоматически.

1. 1
   Создайте карточку сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники» и заполните личные данные
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность и график работы
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» добавьте оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте, что сотрудник появился в штатном расписании и доступен в документах начисления зарплаты

Шаг 3. Настройка начислений, графика и НДФЛ

После проведения приёма проверьте статус вычетов по НДФЛ. В карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» укажите статус налогоплательщика — для резидентов он устанавливается по умолчанию. Если сотрудник заявил стандартные вычеты на детей, внесите заявление в разделе «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты», иначе вычеты при расчёте не применятся.

График работы влияет на расчёт зарплаты пропорционально отработанному времени, на табель и на средний заработок. Убедитесь, что выбранный график заполнен на текущий период: пустой график приведёт к нулевой норме времени и ошибкам в расчёте.

Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите количество ставок в документе приёма — например, 0,5. Оклад в этом случае вводится полный, а программа сама рассчитает оплату пропорционально ставке. Распространённая ошибка — вручную уменьшать оклад вдвое и одновременно ставить 0,5 ставки, что даёт двойное занижение.

Особые сценарии приёма

Приём по совместительству

Внутренний совместитель — это уже существующий сотрудник, которому оформляется второе место работы. В карточке сотрудника используйте команду «Оформить внутреннее совместительство» или создайте приём на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство». Новое физическое лицо при этом не создаётся — программа привяжет вторую позицию к тому же человеку.

Внешний совместитель

Для внешнего совместителя создаётся обычная карточка сотрудника, но в документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство» и количество ставок. Это важно для корректного расчёта среднего заработка и отражения в отчётности.

Срочный трудовой договор и испытательный срок

При срочном договоре в документе приёма заполните поле «Дата окончания». Программа напомнит о приближении срока, если настроены соответствующие напоминания. Испытательный срок фиксируется в отдельном поле документа и выводится в печатную форму приказа.

Отличия в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок упрощён. Приём оформляется через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу». Карточка сотрудника содержит меньше полей, штатное расписание и сложные графики работы в типовой поставке отсутствуют или ограничены.

Для небольшой организации с окладной системой этого достаточно. Но если требуется учёт сменных графиков, сдельной оплаты, кадрового делопроизводства с полным комплектом печатных форм или воинского учёта, корректным решением будет ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерскую программу.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Подходит для полноценного кадрового учёта: штатное расписание, графики, все виды начислений, полная отчётность. Требует отдельной настройки

1С:Бухгалтерия

Достаточно для малых организаций с простой окладной системой. Ограничены графики, штатка и кадровые печатные формы

Как проверить, что приём оформлен правильно

После проведения документа откройте отчёт «Штатное расписание» или список сотрудников подразделения — новый сотрудник должен отображаться с указанной должностью и окладом. Затем создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за период приёма: сотрудник должен подобраться в табличную часть, а сумма — рассчитаться пропорционально отработанным дням.

Дополнительно проверьте печатную форму приказа Т-1 из документа приёма: в ней должны корректно выводиться ФИО, должность, дата приёма и условия оплаты. Расхождения в печатной форме обычно указывают на незаполненные поля в карточке или документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке подразделения

Норма

Отображается с должностью и датой приёма

Тревожный признак

Отсутствует или показан без подразделения

Черновик начисления зарплаты

Норма

Сотрудник подбирается, сумма считается пропорционально дням

Тревожный признак

Не подбирается или сумма равна нулю

Печатная форма приказа Т-1

Норма

Все реквизиты заполнены корректно

Тревожный признак

Пустые поля должности, оклада или даты

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если за тот период уже рассчитана и выплачена зарплата, программа потребует перерасчёта. Оформляйте приём до расчёта зарплаты за месяц, в котором сотрудник начал работать.

Что делать, если сотрудник уволился и устраивается повторно?

Не создавайте новую карточку. Найдите существующего сотрудника в справочнике и оформите для него новый документ «Приём на работу» — история стажа и персонифицированный учёт сохранятся.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Чаще всего причины: документ приёма не проведён, неверно указана организация, дата приёма позже расчётного периода или не заполнен график работы. Проверьте эти четыре пункта по порядку.

Нужно ли заполнять штатное расписание перед приёмом?

Если в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания, позиция должна существовать до оформления приёма — документ не даст выбрать несуществующую позицию. Если штатка отключена, должность выбирается из справочника напрямую.

Как оформить приём, если зарплата ведётся в ЗУП, а учёт в Бухгалтерии?

Приём оформляется в ЗУП, а в Бухгалтерию данные переносятся настроенной синхронизацией — как правило, в виде сводных проводок по зарплате. Дублировать кадровый документ в Бухгалтерии вручную не требуется при корректно настроенном обмене.