Другое · 10 мин
Как сторнировать отпускные в 1С
Как сторнировать отпускные в 1С:ЗУП 8.3: отзыв из отпуска, отмена начисления, возврат НДФЛ и взносов, исправление документов, проверка расчётов и типичные ошибки.
Сторнирование отпускных в 1С требуется, когда отпуск отменяется, сотрудник отзывается из отпуска, отпускные начислены ошибочно или период отпуска изменился после расчёта. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого есть штатные механизмы: отмена документа, документ «Сторнирование начислений» и перерасчёт через «Отсутствия». Выбор способа зависит от того, закрыт ли расчётный период, выплачены ли деньги и сдана ли отчётность.
Главный принцип: нельзя просто удалить или отредактировать проведённый документ «Отпуск», если по нему уже прошла выплата или период закрыт. Такие действия ломают учёт НДФЛ, страховых взносов и ведомостей. Правильный путь — использовать предусмотренные программой механизмы сторнирования, которые корректно отразятся в регистрах и отчётности.
Ниже разобраны все рабочие сценарии: когда документ можно просто отменить, когда нужен отдельный документ сторнирования, как вернуть излишне выплаченные суммы и как проверить, что сторно корректно отразилось в учёте.
Определите ситуацию: можно ли просто отменить документ
Прежде чем что-либо сторнировать, ответьте на три вопроса: выплачены ли отпускные, закрыт ли месяц начисления и сдана ли отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения). От ответов зависит весь дальнейший порядок действий.
Если отпускные только начислены, ведомость не проведена и месяц не закрыт — это самый простой случай. Документ «Отпуск» можно распровести, исправить (период, даты, средний заработок) и провести заново либо пометить на удаление. Никаких последствий для налогового учёта это не создаёт.
Если выплата прошла, но месяц ещё открыт, документ тоже можно исправить, однако придётся скорректировать ведомость и пересчитать НДФЛ. Если же период закрыт и отчётность сдана, прямое редактирование запрещено — потребуется сторнирующий документ, а при необходимости уточнённые расчёты.
Как выбрать способ сторнирования
Отмена документа «Отпуск» до выплаты
Откройте журнал «Кадры → Отпуска» (или «Зарплата → Отпуска»), найдите нужный документ. Если ведомость на выплату ещё не проведена, нажмите «Отменить проведение», внесите изменения и проведите документ повторно. Если отпуск отменяется полностью — пометьте документ на удаление через меню «Ещё».
Проверьте, не созданы ли на основании отпуска связанные документы: ведомость в банк или кассу, премия, разовые начисления. Программа не даст распровести документ, пока существуют проведённые ссылки на него, — сначала отмените их.
После отмены убедитесь, что в расчётном листке сотрудника отпускные исчезли, а в учёте НДФЛ не осталось «висячих» сумм. Быстрый способ — сформировать расчётный листок за месяц и сверить итоги.
Сторнирование начислений после выплаты или в закрытом периоде
Когда деньги уже выплачены, а редактировать прошлый период нельзя, используется документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата → Сторнирования начислений» или «Зарплата → Все начисления → Создать → Сторнирование начислений», в зависимости от настроек интерфейса).
Порядок заполнения: укажите организацию, сотрудника, месяц сторнирования (текущий открытый период) и в поле «Документ-основание» выберите исходный документ «Отпуск». Программа автоматически подтянет начисления с отрицательными суммами. Если сторнируется не весь отпуск, а часть дней, отредактируйте суммы вручную или используйте механизм отзыва из отпуска, описанный ниже.
При проведении документ сформирует отрицательные записи по начислениям, НДФЛ и страховым взносам в текущем периоде. Это правильно: исправление попадёт в отчётность того квартала, в котором сделано сторно, либо потребует уточнёнки за прошлый период — зависит от того, в каком квартале была исходная ошибка.
- 1Откройте Зарплата → Сторнирования начислений → Создать
- 2Укажите организацию, сотрудника и месяц сторнирования
- 3В поле «Документ-основание» выберите исходный документ «Отпуск»
- 4Проверьте автоматически заполненные отрицательные суммы начислений и НДФЛ
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника
- 6Сверьте остаток задолженности и данные по НДФЛ в отчётах
Отзыв из отпуска и частичное сторнирование
Частая ситуация: сотрудник ушёл в отпуск, получил отпускные, а через неделю его отозвали на работу. Полное сторнирование здесь неверно — нужно сторнировать только неиспользованные дни и начислить зарплату за отработанное время.
В ЗУП это делается двумя способами. Первый — кадровый документ «Отзыв из отпуска» (доступен в разделе «Кадры», если включена соответствующая настройка функциональности): он регистрирует досрочное окончание отпуска, а программа при следующем расчёте зарплаты автоматически сторнирует отпускные за рабочие дни. Второй — ручное сторнирование: создайте «Сторнирование начислений» и скорректируйте сумму пропорционально неиспользованным дням.
После отзыва проверьте табель: дни отпуска после даты отзыва должны замениться на рабочие (явку). Если сотруднику положена оплата за эти дни, она начислится при расчёте зарплаты за месяц автоматически — по данным табеля.
НДФЛ и страховые взносы при сторнировании
При проведении сторнирующего документа программа автоматически формирует отрицательные записи по НДФЛ: уменьшается налоговая база и исчисленный налог. Если налог уже был удержан и перечислен, возникает излишне удержанный НДФЛ, который виден в отчёте «Анализ НДФЛ» и в карточке сотрудника.
Для возврата денег сотруднику используйте документ «Возврат НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»), затем выплату через ведомость. Альтернатива — зачесть переплату при ближайшей выплате зарплаты: программа сама уменьшит удерживаемый налог, если переплата зарегистрирована в учёте.
Страховые взносы сторнируются аналогично — отрицательными суммами в месяце сторнирования. Если ошибка относится к прошлому кварталу и РСВ сдан, подготовьте уточнённый расчёт. Проверить результат можно отчётами «Анализ взносов в фонды» и «Расчётный листок».
Проверка результата и типичные ошибки
После всех операций сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц сторнирования: отпускные должны отображаться с минусом, итоговая задолженность — корректной. Дополнительно проверьте отчёт «Расчёты с сотрудниками» (свод начислений) и «Анализ НДФЛ по сотруднику».
Если сторно сделано в том же квартале, что и начисление, отчётность сформируется корректно автоматически. Если квартал закрыт — сравните уточнённый расчёт с первичным и убедитесь, что разница равна сумме сторно.
Как проверить результат
Отпускные показаны с отрицательной суммой, долг корректен
Сумма отпускных осталась положительной или появилась необъяснимая задолженность
Исчисленный налог уменьшен на сумму сторно
Налог не изменился, значит сторнирующий документ не проведён или заполнен неверно
Нет неоплаченных ссылок на отменённый отпуск
Ведомость ссылается на распроведённый документ
Дни после отзыва стоят как рабочие
Весь период по-прежнему закрыт отпуском
Особые случаи: увольнение и отпуск авансом
Если сотрудник увольняется, а отпуск был использован авансом, сторнирование не требуется — в документе «Увольнение» программа автоматически рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте вкладку с расчётом удержаний и при необходимости скорректируйте способ отражения.
При отпуске без сохранения зарплаты, введённом ошибочно, действует та же логика: до выплаты — отмена документа, после — сторнирование. Помните, что удержания за неотработанные дни отпуска ограничены законодательством, а в ряде случаев увольнения (сокращение, призыв и др.) удерживать их нельзя вовсе.
Что важно запомнить
До выплаты отпуск отменяется распроведением документа, после выплаты — документом «Сторнирование начислений» с ссылкой на исходный отпуск. При частичном отзыве используйте кадровый отзыв из отпуска. НДФЛ возвращайте отдельным документом, результат проверяйте расчётным листком и анализом НДФЛ, а за закрытый период сдавайте уточнённую отчётность.
Частые вопросы
Можно ли сторнировать отпускные прошлого года?
Да, документ «Сторнирование начислений» создаётся текущей датой со ссылкой на отпуск прошлого года. Начисления и взносы скорректируются в текущем периоде, а по НДФЛ прошлого года, возможно, потребуется уточнённый 6-НДФЛ. Перед операцией сделайте резервную копию базы.
Что делать, если кнопки «Сторнирование начислений» нет в меню?
Проверьте настройки функциональности: раздел «Настройка → Реквизиты и настройки → Расчёт зарплаты» — должен быть включён учёт сторнирований. Также документ доступен через «Зарплата → Все начисления → Создать» либо через полный список документов раздела «Зарплата».
Нужно ли сторнировать отпуск при больничном во время отпуска?
Нет. При болезни в отпуске оформляется больничный лист, а отпуск продлевается или переносится. В ЗУП достаточно ввести документ «Больничный лист» — программа сама пересчитает пересекающиеся дни и скорректирует начисления.
Почему после сторно в 6-НДФЛ суммы не изменились?
Проверьте, что сторнирующий документ проведён и датирован нужным месяцем. Если исходный отпуск был в прошлом квартале, текущий расчёт 6-НДФЛ не изменится — нужно формировать уточнённый расчёт за тот квартал, где была ошибка.
Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ после сторно?
Создайте документ «Возврат НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»), укажите сотрудника и сумму переплаты, затем выплатите деньги через ведомость. До возврата возьмите у сотрудника заявление с реквизитами счёта — это требование порядка возврата налога.
Можно ли сторнировать отпускные в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии с ведением зарплаты сторнирование выполняется через отмену документа «Отпуск» в открытом периоде либо ручной корректировкой начислений документом «Начисление зарплаты» с отрицательными суммами. Полноценного автоматического механизма сторно, как в ЗУП, там нет, поэтому контролируйте НДФЛ и взносы вручную по отчётам.