Как в 1С создать заявку на открытие лицевого счета

Заявка на открытие лицевого счета — это документ, с помощью которого организация передает в банк сведения о сотрудниках для выпуска зарплатных карт и открытия счетов в рамках зарплатного проекта. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта задача решается штатным документом «Заявка на открытие счетов», который автоматически собирает данные из кадрового учета и формирует файл для обмена с банком.

Ручное заполнение таких заявок в Excel или на бумажных бланках приводит к ошибкам в паспортных данных, ФИО и номерах документов — банк отклоняет заявку, и выпуск карт задерживается. В 1С данные подтягиваются из справочника сотрудников, поэтому риск опечаток минимален, а исправить ошибку можно до отправки файла.

Ниже разобран весь процесс: от подготовки зарплатного проекта до выгрузки файла в банк и проверки результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП, но принцип аналогичен в других конфигурациях с зарплатным функционалом.

Подготовка: что должно быть настроено до создания заявки

Прежде чем формировать заявку, убедитесь, что в программе создан и заполнен зарплатный проект. Откройте раздел «Настройка» → «Зарплатные проекты» (в некоторых версиях — «Зарплата» → «Зарплатные проекты») и проверьте карточку банка: должны быть указаны наименование банка, БИК, номер договора с банком и формат обмена (если банк поддерживает электронный обмен).

Второе условие — корректные персональные данные сотрудников. Банк проверяет ФИО, дату рождения, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН и СНИЛС. Если какое-то поле пустое или содержит ошибку, заявка будет отклонена либо сотрудник не пройдет проверку в банке. Откройте карточки сотрудников и убедитесь, что документ, удостоверяющий личность, актуален — просроченный или замененный паспорт станет причиной отказа.

Также проверьте, что сотрудник оформлен в штат и принят на работу кадровым приказом. Сотрудники, внесенные в справочник без документа «Прием на работу», могут не попасть в подбор заявки или вызвать ошибки при формировании файла.

Создание документа «Заявка на открытие счетов»

Перейдите в раздел «Выплаты» (в ряде версий — «Зарплата») и найдите журнал документов «Заявки на открытие счетов» или «Обмен с банками по зарплатным проектам». Нажмите «Создать» и выберите тип документа «Заявка на открытие счетов».

В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько) и зарплатный проект, в рамках которого открываются счета. От выбранного зарплатного проекта зависят банк-получатель и формат выгрузки файла. Дата документа обычно ставится текущая — она попадет в файл обмена.

1. 1
   Откройте «Выплаты» → «Заявки на открытие счетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию и зарплатный проект
3. 3
   Нажмите «Подбор» или «Заполнить» и добавьте сотрудников
4. 4
   Проверьте персональные данные каждого сотрудника в табличной части
5. 5
   Проведите документ и выгрузите файл для банка
6. 6
   Передайте файл в банк через клиент-банк или личный кабинет

Заполнение табличной части сотрудниками

Сотрудников можно добавить двумя способами. Кнопка «Подбор» открывает справочник сотрудников, где вручную выбираются нужные люди — это удобно, когда счета открываются для нескольких новых работников. Кнопка «Заполнить» подбирает сотрудников автоматически по заданным критериям, что полезно при массовом подключении организации к зарплатному проекту.

После добавления сотрудников программа подтягивает в строки их данные: ФИО, дату рождения, паспортные данные, адрес, ИНН, СНИЛС, номер телефона. Проверьте каждую строку: если поле подсвечено или пусто, данные нужно дополнить в карточке сотрудника, а затем обновить строку документа (как правило, достаточно перевыбрать сотрудника или перезаполнить документ).

Если сотрудник уже имеет счет в этом банке

Если у работника уже есть счет в банке зарплатного проекта, заявка на открытие не нужна — достаточно указать существующий номер счета в документе «Лицевые счета сотрудников» (раздел «Выплаты» → «Лицевые счета сотрудников»). Повторная заявка может привести к открытию дублирующего счета.

Выгрузка файла и передача заявки в банк

Когда данные проверены, проведите документ и нажмите кнопку выгрузки — обычно это «Выгрузить файл» или пункт в меню «Еще». Программа сформирует файл в формате, заданном в настройках зарплатного проекта (чаще всего XML или текстовый формат по стандарту банка), и предложит выбрать папку для сохранения.

Если настроен прямой обмен с банком (сервис 1С:ДиректБанк), файл отправляется из программы напрямую, без сохранения на диск. При ручном способе сохраненный файл загружается в систему «клиент-банк» или передается менеджеру банка на электронном носителе — уточните принятый порядок в вашем банке.

Сохраните копию выгруженного файла и зафиксируйте дату отправки. Это пригодится, если банк сообщит об ошибках в заявке: по дате и составу файла вы быстро найдете нужный документ в 1С.

Перед массовой выгрузкой выгрузите тестовый файл по 2–3 сотрудникам и согласуйте его с банком. Форматы обмена у банков различаются, и проще скорректировать настройку зарплатного проекта один раз, чем переделывать заявку на сотню человек.

Получение подтверждения и проверка результата

После обработки заявки банк возвращает подтверждающий файл с номерами открытых лицевых счетов либо сообщение об отказе с указанием причин. При прямом обмене подтверждение загружается в 1С автоматически, при ручном — файл загружается через кнопку «Загрузить» в журнале обмена с банком.

После загрузки подтверждения номера лицевых счетов записываются в учет, и сотрудники становятся доступны для включения в ведомости на выплату зарплаты через банк. Проверьте, что в карточке сотрудника или в регистре лицевых счетов появился номер счета и указан правильный зарплатный проект.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер лицевого счета у сотрудника

Норма

Счет записан, указан зарплатный проект и банк

Тревожный признак

Поле счета пустое — подтверждение из банка не загружено

Подтверждение банка

Норма

Все сотрудники из заявки подтверждены

Тревожный признак

Часть сотрудников отклонена — смотрите причину в ответе банка

Ведомость на выплату

Норма

Сотрудник выбирается в ведомость в банк

Тревожный признак

Сотрудник недоступен — счет не открыт или не привязан

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего банки отклоняют заявки из-за расхождений в персональных данных: опечатка в ФИО, старый паспорт после замены, неверный адрес регистрации. В этом случае исправьте данные в карточке сотрудника, создайте новую заявку (или скопируйте старую) только по этому сотруднику и повторно выгрузите файл.

Вторая распространенная ситуация — файл не принимается системой банка из-за несоответствия формата. Проверьте настройку формата обмена в карточке зарплатного проекта: для многих банков в 1С есть предопределенные форматы, для остальных используется универсальный стандарт обмена. Если банк требует особый формат, может понадобиться доработка или обработка-конвертер.

FAQ

В какой конфигурации 1С доступна заявка на открытие счетов?

Штатный документ «Заявка на открытие счетов» есть в 1С:ЗУП и в конфигурациях с зарплатным блоком, где поддерживаются зарплатные проекты. В «1С:Бухгалтерии» обмен по зарплатным проектам ограничен — для полноценной работы с заявками используется ЗУП.

Можно ли создать заявку на одного сотрудника?

Да. Создайте документ, выберите зарплатный проект и добавьте одного сотрудника кнопкой «Подбор». Ограничений по минимальному количеству строк в документе нет.

Что делать, если банк отклонил заявку?

Изучите причину отказа в ответе банка, исправьте данные в карточке сотрудника (паспорт, адрес, ФИО), затем создайте новую заявку по этому сотруднику и повторно выгрузите файл. Старый отклоненный документ редактировать и отправлять повторно не следует.

Нужно ли печатать заявку на бумаге?

Зависит от банка. При электронном обмене большинству банков достаточно файла, но некоторые требуют дополнительно бумажный реестр с подписью. Уточните требования в договоре зарплатного проекта или у менеджера банка.

Как узнать номер открытого лицевого счета?

Номер присваивает банк и передает его в подтверждающем файле. После загрузки подтверждения в 1С номер можно посмотреть в документе обмена с банком или в сведениях о лицевых счетах сотрудника. Если обмен ручной, номер вводится вручную по данным из выписки банка.