Как в 1С создать сведения о застрахованном лице для ФСС

Сведения о застрахованном лице — это документ, который работодатель передаёт в Социальный фонд России (бывший ФСС) при приёме сотрудника на работу и при изменении его персональных данных. На основании этих сведений фонд назначает и выплачивает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другие страховые выплаты. Без корректно отправленных сведений проактивный механизм выплат не сработает, и сотрудник рискует не получить пособие вовремя.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) документ создаётся штатными средствами, без дополнительных доработок. Важно понимать: сведения формируются на каждого застрахованного — то есть на сотрудника, с которым заключён трудовой или гражданско-правовой договор, по которому начисляются взносы на страхование от несчастных случаев и по ВНиМ.

Ниже разобран практический порядок действий: где найти документ, какие поля заполнить, как проверить корректность данных, отправить в фонд и исправить ошибки. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:ЗУП 3.1; в других конфигурациях логика похожа, но расположение команд может отличаться.

Когда требуется создавать сведения о застрахованном лице

Обязанность передать сведения возникает в нескольких ситуациях. Первая и самая частая — приём нового сотрудника на работу: сведения нужно направить не позднее трёх рабочих дней со дня подписания трудового договора. Вторая ситуация — изменение персональных данных: смена фамилии, паспорта, адреса регистрации, банковских реквизитов для выплаты пособий.

Также сведения подаются, если ранее отправленные данные содержали ошибку и фонд вернул документ с протоколом. В этом случае создаётся корректирующий вариант с правильными значениями. Пропуск срока передачи или отправка недостоверных данных может привести к штрафу для страхователя и к задержке пособий для сотрудника, поэтому документ лучше формировать сразу при оформлении приёма.

Подготовка: какие данные должны быть в карточке сотрудника

Документ «Сведения о застрахованном лице» заполняется автоматически из справочника сотрудников, поэтому качество исходных данных определяет результат. Перед созданием откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте ключевые поля: ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН, документ удостоверяющий личность (вид, серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации и адрес фактического проживания.

Отдельно проверьте банковские реквизиты для выплаты пособий: номер счёта, БИК банка либо реквизиты карты «Мир», если пособие перечисляется на неё. Эти данные вводятся в карточке физического лица по ссылке «Лицевые счета» или в специальном поле способа получения пособий. Если сотрудник выбрал получение через почтовый перевод, укажите соответствующий вариант и точный адрес.

Если какие-то сведения отсутствуют, документ всё равно можно создать, но фонд может отказать в приёме. Особенно критичны СНИЛС и реквизиты для выплат — без них проактивное назначение пособия невозможно.

Создание документа в 1С:ЗУП пошагово

Основной путь создания — раздел «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованном лице, СФР». В открывшемся списке нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудника. Программа подставит данные из карточки физического лица: персональные сведения, документ, адреса, реквизиты для выплат.

Второй способ — из кадрового документа. После проведения «Приёма на работу» программа может предложить сформировать сведения автоматически (в зависимости от настроек учётной политики и релиза). Это удобно при массовом приёме: не нужно искать каждого сотрудника вручную.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованном лице, СФР» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату составления
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные поля: ФИО, СНИЛС, документ, адреса
4. 4
   Укажите способ выплаты пособий и банковские реквизиты либо почтовый адрес
5. 5
   Нажмите «Проверить» для контроля заполнения, устраните замечания
6. 6
   Проведите документ и отправьте его в СФР через 1С-Отчетность или выгрузите файл

После заполнения нажмите кнопку проверки: программа контролирует обязательные поля и форматы (например, контрольное число СНИЛС, длину счёта, корректность БИК). Замечания выводятся списком с переходом к проблемному полю — исправьте их до отправки.

Отправка в СФР и проверка результата

Если в базе настроена и подключена 1С-Отчетность, отправка выполняется прямо из документа: кнопка «Отправить» (или через журнал «1С-Отчетность»). После отправки отслеживайте статус: «Отправлено» → «Доставлено» → положительный протокол приёма. Отрицательный протокол означает, что фонд отклонил сведения — откройте его, прочитайте текст ошибки и сформируйте корректировку.

Альтернатива — выгрузка XML-файла кнопкой «Выгрузить» и загрузка его через личный кабинет страхователя на портале СФР или через иной оператор ЭДО. Этот вариант подходит, если 1С-Отчетность не подключена, но требует ручного контроля статусов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

Получен положительный протокол приёма СФР

Тревожный признак

Отрицательный протокол или статус «Ошибка» долго не меняется

Заполненность обязательных полей

Норма

Проверка документа не выдаёт замечаний

Тревожный признак

Есть сообщения о незаполненных СНИЛС, документе или реквизитах

Данные сотрудника

Норма

ФИО, СНИЛС и паспорт совпадают с оригиналами документов

Тревожный признак

Есть расхождения хотя бы в одной букве или цифре

Корректировка и повторная отправка сведений

Если данные сотрудника изменились (замена паспорта, смена фамилии, новый счёт), создайте новый документ «Сведения о застрахованном лице» на ту же дату изменения или позднее. Программа подтянет актуальные значения из карточки — при условии, что вы сначала внесли изменения туда через документы изменения личных данных или вручную в карточке физлица.

Частая ситуация — отказ фонда из-за несовпадения СНИЛС и ФИО с базой Пенсионного фонда. В этом случае проверьте, не заведён ли сотрудник в 1С с опечаткой, и нет ли у него двух СНИЛС. После исправления отправьте сведения повторно — дубли документов в самой 1С при этом не страшны, фонд учитывает последние корректные данные.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 документ также доступен: «Зарплата и кадры» → «Сведения о застрахованном лице, СФР». Логика заполнения та же — данные подтягиваются из карточки сотрудника, но набор полей и оформление немного отличаются. Отправка выполняется через 1С-Отчетность аналогично.

В старых релизах и отраслевых решениях документ может называться иначе или формироваться через обработку «Подготовка сведений для ФСС». Если в вашем меню нужного пункта нет, обновите конфигурацию до актуального релиза: формат сведений периодически меняется, и устаревшие версии могут выгружать файл, который фонд не примет.

Удобно встроить создание сведений в чек-лист оформления приёма: провели приказ → создали сведения → отправили в тот же день. Это исключает пропуск срока и снимает вопрос контроля, особенно при частой текучке кадров.

Частые вопросы

Обязательно ли отправлять сведения, если сотрудник работает давно?

Если сведения на сотрудника уже были переданы ранее и данные не менялись, повторная отправка не требуется. Новый документ создаётся только при приёме или изменении персональных данных, реквизитов выплат.

Что делать, если СФР вернул отказ из-за неверного СНИЛС?

Сверьте номер со страховым свидетельством сотрудника, исправьте СНИЛС в карточке физического лица, затем создайте и отправьте сведения повторно. Если номер верный, но фонд его не находит, сотруднику нужно обратиться в СФР лично для уточнения учётных данных.

Можно ли отправить сведения без 1С-Отчетности?

Да. В документе есть команда выгрузки XML-файла, который загружается в личном кабинете страхователя на портале СФР или передаётся через другого оператора электронного документооборота.

Нужно ли подавать сведения на работника по договору ГПХ?

Если с вознаграждения по договору начисляются взносы на обязательное социальное страхование по ВНиМ, такое лицо считается застрахованным, и сведения на него передаются в общем порядке.

Где в 1С указать карту «Мир» для пособий?

В карточке физического лица откройте раздел лицевых счетов или способов выплаты пособий и введите номер счёта с БИК банка, к которому привязана карта. Эти реквизиты автоматически попадут в сведения о застрахованном лице.