Как создать СТД-Р при увольнении в 1С

СТД-Р — справка о трудовой деятельности, которую работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении вместе с другими документами в последний рабочий день. Форма пришла на смену бумажной трудовой книжке и содержит сведения о периодах работы, должностях и основаниях увольнения. В 1С:Зарплата и управление персоналом (и в 1С:Бухгалтерии с кадровым учётом) справка формируется автоматически на основе кадровых документов.

Главное условие корректной СТД-Р — правильно введённые кадровые приказы: приём на работу, переводы и увольнение. Если в программе вся кадровая история сотрудника отражена документами, справка собирается за пару минут. Ошибки возникают обычно там, где часть данных вносили вручную мимо документов или забывали регистрировать переводы.

Ниже разобран порядок создания СТД-Р в типовых конфигурациях, проверка содержимого, печать и типичные проблемы. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика в 1С:Бухгалтерии 8 аналогична — отличается только расположение пунктов меню.

Что такое СТД-Р и когда её нужно выдавать

СТД-Р — утверждённая форма сведений о трудовой деятельности работника. Она включает данные о работодателе, периодах работы, занимаемых должностях и основаниях прекращения трудового договора. Справка выдаётся сотруднику, который не ведёт электронную трудовую книжку, а также при увольнении — независимо от выбранного способа ведения трудовой книжки.

При увольнении справку выдают в последний рабочий день вместе с расчётом и остальными документами. Задержка выдачи считается нарушением и может привести к обязанности компенсировать работнику заработок за дни задержки. Поэтому СТД-Р готовят заранее, как только проведён приказ об увольнении.

Что подготовить перед формированием справки

Перед созданием СТД-Р убедитесь, что в программе отражена вся кадровая история сотрудника у вашего работодателя. Справка строится только по данным информационной базы: приёмы, кадровые переводы, увольнение. Сведения о работе у предыдущих работодателей в СТД-Р не включаются — работник получает их у тех работодателей отдельно.

Проверьте, что документ «Увольнение» проведён, в нём указаны корректные дата увольнения и основание (статья ТК РФ). Основание из приказа попадёт в справку, поэтому формулировка должна соответствовать нормативной: например, «пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» при увольнении по собственному желанию.

Также проверьте актуальность сведений об организации: наименование, ИНН, ОГРН, данные о переименованиях. Если организация переименовывалась в период работы сотрудника, в программе должны быть отражены сведения о смене наименования — иначе в справке будут разрывы в наименовании работодателя.

Создание СТД-Р в 1С:ЗУП 3.1

Основной способ — отдельный документ. Откройте раздел «Кадры» и найдите журнал «Справки о трудовой деятельности» (в некоторых релизах путь: Кадры → Все кадровые документы → Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)). Создайте новый документ кнопкой «Создать».

В документе укажите организацию и сотрудника. Программа автоматически заполнит табличную часть периодами работы: приём, все переводы, увольнение. Даты, наименования должностей и структурных подразделений подтянутся из кадровых приказов. Проверьте, что количество строк соответствует реальной кадровой истории.

Альтернативный путь — из документа «Увольнение». Откройте проведённый приказ об увольнении и посмотрите кнопку «Печать»: в типовых релизах там доступна печатная форма СТД-Р, которая формируется сразу по данным увольняемого сотрудника без создания отдельного документа.

1. 1
   Проведите документ «Увольнение» с корректной датой и основанием
2. 2
   Откройте Кадры → Справки о трудовой деятельности и создайте новый документ
3. 3
   Укажите организацию и сотрудника — таблица заполнится автоматически
4. 4
   Сверьте периоды работы, должности и основание увольнения с приказами
5. 5
   Запишите документ и сформируйте печатную форму
6. 6
   Подпишите справку, заверьте печатью при её наличии и выдайте работнику

Создание СТД-Р в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал компактнее, но СТД-Р также доступна. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или сразу журнал «Справки о трудовой деятельности», если он присутствует в вашем релизе. Создайте документ, выберите сотрудника — данные заполнятся из кадровых приказов.

Если отдельного документа в вашей версии нет, воспользуйтесь печатной формой из документа «Увольнение»: откройте приказ, нажмите «Печать» и выберите СТД-Р. Печатная форма сформируется по тем же данным, что и документ.

Учтите ограничение: если кадровый учёт в бухгалтерской программе вёлся неполно (например, переводы оформлялись только на бумаге), справка будет неполной. В этом случае корректнее сформировать СТД-Р в 1С:ЗУП или довнести кадровые документы в базу.

Проверка содержимого справки перед выдачей

Автоматическое заполнение не отменяет визуальную проверку. Сверьте каждую строку справки с кадровыми приказами: даты приёма и увольнения, наименования должностей по штатному расписанию, наличие всех переводов. Особое внимание — основанию увольнения: формулировка и реквизиты приказа должны совпадать с приказом об увольнении.

Проверьте шапку: наименование работодателя должно совпадать с учредительными документами, включая организационно-правовую форму. Если в период работы сотрудника организация переименовывалась, в справке должны быть строки, отражающие смену наименования, либо актуальное наименование с учётом истории.

Контрольные точки

Как проверить результат

Периоды работы

Норма

Все периоды от приёма до увольнения присутствуют без пропусков

Тревожный признак

Отсутствуют строки переводов или разрывы между датами

Основание увольнения

Норма

Статья ТК и реквизиты приказа совпадают с документом «Увольнение»

Тревожный признак

Формулировка отличается от приказа или реквизиты пустые

Наименование работодателя

Норма

Совпадает с учредительными документами, учтены переименования

Тревожный признак

Старое наименование или неполное наименование организации

Печать, подписание и выдача работнику

Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «СТД-Р». Справка выводится на принтер в одном экземпляре для работника; при необходимости распечатайте копию для кадрового архива. СТД-Р подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо, подпись заверяется печатью, если организация её использует.

Выдача производится в день увольнения. Если работник по объективным причинам не может получить справку лично, её направляют по согласованию с ним — например, почтовым отправлением с уведомлением. Факт выдачи целесообразно зафиксировать (отметка в личной карточке или журнале выдачи), это защитит работодателя при спорах.

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — пустая или неполная таблица периодов. Причина почти всегда в том, что кадровые события не оформлены документами: сотрудника приняли «задним числом» без приказа или переводы велись только на бумаге. Решение — ввести недостающие кадровые документы корректными датами и переформировать справку.

Вторая распространённая ситуация — неверное основание увольнения. Если в документе «Увольнение» основание выбрано ошибочно, оно уйдёт и в СТД-Р, и в отчётность. Исправляйте основание в самом документе увольнения, а не в справке.

Третья ошибка — формирование справки до проведения увольнения. В этом случае в СТД-Р не будет строки об увольнении, и работник получит неполный документ. Всегда формируйте справку после проведения приказа.

FAQ

Можно ли сформировать СТД-Р за период до начала учёта в 1С?

Автоматически — нет: справка строится только по документам в базе. Если сотрудник работал до перехода на 1С, введите начальные кадровые сведения документами прошлыми датами (приём, переводы), после чего справка заполнится полностью. Альтернатива — оформить справку вручную по архивным приказам.

Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД?

СЗВ-ТД — отчёт в СФР о кадровых событиях, который работодатель сдаёт в обязательном порядке. СТД-Р — справка, выдаваемая самому работнику. Данные в обоих документах должны совпадать, поэтому в 1С они формируются из одних и тех же кадровых приказов.

Нужно ли выдавать СТД-Р, если работник выбрал электронную трудовую книжку?

Да. При увольнении справка о трудовой деятельности выдаётся независимо от способа ведения трудовой книжки. Она фиксирует сведения о работе у данного работодателя, включая запись об увольнении.

В справке не хватает строки о переводе. Что делать?

Проверьте, оформлен ли перевод документом «Кадровый перевод» и проведён ли он. Если документа нет — создайте его фактической датой и переформируйте СТД-Р. Не вписывайте перевод в печатную форму вручную.

Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде?

Да, по заявлению работника справку можно направить в электронном виде, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью. В 1С документ выгружается в файл и подписывается средствами электронной подписи. Бумажный вариант при этом не обязателен, если работник согласен на электронный.

Работник уволен давно и просит справку повторно. Обязаны ли мы её выдать?

Да, при утрате справки работник вправе обратиться за дубликатом. В 1С откройте исходный документ СТД-Р или создайте новый по тому же сотруднику — данные сохранятся, справка сформируется повторно. Дубликат выдаётся в разумный срок после обращения.