Как в 1С создать совмещение должностей

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в течение основного рабочего дня без освобождения от основных обязанностей. В программах 1С (прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом») совмещение оформляется не как отдельный приём на работу, а как доплата к основному месту работы сотрудника. Это принципиально отличается от внутреннего совместительства, где создаётся новый сотрудник и отдельный трудовой договор.

Ошибка в выборе механизма приводит к серьёзным последствиям: неправильному расчёту зарплаты, искажению среднего заработка, неверным данным в отчётности по взносам и НДФЛ. Поэтому перед оформлением важно определить, какой именно вид дополнительной работы нужен организации, и только потом настраивать документы в программе.

Материал ориентирован на «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) как наиболее распространённое решение для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии» возможности кадрового учёта ограничены, и там совмещение обычно оформляется вручную через начисление доплаты. Отдельные нюансы по конфигурациям разобраны ниже.

Чем совмещение отличается от совместительства и расширения зон обслуживания

Прежде чем нажимать кнопки в программе, кадровику нужно определить юридическую природу дополнительной работы. Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляется дополнительным соглашением и приказом, отдельный трудовой договор не заключается. Внутреннее совместительство (ст. 60.1, 282 ТК РФ) — работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору.

Есть и третий вариант — исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы. В 1С:ЗУП для него предусмотрен отдельный документ «Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника», который работает похожим образом, но привязан к конкретному отсутствующему работнику.

Сравнение вариантов оформления

Совмещение должностей

Допработа в основное рабочее время, доплата к окладу основного места. Документ «Совмещение должностей», отдельный сотрудник не создаётся.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное время по отдельному договору. Создаётся новый сотрудник, отдельный табель и начисления.

Исполнение обязанностей отсутствующего

Подмена конкретного сотрудника на период его отсутствия. Документ «Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника».

Подготовка: включение механизма совмещения в настройках

По умолчанию документ «Совмещение должностей» может быть скрыт. Чтобы он появился, откройте «Настройка → Реквизиты и настройки → Расчет зарплаты» (в некоторых релизах путь: «Настройка → Расчет зарплаты») и установите флажок «Выполняется совмещение должностей, расширение зон обслуживания» или аналогичный по названию в вашей версии. После этого в журналах кадровых документов появится нужный документ.

Одновременно программа добавит в план видов расчёта начисление с назначением «Доплата за совмещение». Проверьте его настройки: формулу (обычно процент от ФОТ или фиксированная сумма), учёт времени, налогообложение и вхождение в базу для среднего заработка. Если доплата должна считаться от оклада по совмещаемой должности, формула настраивается через показатель «Процент доплаты за совмещение».

Создание документа «Совмещение должностей»

Перейдите в раздел «Кадры → Совмещения должностей» (или «Зарплата → Совмещения должностей» — расположение зависит от настроек интерфейса) и создайте новый документ. Заполните ключевые поля: организацию, сотрудника, дату начала совмещения и, если известна, дату окончания. Совмещаемую должность укажите в соответствующем поле — из штатного расписания или справочника должностей, в зависимости от того, ведётся ли штатное расписание.

В поле размера доплаты укажите процент или фиксированную сумму. Если доплата рассчитывается от оклада совмещаемой должности, убедитесь, что выбран соответствующий вариант расчёта. Проверьте вкладку или ссылку «Начисления»: там должна появиться строка с доплатой за совмещение и её размером.

Проведите документ. С этого момента доплата будет автоматически начисляться при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующие месяцы — в пределах периода действия совмещения.

1. 1
   Включите флажок совмещения в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Создайте документ «Совмещение должностей» в разделе «Кадры»
3. 3
   Укажите сотрудника, совмещаемую должность, период и размер доплаты
4. 4
   Проверьте строку начисления и формулу расчёта в документе
5. 5
   Проведите документ и сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
6. 6
   Сверьте доплату в расчётном листке сотрудника

Настройка начисления и проверка расчёта

После проведения документа сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором действует совмещение. В табличной части сотрудника должна появиться строка «Доплата за совмещение должностей» с рассчитанной суммой. Если совмещение действует неполный месяц, программа рассчитает доплату пропорционально отработанному времени — проверьте, что формула начисления поддерживает расчёт по времени.

Откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата → Отчёты → Расчётный листок») и убедитесь, что доплата видна отдельной строкой, сумма соответствует приказу, а период расчёта корректен. Доплата за совмещение облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке и входит в базу среднего заработка — эти параметры задаются в виде расчёта, и менять их без необходимости не следует.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в начислении зарплаты

Норма

Доплата за совмещение присутствует с верной суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — проверьте период документа и формулу

Расчётный листок

Норма

Доплата показана отдельной строкой за нужные месяцы

Тревожный признак

Доплата отсутствует или дублируется дважды

Количество карточек сотрудника

Норма

Один сотрудник, одно основное место работы

Тревожный признак

Создан второй сотрудник — оформлено как совместительство по ошибке

Досрочное прекращение и изменение условий совмещения

Совмещение может быть отменено досрочно по инициативе любой из сторон — работник вправе отказаться от дополнительной работы, а работодатель — отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. В программе для этого используется документ «Отмена совмещения должностей» (или «Прекращение совмещения» — название зависит от релиза), доступный из журнала совмещений или из раздела кадровых документов.

Если меняется размер доплаты или совмещаемая должность, корректный способ — прекратить текущее совмещение и создать новое с актуальными условиями. Редактировать уже проведённый документ задним числом после расчёта зарплаты небезопасно: это может вызвать перерасчёты и расхождения с выплаченными суммами.

Особенности для разных конфигураций 1С

В «1С:Бухгалтерии» полноценного документа совмещения нет. Там доплату оформляют через создание нового начисления («Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления») с назначением доплаты и добавлением его сотруднику в документе «Начисление зарплаты» или через кадровый перевод с доплатой. Кадровые приказы при этом формируются вне программы.

В «1С:ЗУП» с включённым штатным расписанием совмещаемая должность выбирается из позиций штатного расписания, что позволяет контролировать соответствие приказу. Если штатное расписание не ведётся, должность выбирается из справочника должностей. Учтите, что печатная форма дополнительного соглашения в типовой поставке может отсутствовать — её формируют в текстовом редакторе или подключают внешнюю печатную форму.

FAQ

Нужно ли создавать нового сотрудника при совмещении должностей?

Нет. Совмещение оформляется на основное место работы существующего сотрудника через документ «Совмещение должностей». Новый сотрудник создаётся только при внутреннем совместительстве, где заключается отдельный трудовой договор.

Почему доплата за совмещение не появилась в начислении зарплаты?

Проверьте три вещи: включён ли флажок совмещения в настройках расчёта зарплаты, проведён ли документ «Совмещение должностей» и попадает ли месяц начисления в период действия совмещения. Также убедитесь, что в виде расчёта не снято назначение начисления.

Можно ли оформить совмещение на неполный месяц?

Да, укажите в документе даты начала и окончания. Программа рассчитает доплату пропорционально отработанному времени, если в формуле начисления предусмотрен расчёт по времени — это стандартное поведение типового вида расчёта.

Как прекратить совмещение досрочно?

Создайте документ «Отмена совмещения должностей» (или «Прекращение совмещения») с датой прекращения. С этого момента доплата перестанет начисляться. Не забудьте, что по ТК РФ о досрочном отказе сторона должна предупредить другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня.

Входит ли доплата за совмещение в средний заработок и облагается ли взносами?

Да. Доплата за совмещение является частью заработной платы: облагается НДФЛ и страховыми взносами и учитывается при расчёте среднего заработка для отпускных, больничных и командировок. Эти параметры заданы в типовом виде расчёта и обычно не требуют изменений.

Чем отличается документ «Исполнение обязанностей» от совмещения?

Документ «Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника» привязан к конкретному отсутствующему работнику и автоматически прекращает доплату с его выходом. Совмещение — более общий механизм для дополнительной работы по другой должности без привязки к чьему-либо отсутствию.