Как в 1С создать реестр на выпуск карт

Реестр на выпуск карт — это файл или печатная форма со списком сотрудников, которым банк должен открыть лицевые счета и выпустить зарплатные карты в рамках зарплатного проекта. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта задача решается штатными средствами: программа сама собирает данные из карточек сотрудников, проверяет их полноту и формирует файл в формате, который принимает банк.

Типовой сценарий выглядит так: организация заключает договор с банком на зарплатный проект, в 1С создаётся элемент справочника «Зарплатные проекты», у сотрудников заполняются личные данные, после чего формируется документ «Заявка на открытие лицевых счетов» — именно она и есть реестр на выпуск карт. Готовый реестр выгружается в файл и передаётся в банк через клиент-банк или личный кабинет.

Ошибки в реестре приводят к отказу банка в выпуске карт или к задержкам: банк сверяет ФИО, паспортные данные, СНИЛС и ИНН с собственными базами, и любое расхождение блокирует заявку по конкретному сотруднику. Поэтому основная работа — не сама выгрузка, а подготовка и проверка данных до её формирования.

Что понадобится перед созданием реестра

Реестр формируется только в рамках действующего зарплатного проекта. Если договор с банком ещё не заключён или в программе не создан соответствующий элемент справочника, документ заявки будет недоступен или не сможет быть выгружен корректно. Убедитесь, что банк прислал вам параметры обмена: формат файла, код филиала, номер договора зарплатного проекта.

Проверьте, что у всех сотрудников, которых вы планируете включить в реестр, заполнены обязательные персональные данные: ФИО полностью, дата рождения, пол, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения), СНИЛС, адрес регистрации. Большинство банков также требуют гражданство и мобильный телефон сотрудника.

Отдельно уточните у банка способ передачи реестра. Часть банков принимает файлы в формате XML или DBF через клиент-банк, часть — выгрузку по API через сервис 1С:ДиректБанк, некоторые до сих пор принимают печатный реестр на бумаге. От этого зависит, какой вариант выгрузки вы будете использовать.

Настройка зарплатного проекта в справочнике

Откройте раздел «Зарплата» (или «Выплаты») и найдите справочник «Зарплатные проекты». Создайте новый элемент и заполните поля: наименование, банк (выбирается из справочника банков по БИК — это важно для корректной выгрузки), номер и дата договора с банком, подразделение банка, если оно указано в договоре.

В настройках зарплатного проекта укажите способ обмена с банком: обмен файлами или обмен через 1С:ДиректБанк. Для файлового обмена программа предложит выбрать формат — список поддерживаемых форматов зависит от релиза конфигурации и от выбранного банка. Если вашего формата нет в списке, банк может предоставить внешнюю обработку выгрузки.

После сохранения зарплатного проекта у сотрудников появляется возможность указать лицевой счёт именно в рамках этого проекта. До выпуска карт лицевые счета ещё не существуют — они появятся после того, как банк обработает ваш реестр и пришлёт ответный файл с номерами счетов.

Проверка персональных данных сотрудников

Это самый трудоёмкий этап, и именно здесь возникает большинство отказов банка. Откройте карточку каждого сотрудника и проверьте разделы «Личные данные» и «Документы, удостоверяющие личность». Паспорт должен быть действующим: если сотрудник сменил паспорт, а в программе старые данные, банк отклонит заявку.

Обратите внимание на адреса. Банки сверяют адрес регистрации по классификатору ФИАС/ГАР, и адрес, введённый произвольным текстом, часто не проходит проверку. Вводите адрес через классификатор (кнопка выбора из адресного классификатора в поле адреса), а не вручную строкой.

Проверьте СНИЛС и ИНН на соответствие формату: СНИЛС — 11 цифр, ИНН физического лица — 12 цифр. Программа выполняет контроль контрольных чисел, но не защищает от опечаток, при которых номер формально валиден, но принадлежит не тому человеку. По возможности сверьте данные с оригиналами документов.

Создание документа «Заявка на открытие лицевых счетов»

Перейдите в раздел «Выплаты» (в ряде релизов — «Зарплата») и откройте журнал «Заявки на открытие лицевых счетов». Создайте новый документ. Укажите организацию, зарплатный проект и дату заявки. Затем нажмите «Подбор» или «Заполнить» и добавьте сотрудников, которым нужно выпустить карты.

Программа автоматически подтянет в табличную часть данные каждого сотрудника: ФИО, паспорт, СНИЛС, адрес, телефон. Строки с неполными данными обычно подсвечиваются или сопровождаются предупреждением — не игнорируйте эти сообщения. Проверьте таблицу построчно перед записью документа.

Запишите и проведите документ. После проведения заявка фиксируется в учёте, и по этим сотрудникам программа будет ожидать ответа банка о присвоении номеров лицевых счетов. Повторная заявка по тому же сотруднику в тот же зарплатный проект обычно блокируется или требует отмены предыдущей.

1. 1
   Создайте зарплатный проект в справочнике и укажите банк по БИК, номер договора и формат обмена
2. 2
   Проверьте паспортные данные, СНИЛС и адреса сотрудников, адреса введите через классификатор
3. 3
   Создайте документ «Заявка на открытие лицевых счетов» и заполните его сотрудниками
4. 4
   Проверьте строки с предупреждениями, исправьте данные и проведите документ
5. 5
   Выгрузите файл реестра и передайте его в банк через клиент-банк или 1С:ДиректБанк
6. 6
   Получите ответ банка и загрузите подтверждение с номерами лицевых счетов

Выгрузка реестра и передача в банк

Из проведённой заявки сформируйте файл выгрузки: кнопка «Выгрузить» или «Выгрузить реестр» в форме документа. Программа создаст файл в формате, заданном в настройках зарплатного проекта. Сохраните файл в отдельную папку — не переименовывайте его вручную, если банк контролирует имя файла по шаблону.

Загрузите файл в клиент-банк в разделе зарплатного проекта (обычно «Зарплатный проект» → «Реестры на открытие счетов» или аналогичный). Если используется 1С:ДиректБанк, отправка выполняется прямо из 1С без промежуточного файла — документ уходит в банк по кнопке отправки, а статус обработки возвращается автоматически.

После обработки банк присылает ответный файл: либо подтверждение с присвоенными номерами лицевых счетов, либо протокол отказов с указанием причин по каждому сотруднику. Подтверждение загружается в 1С обратно — после этого в карточках сотрудников появляются лицевые счета, и на них можно перечислять зарплату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Файл реестра сформирован

Норма

Файл создан без сообщений об ошибках, размер больше нуля, открывается для просмотра

Тревожный признак

Программа сообщает о незаполненных полях или файл не создаётся

Приём файла банком

Норма

Клиент-банк принял реестр, статус «На обработке» или «Исполнен»

Тревожный признак

Банк отклонил файл целиком с ошибкой формата

Ответ банка по сотрудникам

Норма

По всем сотрудникам присвоены лицевые счета

Тревожный признак

Есть строки с отказом — указаны причины по конкретным людям

Загрузка подтверждения и обработка отказов

Ответный файл банка загружается через документ «Подтверждение открытия лицевых счетов» (в некоторых релизах — через обработку обмена с банком из формы заявки). После загрузки проверьте, что номера лицевых счетов записались в карточки сотрудников: откройте сотрудника, раздел «Выплаты» — там должны быть указаны зарплатный проект и номер счёта.

Если банк вернул отказы, разберите протокол. Типичные причины: расхождение ФИО с данными банка (сотрудник уже клиент банка, и данные не совпали), неверный или просроченный паспорт, отсутствие СНИЛС, адрес не по классификатору. Исправьте данные в карточке сотрудника и сформируйте новую заявку только по отклонённым людям — не выгружайте весь реестр заново, это создаст дубли по уже обработанным сотрудникам.

Частые вопросы и ограничения

Учтите несколько ограничений типового механизма. Один сотрудник может участвовать только в одном зарплатном проекте одновременно — смена банка оформляется закрытием старого лицевого счёта и открытием нового. Уволенные сотрудники в заявку не подбираются. Если банк использует нестандартный формат, которого нет в программе, потребуется внешняя обработка от банка или доработка.

Если у вас не ЗУП, а другая конфигурация (например, 1С:Бухгалтерия с простым учётом зарплаты), штатной заявки на открытие лицевых счетов может не быть — тогда реестр формируется либо вручную по шаблону банка в Excel, либо через отчёт по сотрудникам с последующей выгрузкой. Точные возможности зависят от конфигурации и релиза.

FAQ

Где в 1С:ЗУП находится реестр на выпуск карт?

Документ называется «Заявка на открытие лицевых счетов». В зависимости от релиза он расположен в разделе «Выплаты» или «Зарплата». Если документа нет в меню, проверьте, что в настройках учётной политики включено использование зарплатных проектов.

Можно ли включить в реестр сотрудника без ИНН?

ИНН не является обязательным для открытия счёта по закону, но отдельные банки требуют его в формате обмена. Если банк отклоняет заявку без ИНН, сотруднику нужно получить ИНН в налоговой, либо уточнить у банка возможность подачи заявки без этого реквизита.

Что делать, если банк отклонил весь файл целиком?

Отказ всего файла почти всегда означает проблему формата, а не данных: неверная версия формата, изменённое имя файла, ручное редактирование, не тот зарплатный проект. Сверьте настройки обмена с описанием формата от банка и выгрузите файл заново из заявки, не открывая его в сторонних редакторах.

Как оформить перевод сотрудника на карту другого банка?

Создайте в справочнике новый зарплатный проект, сформируйте заявку на открытие лицевого счёта по этому сотруднику в новом проекте, дождитесь подтверждения банка и загрузите его. После этого убедитесь, что в карточке сотрудника указан новый лицевой счёт, а старый проект для него не используется при выплатах.

Нужно ли формировать реестр заново при каждой выплате зарплаты?

Нет. Реестр на открытие лицевых счетов создаётся один раз для каждого нового сотрудника. Для перечисления зарплаты используются другие документы — ведомости в банк и реестры перечислений, которые формируются при каждой выплате отдельно.

Можно ли сформировать реестр, если банк не поддерживает обмен файлами с 1С?

Да. Сформируйте заявку, распечатайте печатную форму реестра и передайте в банк на бумаге, либо запросите у банка шаблон Excel и заполните его данными из отчёта по сотрудникам. Однако номера лицевых счетов тогда придётся вносить в карточки сотрудников вручную.