Как в 1С создать реестр на выплату зарплаты

Реестр на выплату зарплаты в 1С формируется на основе документа «Ведомость» — в банк, в кассу, через раздатчика или на счета сотрудников. Именно ведомость фиксирует, кому, сколько и каким способом выплачиваются деньги, а на её основании создаётся файл-реестр для банка или расходный кассовый ордер.

Типовая цепочка выглядит так: сначала начисляется зарплата документом «Начисление зарплаты и взносов», затем создаётся ведомость на выплату, она заполняется автоматически по долгам перед сотрудниками, проверяется, проводится — и только после этого выгружается реестр в банк или печатается платёжная ведомость. Если пропустить этап начисления, ведомость заполнится нулями или не заполнится вовсе.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) редакции 3.1 — наиболее распространённой конфигурации для расчёта зарплаты. В 1С:Бухгалтерии 8 логика похожая, отличаются названия разделов и часть возможностей.

Что понадобится перед созданием реестра

Прежде чем формировать ведомость, убедитесь, что выполнены базовые условия. Во-первых, зарплата за период должна быть начислена и документ «Начисление зарплаты и взносов» — проведён. Ведомость берёт суммы именно из расчётных данных, а не из плановых окладов.

Во-вторых, проверьте настройки способов выплаты. В карточке организации и в личных карточках сотрудников указывается способ выплаты: через кассу, через банк по зарплатному проекту или на произвольный банковский счёт. Если у сотрудника не заполнен способ выплаты, он может не попасть в нужную ведомость.

В-третьих, для зарплатного проекта должны быть заполнены реквизиты: договор с банком (раздел «Зарплатные проекты» в справочнике банков или в настройках обмена), номер лицевого счёта сотрудника в зарплатном проекте. Без этих данных реестр в банк выгрузится с ошибками или без части сотрудников.

Выбираем вид ведомости под способ выплаты

В ЗУП 3.1 предусмотрено четыре основных вида ведомостей, и выбор зависит от того, как организация выдаёт деньги. Неправильно выбранный вид — самая частая причина того, что сотрудники «не попадают» в реестр.

Виды ведомостей в 1С:ЗУП

Ведомость в банк

Выплата по зарплатному проекту на карты. Подходит, если заключён договор с банком; из неё выгружается файл-реестр.

Ведомость на счета

Перечисление на произвольные банковские счета сотрудников вне зарплатного проекта. Подходит при выплатах на разные банки.

Ведомость в кассу

Выдача наличных через кассу. На её основе формируется расходный кассовый ордер и печатается платёжная ведомость (форма Т-53).

Ведомость через раздатчика

Выдача наличных через раздатчика вне кассы организации. Используется реже, для обособленных подразделений.

Если часть сотрудников получает деньги на карты зарплатного проекта, а часть — в кассу, создаются две отдельные ведомости. Программа сама распределит людей по способам выплаты, если эти способы корректно заданы в карточках.

Создаём и заполняем ведомость пошагово

Рассмотрим самый распространённый сценарий — ведомость в банк по зарплатному проекту. Откройте раздел «Выплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата») и выберите «Ведомости в банк». Нажмите «Создать».

В шапке документа укажите: дату выплаты, месяц, за который выплачивается зарплата, организацию, зарплатный проект и вид выплаты — «Зарплата за месяц», «Аванс», «Межрасчётная выплата» и т.д. От вида выплаты зависит, какие суммы подтянутся: например, «Аванс» берёт суммы, рассчитанные документом «Начисление за первую половину месяца».

1. 1
   Откройте «Выплаты» — «Ведомости в банк» — «Создать»
2. 2
   Заполните дату, месяц выплаты, организацию и зарплатный проект
3. 3
   Выберите вид выплаты: зарплата за месяц, аванс или межрасчётная
4. 4
   Нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками и суммами
5. 5
   Проверьте суммы по колонке «К выплате» и НДФЛ к перечислению
6. 6
   Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть»

Кнопка «Заполнить» подтягивает всех сотрудников, у которых есть невыплаченный остаток по выбранному виду выплаты и задан способ выплаты через этот зарплатный проект. Если нужно выплатить только части сотрудников, используйте кнопку «Подбор» или отбор по подразделению в шапке.

После заполнения сверьте итоговую сумму ведомости с расчётными данными. Удобный способ — отчёт «Полная сводка начислений» или «Задолженность по зарплате» за тот же месяц: сумма к выплате по организации должна совпасть с итогом ведомости (за вычетом тех, кто получает деньги иным способом).

Проверяем ведомость перед проведением

Ошибка в проведённой ведомости означает, что по учёту прошла неверная сумма долга или НДФЛ, и исправлять её придётся сторнированием или корректировкой. Поэтому перед проведением пройдитесь по контрольным точкам.

Контрольные точки

Как проверить ведомость

Итоговая сумма к выплате

Норма

Совпадает с задолженностью по отчёту за месяц

Тревожный признак

Расхождение — часть сотрудников не заполнена или суммы устарели

Колонка НДФЛ

Норма

Налог к перечислению заполнен и соответствует исчисленному

Тревожный признак

Пустые или заниженные суммы НДФЛ

Состав сотрудников

Норма

Все получатели по данному способу выплаты присутствуют

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте способ выплаты в карточке

Лицевые счета

Норма

У всех строк заполнены номера счетов

Тревожный признак

Пустые счета — банк отклонит реестр

Обратите внимание на колонку НДФЛ. При проведении ведомости программа регистрирует удержанный налог как перечисленный в бюджет (в пределах сроков). Если сумма НДФЛ в ведомости не совпадает с исчисленной, это приведёт к расхождениям в отчётах 6-НДФЛ.

Выгружаем реестр в банк

После проведения ведомости из неё формируется файл-реестр для загрузки в систему банка (клиент-банк, ДБО). В форме ведомости нажмите кнопку «Выгрузить» или «Обмен с банками» — название зависит от релиза и настроенного способа обмена.

Программа сформирует файл в формате, согласованном с банком (обычно XML или текстовый формат зарплатного проекта). Укажите папку сохранения, затем загрузите файл в клиент-банк стандартной процедурой импорта реестра. Банк проверит реестр и вернёт подтверждение зачисления — его тоже можно загрузить в 1С, чтобы в ведомости отметился факт зачисления.

Если обмен с банком настроен через сервис прямого обмена (1С:ДиректБанк), файл отправляется без ручного сохранения, а статус зачисления обновляется автоматически. Это снижает риск потери или повторной отправки реестра.

Особые сценарии: аванс, касса, уволенные

Реестр на выплату аванса

Для аванса создаётся такая же ведомость, но с видом выплаты «Аванс». Суммы берутся из документа «Начисление за первую половину месяца» либо рассчитываются как фиксированный процент/сумма — в зависимости от настроек учётной политики. Если аванс в организации платится фиксированной суммой без расчёта, ведомость всё равно заполняется по данным начисления первой половины месяца.

Выплата через кассу

Ведомость в кассу после проведения позволяет напечатать платёжную ведомость по форме Т-53 (кнопка «Печать»). На её основании кассир выдаёт деньги, а в 1С:Бухгалтерии формируется расходный кассовый ордер. Если сотрудник не получил деньги в срок, сумма депонируется — в ведомости есть механизм отметки о депонировании.

Выплата уволенным

Уволенные сотрудники включаются в ведомость автоматически, если по ним есть невыплаченный остаток (расчёт при увольнении). Если человек не попал в список, проверьте, проведён ли документ «Увольнение» с расчётом и не выбран ли в ведомости отбор, исключающий уволенных.

Частые вопросы

Почему ведомость заполняется пустой?

Чаще всего не проведён документ начисления за выбранный месяц или выбран неверный вид выплаты. Также проверьте, не была ли зарплата уже выплачена другой ведомостью — тогда долга нет и заполнять нечего. Отчёт «Задолженность по зарплате» покажет, есть ли невыплаченный остаток.

Как выплатить зарплату только одному сотруднику?

Создайте ведомость нужного вида, заполните шапку и вместо «Заполнить» используйте кнопку «Подбор» — добавьте конкретного сотрудника вручную. Сумма подтянется по его остатку. Удобно для досрочных и межрасчётных выплат.

Можно ли изменить проведённую ведомость?

Да, пока по ней не прошла фактическая выплата и не выгружен реестр. Распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если реестр уже ушёл в банк, сначала убедитесь, что банк его не исполнил, иначе возможно двойное зачисление.

Чем ведомость отличается от реестра?

Ведомость — внутренний документ учёта в 1С, фиксирующий факт выплаты и удержанного НДФЛ. Реестр — файл или печатный список для банка, сформированный на основе ведомости. Один документ порождает другой, но заменяют они друг друга.

Как сформировать реестр в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся там?

Логика та же: раздел «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» (или «Ведомости на выплату зарплаты»). Заполнение происходит по кнопке «Заполнить» после проведения начисления зарплаты. Возможности обмена с банком в Бухгалтерии уже, чем в ЗУП, поэтому при зарплатном проекте удобнее ЗУП.