Другое · 9 мин
Как в 1С создать приказ о приеме на работу
Пошаговая инструкция по созданию приказа о приеме на работу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: заполнение документа, проверка данных, печать формы Т-1 и типичные ошибки.
Приказ о приеме на работу — первый кадровый документ, который оформляется при трудоустройстве сотрудника. В программах 1С он создается через документ «Прием на работу» (в 1С:ЗУП) или «Прием на работу в организацию» (в 1С:Бухгалтерия 8). Документ не только формирует печатную форму Т-1, но и регистрирует сотрудника в учете: без него нельзя начислить зарплату, оформить отпуск или увольнение.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый учет полноценный: есть штатное расписание, графики работы, виды начислений. В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощенный — там приказ создается быстрее, но с меньшим количеством параметров. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка результата и типичные ошибки.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания приказа
Документ «Прием на работу» ссылается на справочники, поэтому перед его созданием проверьте, что в базе есть нужные данные. Если чего-то не хватает, программа позволит создать элемент «на лету», но лучше подготовить справочники заранее — так меньше риск дублирования записей.
Минимальный набор: организация (если ведется учет по нескольким), подразделение, должность, график работы сотрудников. В ЗУП дополнительно желательно настроить штатное расписание, если оно используется — тогда прием будет контролироваться по свободным ставкам.
Также проверьте права пользователя. Создавать и проводить кадровые документы может пользователь с профилем «Кадровик» или «Расчетчик зарплаты». Если кнопка создания недоступна, обратитесь к администратору 1С за назначением прав.
Создание приказа в 1С:ЗУП — пошаговый порядок
Основной сценарий для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1):
- 1Откройте раздел «Кадры» и выберите «Приемы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»).
- 2Нажмите «Создать» → «Прием на работу».
- 3Укажите организацию и дату документа — она станет датой приказа.
- 4Выберите сотрудника из справочника или создайте нового, введя ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные.
- 5Заполните дату приема, подразделение, должность (или позицию штатного расписания) и график работы.
- 6На вкладке «Оплата труда» укажите оклад или тарифную ставку и дополнительные начисления.
- 7Проверьте условия трудового договора: вид занятости, испытательный срок, характер работы.
- 8Нажмите «Провести и закрыть», затем кнопку «Печать» → «Приказ о приеме на работу (Т-1)».
Ключевое поле — «Дата приема». Именно с нее начинается трудовой стаж сотрудника в программе, и именно эта дата попадет в приказ и трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности). Дата документа и дата приема могут различаться: приказ часто оформляют за день-два до фактического выхода сотрудника.
Если в программе включено штатное расписание, в поле «Должность» выбирается позиция штатки, и программа автоматически подставляет размер оклада и контролирует свободные ставки. При попытке принять сотрудника сверх штата документ либо не проведется, либо выдаст предупреждение — в зависимости от настроек.
Создание приказа в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) кадровый блок проще. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Прием на работу». В новых версиях документ также доступен из карточки сотрудника.
Заполните организацию, сотрудника, дату приема, подразделение, должность и размер оклада. Если сотрудника нет в справочнике, создайте его прямо из документа. После проведения доступна печать формы Т-1 через кнопку «Печать».
Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии нет полноценного штатного расписания и расширенного кадрового учета. Если в организации больше нескольких десятков сотрудников и нужен контроль ставок, отпусков и воинского учета, корректнее вести кадры в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.
Где оформлять прием
Полный кадровый учет: штатное расписание, графики, испытательный срок, электронные кадровые документы. Подходит организациям с кадровиком.
Быстрое оформление приема и печать Т-1, но без контроля штатки и расширенных кадровых функций. Подходит микробизнесу.
Логика аналогична ЗУП, но названия разделов могут отличаться — ищите документ «Прием на работу» в кадровом разделе.
Заполнение данных сотрудника и условий труда
При создании нового сотрудника программа потребует карточку физического лица. Обязательный минимум: ФИО, дата рождения, пол. Для отчетности и расчета зарплаты понадобятся ИНН, СНИЛС, адрес регистрации и данные документа, удостоверяющего личность. Эти данные можно внести позже, но до первой сдачи отчетности.
В самом документе приема обратите внимание на условия: вид занятости (основное место работы или совместительство), количество ставок (например, 0,5 ставки), испытательный срок, дата окончания — для срочного трудового договора. От этих полей зависят расчет зарплаты и корректность сведений в СЗВ-ТД / ЕФС-1.
На вкладке «Оплата труда» укажите основное начисление — обычно «Оплата по окладу» с размером оклада. Доплату, премию или надбавку добавляйте отдельными строками. Если сотрудник принят на неполную ставку, оклад указывается полный, а расчет идет пропорционально ставке — либо сразу укажите фактическую сумму, в зависимости от настроек начисления.
Проведение документа и печать формы Т-1
После заполнения нажмите «Провести». Программа запишет кадровое событие в регистры: сотрудник появится в списке работающих, ему назначится начисление и график. Проверить результат можно через отчет «Штатные сотрудники» (ЗУП) или список сотрудников с фильтром по подразделению.
Печатная форма: кнопка «Печать» в документе → «Приказ о приеме на работу (Т-1)». Унифицированная форма Т-1 утверждена постановлением Госкомстата, но с 2013 года обязательной не является — организация вправе использовать свою форму, закрепив ее в учетной политике. В ЗУП можно подключить собственный макет печатной формы через механизм дополнительных печатных форм.
Если в организации внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО), приказ можно подписать электронной подписью и отправить сотруднику на ознакомление прямо из 1С — бумажная печать тогда не требуется.
Как проверить результат
Сотрудник виден в разделе «Кадры» → «Сотрудники» с корректными должностью и подразделением.
Сотрудника нет в списке или он числится без подразделения — документ не проведен.
В приказе корректные дата, должность, оклад и условия приема.
Пустые поля или неверный оклад — проверьте вкладку «Оплата труда» и позицию штатки.
При заполнении «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник подтягивается автоматически.
Сотрудник не попадает в начисление — проверьте дату приема и график работы.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ситуация — прием в середине месяца. Программа рассчитает зарплату пропорционально отработанным дням по графику, это нормально. Ошибкой будет вручную «подгонять» сумму оклада под желаемую выплату: при следующем пересчете данные разойдутся.
Если документ уже проведен, но обнаружена ошибка, не удаляйте его при наличии связанных начислений. Корректный путь: отменить проведение, исправить данные и провести заново — либо создать документ «Кадровый перевод» / «Изменение оплаты труда», если зарплата за период уже рассчитана и выплачена.
Что важно запомнить
Приказ о приеме создается документом «Прием на работу»: в ЗУП — из раздела «Кадры», в Бухгалтерии — из «Зарплата и кадры». Критичны три вещи: уникальная карточка физлица, корректная дата приема и правильные начисления. После проведения распечатайте форму Т-1 и проверьте, что сотрудник появился в списке работающих и подтягивается в начисление зарплаты.
Частые вопросы
Можно ли оформить прием задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если за тот период уже закрыт расчет зарплаты или сдана отчетность, потребуется перерасчет и подача уточненных форм. Безопаснее оформлять прием до закрытия месяца.
Как принять сотрудника на 0,5 ставки?
В документе приема в поле «Количество ставок» укажите 0,5, а график работы выберите соответствующий неполному времени. Оклад обычно указывается полный — программа сама рассчитает пропорцию.
Что делать, если не проводится документ из-за штатного расписания?
Программа сообщает, что нет свободной ставки. Откройте штатное расписание, добавьте нужную позицию или увеличьте количество ставок по существующей, затем повторно проведите прием. Альтернатива — отключить контроль штатки в настройках кадрового учета, но это снижает контроль.
Обязательно ли печатать форму Т-1?
Унифицированная форма Т-1 не обязательна: можно использовать собственную форму приказа, утвержденную в организации. При ведении кадрового электронного документооборота бумажный приказ можно не печатать вовсе — достаточно электронного документа, подписанного обеими сторонами.
Как оформить прием внешнего совместителя?
Создайте для физического лица нового сотрудника (даже если он уже есть в базе как основной работник другой организации), в поле «Вид занятости» укажите «Внешнее совместительство». Остальные поля заполняются как при обычном приеме.
Сотрудник не попадает в начисление зарплаты — в чем причина?
Чаще всего причина в дате приема позже начала расчетного периода в документе начисления, незаполненном графике работы или непроведенном приказе. Проверьте статус документа приема и корректность дат, затем перезаполните начисление.