Как создать новое штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма, а рабочий инструмент кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Если документ введён корректно, программа автоматически контролирует вакантные ставки, оклады и надбавки по каждой позиции. Если же штатное расписание ведётся с ошибками, расхождения всплывут при расчёте зарплаты и в отчётах.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) — именно там штатное расписание реализовано наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» механизм ограничен, а в «1С:КАМИН» и других решениях логика похожая, но названия разделов могут отличаться. Ниже описан полный цикл: от включения функциональности до утверждения документа и проверки результата.

Проверьте, включена ли функциональность штатного расписания

По умолчанию в свежей базе 1С:ЗУП ведение штатного расписания может быть отключено, и тогда одноимённый раздел просто не появится в интерфейсе. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учёта» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт») и установите флажок «Ведётся штатное расписание».

Рядом находятся дополнительные опции, которые определяют поведение системы: «Автоматическая проверка на соответствие штатному расписанию» (программа будет предупреждать, если приём на работу не укладывается в ставки и оклады), «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Используется индексация заработка». Включайте историю изменений с самого начала — без неё придётся редактировать документы задним числом, что опасно для расчётов.

Создайте документ «Штатное расписание»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, дату документа и месяц, с которого расписание вступает в силу. Поле «Подразделение» в шапке заполняйте только если создаёте расписание для отдельного подразделения; для общего документа по организации оставьте его пустым.

Табличная часть заполняется позициями. Каждая позиция — это связка «подразделение + должность» с указанием количества ставок, оклада (тарифной ставки) и надбавок. Добавить позицию можно кнопкой «Добавить» либо подбором существующих позиций, если они уже заведены ранее.

1. 1
   Включите ведение штатного расписания в настройках кадрового учёта
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать»
3. 3
   Укажите организацию, дату и месяц начала действия
4. 4
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Утвердить»
6. 6
   Сформируйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» и проверьте результат

Заполните позиции: ставки, оклад и надбавки

В строке позиции укажите подразделение и должность из соответствующих справочников. Если нужной должности нет — создайте её прямо из поля ввода, заполнив наименование и, при необходимости, категорию и вредные условия труда (это влияет на доначисления и отчётность). Количество ставок может быть дробным: 0,5, 0,25 — для совместителей и неполного рабочего времени.

Оклад задаётся в поле «Оклад/тариф» и привязывается к виду расчёта из плана видов расчёта «Начисления». Надбавки (за стаж, вредность, разъездной характер) добавляются в отдельной таблице позиции — каждая со своим видом расчёта и размером в рублях или процентах. Итоговый ФОТ по позиции программа посчитает автоматически: ставки × (оклад + надбавки).

Обратите внимание на поле «График работы сотрудников» в позиции — оно определяет норму времени для расчёта зарплаты занятых на этой позиции сотрудников. Ошибка в графике — одна из самых частых причин неверного расчёта оклада.

Утвердите документ и проверьте печатную форму

После заполнения проведите документ и нажмите кнопку «Утвердить» — именно утверждённое штатное расписание участвует в контроле приёмов и в отчётах. Дата утверждения и дата вступления в силу могут различаться: документ можно утвердить заранее, с будущим месяцем начала действия.

Печатная форма Т-3 вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Проверьте, что в форму попали все позиции, корректно выведены оклады, надбавки и итоговый ФОТ. Если организация использует собственный шаблон формы, убедитесь, что он актуален для текущей версии конфигурации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расстановка» (Кадры → Кадровые отчёты)

Норма

Все позиции показывают занятые и вакантные ставки без отрицательных значений

Тревожный признак

Ставки уходят в минус или сотрудники «висят» вне позиций — приёмы оформлены мимо расписания

Форма Т-3

Норма

Совпадают ставки, оклады и итоговый ФОТ с первичными данными

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или суммы не сходятся — проверьте дату действия документа

Приём на работу на новую позицию

Норма

Позиция доступна для выбора, оклад подставляется автоматически

Тревожный признак

Позиция не выбирается — документ не утверждён или дата приёма раньше даты действия расписания

Как изменить действующее штатное расписание

Если расписание уже действует и по нему есть кадровые документы, редактировать исходный документ нельзя — это исказит историю и может сломать расчёты прошлых периодов. Для изменений используйте документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания»). Он позволяет добавить новые позиции, закрыть ненужные и изменить оклады или надбавки по существующим с указанной даты.

Закрытие позиции не увольняет занятых на ней сотрудников автоматически — сначала переведите или увольте их кадровыми документами, иначе получите отрицательные вакансии. Изменение окладов по позициям также не пересчитывает начисления сотрудников задним числом: для массового повышения окладов используйте документ «Изменение плановых начислений» или индексацию.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно добавить или убрать позиции, изменить оклады с определённой датыСоздайте «Изменение штатного расписания»

Ошибка обнаружена в документе, который ещё не утверждён и по нему нет приёмовИсправьте исходный документ напрямую и перепроведите его

Меняются только оклады сотрудников без изменения структурыИспользуйте «Изменение плановых начислений» или индексацию заработка

Ведение штатного расписания только начинается, а сотрудники уже принятыСоздайте расписание датой начала учёта и сверьте занятые ставки отчётом «Штатная расстановка»

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дублирование позиций: одна и та же связка «подразделение + должность» заведена несколько раз из-за разных написаний должности в справочнике. Перед созданием позиции проверьте справочник должностей на дубли. Вторая типичная ошибка — неверная дата вступления в силу: если она позже даты приёма сотрудника, программа не даст выбрать позицию или покажет превышение ставок.

Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии полноценного кадрового штатного расписания с контролем ставок нет — там доступна лишь упрощённая форма. Если требуется контроль вакансий, история изменений и индексация, нужна конфигурация 1С:ЗУП. Также помните, что отключение флажка «Ведётся штатное расписание» после начала использования не удаляет данные, но отключает контроль — делать это без необходимости не следует.

FAQ: частые вопросы о штатном расписании в 1С

Можно ли вести несколько штатных расписаний одновременно?

Да, для разных организаций в одной базе расписания ведутся независимо. В рамках одной организации действующим считается последнее утверждённое расписание с учётом всех документов изменений; параллельных «версий» на одну дату быть не должно.

Как посмотреть вакантные ставки?

Используйте отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Отчёт покажет по каждой позиции количество ставок, занято и свободно. Отрицательные значения сигнализируют о приёмах сверх расписания.

Что делать, если позиция не выбирается при приёме на работу?

Проверьте три вещи: утверждён ли документ штатного расписания, не позже ли дата его вступления в силу даты приёма и совпадает ли организация в документе и в приёме. Чаще всего причина — неутверждённое расписание.

Как изменить оклад по позиции с будущей даты?

Создайте «Изменение штатного расписания» с нужным месяцем действия, найдите позицию и укажите новый оклад. Затем оформите изменение плановых начислений сотрудникам, занятым на позиции, — само по себе изменение в расписании их начисления не пересчитает.

Нужно ли создавать новое расписание каждый год?

Нет. Штатное расписание в 1С действует бессрочно, пока не изменено документом «Изменение штатного расписания». Ежегодное переоформление требуется только локальными актами организации, а не логикой программы.