Как в 1С создать график работы 2 через 2

График «два через два» — один из самых распространённых сменных режимов: сотрудник работает два дня, затем два дня отдыхает. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой режим настраивается через справочник «Графики работы сотрудников», а заполнение выполняется автоматически по шаблону. Ниже — полный порядок действий от создания шаблона до проверки табеля.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — именно там механизм графиков реализован наиболее полно. В «Бухгалтерии предприятия» отдельных графиков работы нет, там учёт рабочего времени ведётся через производственный календарь, поэтому для сменных режимов нужна ЗУП или аналогичная кадровая конфигурация.

Что нужно подготовить перед настройкой

Прежде чем создавать график, определите ключевые параметры режима: продолжительность рабочей смены (например, 11 или 12 часов), наличие перерывов на обед, работает ли сотрудник в ночное время и является ли день сокращённым перед праздниками. Эти данные понадобятся при настройке расписания рабочего времени.

Также заранее решите, будет ли режим считаться суммированным учётом рабочего времени. При графике 2/2 с 12-часовыми сменами недельная норма почти всегда «плавает», и без суммированного учёта корректно рассчитать переработки не получится. Этот признак включается в настройках графика и влияет на расчёт доплат.

Создание графика работы в справочнике

Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите понятное наименование, например «Смена 1 (2/2, 12 часов)» — это упростит поиск при назначении графика сотрудникам. В поле «Год» выберите период, на который график будет заполнен.

Основные параметры задаются по ссылке «Изменить свойства графика». Здесь настраиваются способ заполнения, расписание рабочего времени и признаки учёта. Не заполняйте календарь вручную по дням — для циклического режима это лишняя работа и источник ошибок.

1. 1
   Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и создайте новый элемент
2. 2
   Введите наименование и год заполнения
3. 3
   Перейдите по ссылке «Изменить свойства графика»
4. 4
   Укажите способ заполнения «По циклам произвольной длины»
5. 5
   Настройте расписание рабочего времени и цикл 2/2
6. 6
   Запишите график и проверьте заполнение календаря

Настройка расписания рабочего времени

В форме свойств графика в таблице «Расписание работы» добавьте строку: вид времени — «Явка», время начала и окончания смены. Если смена 12 часов с обедом, укажите перерыв отдельной строкой либо задайте время начала и окончания так, чтобы оплачиваемое время соответствовало фактическому. Учтите: обеденный перерыв в рабочее время по ТК РФ не включается.

Если смена захватывает ночные часы (с 22:00 до 6:00), программа выделит их автоматически по времени окончания смены — для этого в расписании должны быть корректно указаны часы, переходящие через полночь. Ночные часы затем оплачиваются в повышенном размере при условии, что в настройках расчёта зарплаты включена соответствующая доплата.

Смена, переходящая через полночь

Для смены вида «с 8:00 до 20:00» сложностей нет. Если же смена ночная (например, с 20:00 до 8:00), в расписании указывается время начала 20:00 и окончания 8:00 следующего дня — программа корректно отнесёт часы к нужным датам при условии, что включён учёт времени с переходом через сутки.

Настройка цикла «два через два»

В поле «Способ заполнения» выберите «По циклам произвольной длины». Появится таблица цикла, куда нужно добавить четыре строки: день 1 — рабочий (ссылка на расписание), день 2 — рабочий, день 3 — выходной, день 4 — выходной. Для выходных дней расписание не указывается.

Затем установите «Дату отсчёта» — день, который является первым днём цикла (первым рабочим днём). От этой даты программа разложит цикл на весь год. Если фактический график сотрудника не совпадёт с расчётным, весь табель «поедет», поэтому сверьте дату отсчёта с реальным календарём смен.

Заполнение календаря и проверка нормы

После записи свойств вернитесь в форму графика и нажмите «Заполнить» — календарь на выбранный год заполнится по циклу автоматически. Программа покажет рабочие дни, выходные и итоговую норму часов по месяцам.

Проверьте несколько контрольных точек: чередование «два рабочих — два выходных» не должно сбиваться на стыке месяцев; предпраздничные дни при соответствующей настройке сокращаются на час; суммарная годовая норма должна быть близка к норме по производственному календарю, если учёт не суммированный.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чередование дней в календаре графика

Норма

Строго 2 рабочих, 2 выходных без сбоев на стыках месяцев

Тревожный признак

Три рабочих подряд или «плавающие» выходные

Норма часов за месяц

Норма

Соответствует сменам по расписанию (например, 15 смен × 11 ч)

Тревожный признак

Норма не сходится с фактическим количеством смен

Предпраздничные дни

Норма

Сокращены на 1 час при включённой настройке

Тревожный признак

Сокращение отсутствует, хотя должно применяться

Назначение графика сотрудникам

График назначается кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры»). Для групповой смены режима удобнее всего последний вариант — он позволяет перевести на новый график сразу всю смену одной датой.

Дата начала действия графика должна совпадать с началом цикла или заведомо попадать внутрь него с корректной датой отсчёта. Если перевести сотрудника на график «с середины недели», программа всё равно рассчитает норму по циклу от даты отсчёта — убедитесь, что это соответствует фактическому расписанию.

Для подразделения с двумя сменами, работающими в противофазе, создайте два графика-клона с датами отсчёта, сдвинутыми на два дня: «Смена 1» и «Смена 2». Тогда при болезни или подмене вы всегда видите, кто из сотрудников в конкретный день работает, а кто отдыхает.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверная дата отсчёта, из-за которой весь график сдвинут на день-два. Вторая по частоте — ручная правка отдельных дней в заполненном календаре: при следующем автозаполнении правки затрутся. Если нужен разовый перенос смены, используйте документ «Перенос рабочего времени» или индивидуальный график на месяц.

Ещё одно ограничение: график заполняется на конкретный год. В конце декабря не забудьте заполнить график на следующий год, иначе с января расчёт нормы времени и табеля остановится. Также помните, что изменение свойств графика после того, как по нему уже рассчитана зарплата, требует перерасчёта всех зависимых документов.

FAQ

Можно ли настроить график 2/2 с разной длительностью смен в первый и второй день?

Да. В таблице цикла для каждого рабочего дня указывается своё расписание. Создайте два расписания (например, 12 часов и 8 часов) и назначьте их первому и второму дню цикла соответственно.

Как учесть отпуск или больничный при графике 2/2?

Отдельно в графике ничего менять не нужно: документы отсутствий («Больничный лист», «Отпуск») автоматически вытесняют рабочее время по графику сотрудника. Табель сформируется с учётом этих документов.

Что делать, если сотрудник работает 2/2, но цикл сдвигается из-за отпуска?

Цикл в графике не прерывается отпуском — после выхода сотрудник продолжает по тому же календарю. Если фактически смены перестроились, скорректируйте дату отсчёта или назначьте новый график документом изменения с нужной даты.

Подходит ли способ заполнения «По дням недели» для графика 2/2?

Нет. Режим «По дням недели» предполагает фиксированные рабочие дни (например, понедельник–пятница), а в цикле 2/2 рабочие дни каждую неделю разные. Используйте только «По циклам произвольной длины».

Как посмотреть, какой график назначен сотруднику сейчас?

Откройте карточку сотрудника — текущий график отображается в шапке. Историю смены графиков видно в списке кадровых документов сотрудника, а фактический результат — в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».

Нужно ли создавать отдельный график для каждого сотрудника?

Нет, один график назначается любому числу сотрудников. Отдельные графики создают только тогда, когда отличается сам режим: длительность смены, время начала или фаза цикла (дата отсчёта).