Другое · 10 мин
Как создать договор ГПХ в 1С
Как оформить договор ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание контрагента, начисление вознаграждения, взносы, НДФЛ и отчётность. Пошаговая инструкция.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется не как трудовой договор, а через отдельный механизм — в зависимости от конфигурации это либо специальный документ «Договор (работы, услуги)» в 1С:ЗУП, либо операции с контрагентом-физлицом в 1С:Бухгалтерии. От правильного оформления зависит расчёт НДФЛ, страховых взносов и корректность отчётности в ФНС и СФР.
Ключевая особенность ГПХ: вознаграждение облагается НДФЛ и взносами на пенсионное и медицинское страхование, но не облагается взносами на социальное страхование (больничные, декретные). Если программа настроена неверно, взносы посчитаются лишними или, наоборот, недоначислятся — и то и другое приведёт к уточнёнкам и штрафам.
Ниже разобраны основные сценарии для двух самых распространённых конфигураций — 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3, а также типичные ошибки и способы проверить результат до сдачи отчётности.
Что подготовить перед созданием договора ГПХ
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть само физическое лицо. В 1С:ЗУП это элемент справочника «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица»), в 1С:Бухгалтерии — справочник «Физические лица» и связанный с ним контрагент. Без карточки физлица программа не сможет рассчитать НДФЛ и включить человека в персонифицированную отчётность.
Проверьте корректность персональных данных: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения. Ошибка в СНИЛС или ИНН приведёт к тому, что сведения о доходах и взносах вернутся с ошибкой при сдаче отчётности. Если человек уже работал у вас по трудовому договору, не создавайте дубликат физлица — используйте существующую карточку.
Также заранее определите суть договора: это разовая услуга, выполнение работ с актом или авторский договор. От этого зависит выбор вида начисления и код дохода для НДФЛ (например, для обычных услуг и авторских договоров применяются разные коды дохода и разный порядок учёта расходов).
Создание договора ГПХ в 1С:ЗУП 3.1
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 для подрядчиков предусмотрен отдельный документ. Откройте раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или через «Кадры» → «Договоры подряда» — точное расположение зависит от настроек интерфейса. Создайте новый документ «Договор (работы, услуги)».
Заполните основные поля: организация, физическое лицо, даты начала и окончания работ, сумма договора. Сроки важны: именно в пределах периода действия договора вознаграждение будет облагаться взносами, а программа распределит суммы по месяцам для отчётности.
Проверьте поле «Вид договора» и начисление, которое программа подставляет по умолчанию. Начисление должно иметь назначение «Прочие доходы от трудовой деятельности» или аналогичное, с обложением НДФЛ и взносами на ОПС и ОМС, но без взносов на соцстрахование. Если в вашей базе такого начисления нет, создайте его копированием типового «Оплата по договорам ГПХ».
- 1Создайте или найдите физлицо в справочнике «Физические лица», проверьте ИНН и СНИЛС
- 2Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» и создайте документ «Договор (работы, услуги)»
- 3Укажите организацию, физлицо, сроки договора и сумму вознаграждения
- 4Проверьте начисление: НДФЛ и взносы на ОПС/ОМС — да, взносы на соцстрахование — нет
- 5Проведите документ и сохраните номер договора для печатной формы и актов
Начисление вознаграждения и выплата в 1С:ЗУП
Сам по себе документ договора не начисляет деньги. Для расчёта создайте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата». Укажите месяц начисления, договор и сумму — как правило, начисление делают по факту подписания акта выполненных работ.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ (по ставке, действующей для налоговых резидентов РФ) и страховые взносы. Проверьте вкладки с расчётом: НДФЛ должен удержаться из суммы вознаграждения, а взносы начислиться сверху за счёт работодателя. Если взносы посчитались и на соцстрахование — значит, в настройках начисления ошибка.
Выплата оформляется стандартной ведомостью («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») — физлицо по договору ГПХ подхватывается вместе с сотрудниками или отдельной ведомостью по договорам. После выплаты НДФЛ считается удержанным и попадает в сроки перечисления в бюджет.
Договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового учёта подрядчиков, поэтому схема другая. Сначала создайте исполнителя в справочнике «Физические лица», затем — контрагента с видом «Физическое лицо», связанного с этой карточкой. После этого создайте договор с контрагентом: в карточке контрагента → «Договоры» → «Создать», вид договора — «С физическим лицом».
Начисление вознаграждения оформляется документом «Операция, введённая вручную» или через зарплатные документы, если в базе ведётся учёт зарплаты (документ «Начисление зарплаты» с сотрудником-подрядчиком). Самый простой путь без зарплатного модуля — ручные проводки: Дт 20 (26, 44) Кт 76.10 на сумму вознаграждения, Дт 76.10 Кт 68.01 на НДФЛ, взносы — на счета 69.
Выплата проводится документом «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» либо «Выплата по договору подряда» — в зависимости от версии. Убедитесь, что в документе указан именно договор с физлицом, иначе выплата не свяжется с начислением и в отчётах появится необъяснённая кредиторка.
Сравнение вариантов
Подходит, если подрядчиков много или нужны корректные расчёты НДФЛ, взносов и отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персучёт) автоматически. Требует настройки начислений.
Подходит для разовых договоров при небольшом числе исполнителей. Расчёт НДФЛ и взносов часто делается вручную или через зарплатный блок — выше риск арифметических ошибок.
Если исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход, договор ГПХ с НДФЛ и взносами не нужен: достаточно чека из «Мой налог». НДФЛ и взносы не начисляются.
НДФЛ, взносы и отчётность по договорам ГПХ
С вознаграждения по ГПХ организация как налоговый агент удерживает НДФЛ и начисляет взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на социальное страхование по нетрудоспособности и на травматизм по умолчанию не начисляются — исключение: взносы на травматизм платятся, если это прямо прописано в договоре.
Исполнитель по ГПХ попадает в отчётность: расчёт 6-НДФЛ (как получатель дохода), РСВ (в разделе 3 указываются суммы вознаграждения и взносов), а также персонифицированные сведения о физлицах. В 1С:ЗУП эти формы заполняются автоматически при условии, что договор и начисления оформлены корректными документами.
Обратите внимание на дату получения дохода: для договоров ГПХ это день фактической выплаты, а не дата акта. Поэтому НДФЛ отражается в том периоде, когда прошла ведомость на выплату, даже если акт подписан месяцем раньше.
Как проверить результат
Начислены только взносы на ОПС и ОМС
Доначислены взносы на соцстрахование (ВНиМ) — ошибка в настройке начисления
Физлицо по ГПХ попало в ведомость, НДФЛ удержан
Сумма к выплате равна полной сумме договора без удержания налога
Исполнитель и суммы автоматически попали в формы
Физлица нет в отчётах — договор оформлен вне учётных документов
Типичные ошибки при оформлении ГПХ в 1С
Самая частая проблема — дубли физических лиц. Если один и тот же человек заведён дважды (например, как сотрудник и как подрядчик с разными карточками), отчётность раздвоится, а сведения о доходах уйдут с ошибками. Перед созданием договора всегда ищите физлицо по СНИЛС или ИНН.
Вторая ошибка — неверный вид начисления. Если скопировать обычную «оплату по окладу» и переименовать её в «договор ГПХ», взносы на соцстрахование начислятся лишними, а исполнителю ошибочно «накапает» стаж для больничных. Всегда проверяйте вкладку «Налоги, взносы, бухучёт» в карточке начисления.
Третья группа ошибок — выплата без начисления. Когда бухгалтер просто проводит оплату физлицу по договору, минуя документ начисления, НДФЛ не удерживается в учёте, а в 6-НДФЛ доход не попадает. Такие расхождения всплывают при сверке с налоговой и приводят к требованиям пояснений.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника?
Технически в 1С можно — используется та же карточка физлица, создаётся документ договора. Но на практике заключение ГПХ с действующим сотрудником по схожим функциям — типичный признак подмены трудовых отношений, что рискованно при проверках. Допустимы ситуации, когда сотрудник выполняет работу, не входящую в его должностные обязанности, в свободное время.
Нужно ли платить взносы, если исполнитель — самозанятый?
Нет. Если исполнитель применяет налог на профессиональный доход и выдал чек из приложения «Мой налог», организация не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы. В 1С такая выплата оформляется как обычный расчёт с контрагентом без зарплатных документов. Статус самозанятого стоит проверять на дату каждой выплаты.
Как распечатать сам договор из 1С?
В 1С:ЗУП из документа «Договор (работы, услуги)» доступна печатная форма, но типовой шаблон может не соответствовать вашему юридическому тексту. Обычно договор готовят во внешнем редакторе по шаблону юриста, а в 1С документ создают для учёта сумм, сроков и расчётов. Внешнюю печатную форму можно подключить через механизм дополнительных отчётов и обработок.
Что делать, если ошиблись суммой уже проведённого договора?
Не редактируйте проведённый документ задним числом, если по нему уже были начисления и выплаты. Правильный путь — создать корректировочный документ начисления (сторно или доначисление) текущим периодом, а при необходимости подать уточнённую отчётность. Изменение «задним числом» ломает уже сданные расчёты.
Облагается ли аванс по договору ГПХ НДФЛ?
Да. Датой получения дохода по ГПХ считается день выплаты, поэтому с аванса НДФЛ удерживается сразу при перечислении. В 1С:ЗУП для этого выплата аванса должна проходить через ведомость с привязкой к договору, а не простой банковской операцией.
Что важно запомнить
Договор ГПХ в 1С:ЗУП оформляется документом «Договор (работы, услуги)», начисление — «Начислением по договорам», выплата — ведомостью. В 1С:Бухгалтерии исполнитель заводится как физлицо-контрагент с договором «С физическим лицом». Главные контрольные точки: корректное начисление (НДФЛ и взносы на ОПС/ОМС, без соцстраха), отсутствие дублей физлиц и попадание дохода в 6-НДФЛ и РСВ.