Как в 1С сохранить список сотрудников

Задача сохранить список сотрудников возникает регулярно: для отчёта руководству, сверки с кадровыми документами, передачи в банк или сторонний сервис. В 1С это можно сделать несколькими способами — от простого сохранения списка справочника до формирования отчёта с отбором и нужными колонками. Выбор зависит от конфигурации (ЗУП, Бухгалтерия, Управление торговлей), нужного состава данных и формата результата.

Базовый принцип одинаков во всех типовых конфигурациях: сначала вы формируете на экране нужный список или табличный документ, затем сохраняете его через команду «Сохранить как» или «Вывести список». Различия — в том, откуда брать данные: из справочника «Сотрудники», из отчёта по кадрам или из универсального механизма выгрузки.

Сохранение списка через отчёт — универсальный способ

Самый гибкий вариант — сформировать отчёт и сохранить его как файл. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» или «Отчёты, справки» и откройте отчёт «Список сотрудников» (в некоторых версиях — «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков и списки»). В 1С:Бухгалтерии подойдёт отчёт «Список сотрудников» из раздела «Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам».

Нажмите «Сформировать». Когда табличный документ появится на экране, выберите «Файл → Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) и укажите формат: XLSX для дальнейшей обработки в Excel, PDF для передачи без редактирования, MXL — внутренний формат 1С, если файл откроют в другой базе 1С.

Преимущество отчёта — настройки. Перед формированием можно задать отбор по подразделению, должности, дате, включить только работающих или добавить уволенных. Кнопка «Настройки» позволяет добавить в вывод колонки: табельный номер, дату приёма, ИНН, СНИЛС, телефон.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры» и найдите отчёт со списком сотрудников
2. 2
   При необходимости задайте отбор по подразделению или периоду
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка на экране
4. 4
   Выберите «Файл → Сохранить как» и укажите формат XLSX или PDF
5. 5
   Откройте сохранённый файл и убедитесь, что все строки и колонки на месте

Выгрузка списка напрямую из справочника «Сотрудники»

Если нужен простой перечень без аналитики, откройте справочник: в ЗУП это «Кадры → Сотрудники», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры → Сотрудники». Установите нужный отбор (например, скрыть уволенных — обычно это уже настроено по умолчанию, проверьте панель отбора).

Далее нажмите «Ещё → Вывести список». В появившемся окне отметьте колонки, которые должны попасть в табличный документ, и нажмите «ОК». 1С сформирует табличный документ, который сохраняется так же — через «Файл → Сохранить как».

Важный нюанс: команда «Вывести список» выгружает только те колонки, что видны в настройке списка, и только строки, попадающие под текущий отбор. Если в справочнике применён поиск или фильтр по подразделению, в файл попадут именно отфильтрованные записи.

Какие форматы выбрать и чем они отличаются

1С предлагает несколько форматов сохранения табличного документа, и выбор влияет на дальнейшую работу с файлом. Ориентируйтесь на то, кто и как будет использовать список.

Если файл нужен для загрузки в стороннюю систему (банк, CRM), обычно требуется CSV. Практичный путь: сохраните табличный документ в XLSX, откройте в Excel и пересохраните как «CSV (разделители — запятые)». Проверьте кодировку — для русских букв чаще подходит UTF-8.

Сохранение списка с дополнительными данными

Стандартный список справочника содержит минимум колонок. Если нужны телефоны, адреса, даты рождения или данные документов, используйте отчёт с расширенными настройками. В отчёте откройте «Настройки», перейдите на закладку «Поля» или «Структура» и добавьте нужные реквизиты.

В ЗУП для нестандартных наборов данных удобен «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты, справки»): выберите объект «Справочник.Сотрудники» и добавьте произвольные поля, включая связанные — например, ФИО физического лица, подразделение и должность из кадровых данных.

Учтите ограничение: часть данных (контактная информация, адреса) хранится не в самом элементе справочника, а в связанных регистрах. Если поле недоступно в настройках отчёта, его придётся вытаскивать через специализированный отчёт или обработку.

Если список нужен регулярно в одном и том же виде, сохраните настройки отчёта как вариант (кнопка «Сохранить вариант отчёта» или «Выбрать вариант → Сохранить»). Тогда в следующий раз достаточно открыть готовый вариант и нажать «Сформировать».

Проверка результата и типичные ошибки

После сохранения откройте файл и сверьте: количество строк совпадает с числом сотрудников в программе, все нужные колонки присутствуют, ФИО и числовые поля отображаются корректно. В Excel проверьте, что ИНН и СНИЛС не потеряли ведущие нули — при необходимости задайте текстовый формат ячеек.

Если цифры не сходятся, чаще всего виноваты отборы: уволенные, внешние совместители или сотрудники обособленных подразделений могут попадать или не попадать в выборку в зависимости от настроек отчёта.

Альтернативные способы: печать и обработки

Если файл не нужен, а требуется бумажный документ, используйте команду «Печать» в отчёте или списке. Печатная форма сразу отправится на принтер или в предварительный просмотр, откуда её тоже можно сохранить в PDF.

В файловых базах и при наличии прав администратора доступны внешние обработки выгрузки (например, универсальная выгрузка в XML/CSV с диска ИТС). Это вариант для сложных сценариев — обмена между базами или регулярной автоматической выгрузки. Для разовой задачи сохранить список они избыточны.

Пользователям без прав на отчёты иногда доступен только просмотр справочника. В этом случае попросите коллегу с нужными правами сформировать отчёт или обратитесь к администратору для настройки роли.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в файле

Норма

Совпадает с числом сотрудников в отчёте или справочнике с тем же отбором

Тревожный признак

Строк меньше — вероятно, сработал скрытый фильтр

Колонки ИНН, СНИЛС, табельный номер

Норма

Все цифры на месте, включая ведущие нули

Тревожный признак

Нули обрезаны, значения отображаются в экспоненциальном виде

Состав списка

Норма

Только нужная категория (работающие или все, как задумано)

Тревожный признак

Уволенные смешаны с действующими без пометки

Частые вопросы

Как сохранить список только работающих сотрудников?

В отчёте установите отбор «Работающие» или укажите дату — тогда в список попадут сотрудники, числящиеся в штате на эту дату. В справочнике проверьте, что включён стандартный отбор, скрывающий уволенных, и только потом используйте «Вывести список».

Можно ли выгрузить список сотрудников сразу в CSV?

Из стандартного окна «Сохранить как» CSV обычно недоступен. Сохраните табличный документ в XLSX, откройте в Excel и пересохраните как CSV с кодировкой UTF-8. Для регулярной выгрузки в CSV используются внешние обработки.

Почему в выгруженном файле меньше сотрудников, чем в справочнике?

Почти всегда причина в отборе: фильтр по подразделению, скрытие уволенных, отбор по организации в многофирменной базе. Снимите все отборы, сформируйте список заново и сравните количество строк.

Как добавить в список телефоны и адреса сотрудников?

Используйте отчёт с настройками (например, «Универсальный отчёт» по справочнику сотрудников) и добавьте поля контактной информации через настройку структуры. В простой команде «Вывести список» эти данные недоступны, так как хранятся в связанных регистрах.

Что делать, если команда «Вывести список» недоступна?

Проверьте права пользователя — команда может быть скрыта настройкой ролей или интерфейса. Альтернатива: сформировать отчёт по сотрудникам, если он доступен, либо попросить администратора выдать права или выполнить выгрузку.

Можно ли настроить автоматическую выгрузку списка по расписанию?

В типовых конфигурациях есть механизм рассылки отчётов: настройте вариант отчёта со списком сотрудников и создайте рассылку на email или в каталог по расписанию. Функция доступна пользователям с соответствующими правами.