Как в 1С снова принять уволенного сотрудника

Повторный приём уволенного сотрудника — штатная ситуация в кадровом учёте: человек уволился, а через некоторое время вернулся в организацию. Главная ошибка в этой ситуации — завести новую карточку физического лица вместо того, чтобы оформить приём на существующую. Это приводит к дублям в справочниках, разрыву стажа в отчётах, ошибкам в персонифицированном учёте и двойным записям в 6-НДФЛ и РСВ.

В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия физическое лицо и сотрудник — разные объекты. Физлицо хранит персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт), а сотрудник — это привязка физлица к организации с трудовыми отношениями. Поэтому правильный сценарий — найти старую карточку и оформить новый документ «Приём на работу», а не создавать человека заново.

Ниже разобран порядок действий для типовой 1С:ЗУП 3.1, отличия для 1С:Бухгалтерии 3.0, способы найти и слить дубли, а также проверки, которые подтверждают, что повторный приём оформлен корректно.

Почему нельзя просто создать новую карточку

Когда кадровик вводит данные вернувшегося сотрудника «с нуля», программа создаёт новое физическое лицо. Внешне всё выглядит рабочим: начисления считаются, ведомости формируются. Проблемы всплывают позже — при формировании регламентированной отчётности и сведений в фонды.

ИНН и СНИЛС у обеих карточек одинаковые, и отчёты либо задваивают человека, либо программа выдаёт ошибки контроля. В ЕФС-1 и персонифицированных сведениях стаж дробится между двумя записями, в 6-НДФЛ доход может попасть в разные разделы. Исправление после сдачи отчётности требует корректирующих форм и значительно труднее, чем правильное оформление сразу.

Кроме того, теряется история: прежние отпуска, больничные, удержания и кадровые документы остаются «привязанными» к старой карточке, и анализировать трудовые отношения с человеком становится неудобно.

Как найти уволенного сотрудника в базе

В 1С:ЗУП 3.1 уволенные сотрудники по умолчанию могут скрываться из списка. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и снимите фильтр: в настройках списка (кнопка «Ещё» → «Настроить список») уберите отбор по признаку «В архиве» или установите отображение всех сотрудников. В ряде версий есть отдельная команда «Показывать сотрудников, по которым уже не ведется учёт».

Второй путь — справочник физических лиц: раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица». Найдите человека по фамилии, ИНН или СНИЛС. Если карточка физлица существует — значит, заводить новую не нужно, и дальше работаем только с документом приёма.

Поиск по ИНН или СНИЛС надёжнее поиска по ФИО: фамилия могла измениться после замужества, а в базе осталась прежняя. В этом случае сначала обновите персональные данные в существующей карточке (с указанием даты изменения фамилии), затем оформляйте приём.

1. 1
   Откройте список «Сотрудники» и отобразите уволенных (снимите отбор «В архиве»)
2. 2
   Найдите человека по ФИО, ИНН или СНИЛС и убедитесь, что карточка одна
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» из карточки сотрудника или из журнала «Приёмы, переводы, увольнения»
4. 4
   Заполните дату приёма, подразделение, должность, график и условия оплаты
5. 5
   Проверьте отражение в учёте и проведите документ
6. 6
   Сформируйте контрольный отчёт (кадровый приказ Т-1) и сверьте данные

Оформление повторного приёма в 1С:ЗУП 3.1

Откройте карточку найденного сотрудника. Если после увольнения запись о сотруднике осталась, программа предложит создать новый документ приёма: используйте команду «Оформить документ» → «Приём на работу» либо журнал «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу», где в поле «Сотрудник» выберите уволенного из списка.

Заполните документ: дата приёма (первый рабочий день по новому трудовому договору), подразделение, должность, количество ставок, график работы. На вкладке «Оплата труда» укажите начисления — оклад, надбавки, премии. При необходимости заполните вкладки «Трудовой договор» (номер и дата нового договора, срочность, основание) и «Дополнительно».

Проведите документ. Программа создаст новое рабочее место у того же физического лица, и вся прежняя история — старые приёмы, отпуска, больничные — останется доступна в карточке. На основании приёма можно сразу распечатать приказ по форме Т-1.

Если сотрудник принимается на ту же должность

Это самый простой случай: документ приёма заполняется теми же подразделением и должностью, что были до увольнения, но с новой датой и новым трудовым договором. Проверьте, что начисления соответствуют текущим условиям — оклад мог измениться, пока человек не работал в организации.

Если между увольнением и приёмом была работа по ГПХ

Если в перерыве человек выполнял работы по договору ГПХ, эти документы уже оформлены на то же физлицо — конфликтов не будет. Убедитесь только, что договор ГПХ закрыт до даты трудового приёма, чтобы начисления не пересекались некорректно в отчётности.

Особенности для 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровый учёт упрощён, но логика та же: есть справочник «Физические лица» и справочник «Сотрудники». Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», в настройках списка включите показ уволенных (флажок «Показывать уволенных» в командной панели списка или через «Ещё»).

Найдите сотрудника и создайте документ «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу»), выбрав в поле «Сотрудник» существующую запись. Укажите дату приёма, подразделение, должность, оклад и график.

Если в списке сотрудников человека нет, но физлицо в справочнике есть, создайте элемент справочника «Сотрудники» с выбором существующего физлица — программа подставит его данные, и дубль физлица не появится.

Сравнение вариантов

Приём на существующую карточку

Правильный способ: сохраняется история, отчётность корректна. Требует найти старую карточку и снять отбор уволенных.

Создание нового физлица

Быстро на первый взгляд, но порождает дубль: задвоение в 6-НДФЛ, ЕФС-1, перссведениях. Допустимо только если человек заведомо отсутствует в базе.

Объединение дублей после ошибки

Исправление через обработку поиска и удаления дублей. Работает, пока по дублю не сдана отчётность; иначе потребуются корректировки.

Что делать, если дубль физлица уже создан

Если карточку уже завели повторно, не паникуйте, но и не откладывайте исправление. Пока по дублю нет проведённых документов и сданной отчётности, проблема решается штатной обработкой.

В 1С:ЗУП и Бухгалтерии откройте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей» (в ряде версий путь: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей»). Выберите справочник «Физические лица», задайте правила поиска — по наименованию, ИНН, СНИЛС. Программа покажет пары совпадающих карточек.

Отметьте основную (правильную, «старую») карточку как оригинал и выполните объединение: все документы, ссылки и данные дубля перейдут на основную запись, а дубль будет помечен на удаление. После объединения проверьте, что у сотрудника осталась одна карточка физлица и вся история на месте.

Перед объединением обязательно сделайте резервную копию базы. Операция замещения ссылок необратима в рамках текущего сеанса, и при ошибочном выборе «оригинала» восстановить разделённые данные можно только из копии.

Проверка результата после повторного приёма

После проведения документа приёма убедитесь, что учёт ведётся корректно. Откройте карточку сотрудника: в ней должны отображаться оба периода работы — прежний (с увольнением) и новый (активный). Сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» — человек должен значиться действующим сотрудником с новой даты приёма.

Проверьте персональные данные физлица: актуальная фамилия, ИНН, СНИЛС, паспорт. Если данные менялись, внесите изменения через механизм изменения персональных данных с указанием даты — тогда в отчётах за прошлые периоды останутся старые значения, а в текущих пойдут новые.

Дополнительно рассчитайте зарплату за первый месяц работы и сформируйте черновик 6-НДФЛ или персонифицированных сведений: человек должен попасть в отчёт один раз, без ошибок контроля по СНИЛС и ИНН.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Видны оба периода работы: старый с увольнением и новый активный приём

Тревожный признак

Присутствует только новый период, а старая история «повисла» на другом физлице

Список физических лиц

Норма

Одна карточка с актуальными ФИО, ИНН и СНИЛС

Тревожный признак

Две карточки с одинаковым СНИЛС или ИНН

Черновик 6-НДФЛ / перссведений

Норма

Человек учтён один раз, ошибок контроля нет

Тревожный признак

Дублирование дохода или ошибки по СНИЛС

Приказ Т-1

Норма

Новый номер и дата трудового договора, актуальная фамилия

Тревожный признак

Реквизиты старого договора или прежняя фамилия

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отменить увольнение вместо нового приёма?

Технически можно отменить проведение документа «Увольнение», если человек фактически не прекращал работу и увольнение было оформлено ошибочно. Но если трудовые отношения реально прекращались (была запись в трудовой, выплачены расчётные), отменять документ нельзя — оформляйте новый приём, иначе исказятся кадровая история и отчётность.

Что делать, если фамилия сотрудника изменилась?

Сначала в карточке физического лица внесите изменение фамилии через механизм изменения персональных данных с указанием даты, с которой действует новая фамилия. Затем оформляйте приём. Так в отчётах за прошлые периоды останется прежняя фамилия, а в текущих документах будет новая.

Нужно ли заново вводить ИНН, СНИЛС и паспорт?

Нет, если вы оформляете приём на существующую карточку физлица — все персональные данные подтянутся автоматически. Достаточно проверить их актуальность. Повторный ручной ввод данных в новую карточку как раз и создаёт дубль.

Сотрудник уволен несколько лет назад, карточка могла быть удалена. Что делать?

Проверьте справочник «Физические лица» по ИНН или СНИЛС — карточки физлиц обычно не удаляют, если по ним есть документы. Если карточки действительно нет (например, база свёрнута или начата заново), создайте физлицо заново — в этой базе дубля не возникнет, но убедитесь, что старая база не используется параллельно для отчётности.

Как повторный приём отразится в сведениях о трудовой деятельности (ЕФС-1)?

При оформлении приёма на существующую карточку программа корректно сформирует сведения о новом приёме на того же человека: СНИЛС совпадёт с прежними сведениями, и фонд увидит непрерывную историю по одному застрахованному лицу. При дубле физлица сведения могут быть отклонены или задвоены.

Можно ли принять человека на другую должность или в другое подразделение?

Да, без ограничений: в документе «Приём на работу» указываются любые подразделение, должность и условия оплаты, независимо от того, где человек работал раньше. Прежнее место работы никак не ограничивает новый приём.