Как в 1С сформировать список всех сотрудников за период

Задача «сформировать всех сотрудников за период» возникает в 1С регулярно: для сверки численности перед сдачей отчётности, проверки начислений, подготовки данных для выгрузки в банк или ответа на запрос руководства. В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия или 1С:ERP — инструменты различаются, но логика везде одна: выбрать подходящий отчёт, задать период и при необходимости настроить отбор.

Главная сложность — понять, что именно считать «всеми сотрудниками за период»: только работающих на конец периода, всех, кто был принят или уволен внутри периода, или всех, у кого были начисления. От выбранной трактовки зависит и отчёт, и настройки отбора. Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций без доработок, а также вариант с консолью запросов для тех, кому нужна нестандартная выборка.

Определите, какой состав сотрудников нужен

Прежде чем открывать отчёт, ответьте на вопрос: кто должен попасть в список. Вариантов три: работающие на конкретную дату (срез на конец периода), все, кто числился хотя бы один день внутри периода (включая уволенных), и все, у кого за период были начисления или выплаты. Это три разных списка, и их численность почти всегда отличается.

Для сверки с отчётностью в фонды обычно нужен второй вариант — все числившиеся, включая уволенных внутри периода. Для проверки зарплатных ведомостей — третий. Для кадрового учёта и анализа текучки — первый и второй вместе. Если выбрать не тот вариант, список «не сойдётся» с другими отчётами, и поиск расхождений займёт больше времени, чем сама выгрузка.

Список сотрудников в 1С:ЗУП через отчёт «Списки сотрудников»

В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёт «Списки сотрудников». Откройте раздел «Кадры», затем «Кадровые отчёты» и найдите его в списке. В шапке отчёта укажите период: дату начала и дату окончания. По умолчанию отчёт показывает сотрудников, работающих на конец периода, но в настройках это поведение меняется.

Нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отбор». Чтобы включить уволенных внутри периода, добавьте условие по полю «Дата увольнения» или снимите стандартный отбор «Работает на дату отчёта», если он установлен. В расширенных настройках (кнопка «Расширенная настройка» или вид «Расширенный») доступна группировка по подразделениям, должностям и вывод дополнительных полей: табельный номер, дата приёма, дата увольнения, вид занятости.

После настройки нажмите «Сформировать». Результат можно сохранить как вариант отчёта (кнопка «Ещё → Сохранить вариант»), чтобы в следующий раз не настраивать заново, и выгрузить в Excel через «Файл → Сохранить как» из табличного документа.

1. 1
   Откройте «Кадры → Кадровые отчёты → Списки сотрудников»
2. 2
   Задайте период в шапке отчёта
3. 3
   Откройте «Настройки», на вкладке «Отбор» скорректируйте условия по уволенным и подразделениям
4. 4
   Добавьте нужные поля: табельный номер, даты приёма и увольнения
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк
6. 6
   Сохраните вариант отчёта и при необходимости выгрузите в Excel

Альтернативные отчёты в ЗУП для разных задач

Если нужен список сотрудников с начислениями за период, используйте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Зарплата → Отчёты по зарплате»). В настройках сверните группировки до уровня «Сотрудник» — получите список всех, кому что-либо начислялось, с суммами. Это удобно для сверки с ведомостями и банковскими реестрами.

Отчёт «Расчётные листки» по организации за период даст похожий состав, но с детализацией по каждому человеку. Для проверки совместителей и договорников ГПХ обратите внимание: в некоторых кадровых отчётах лица по договорам ГПХ не попадают в список сотрудников автоматически — проверьте настройки отбора по виду договора.

Для анализа движения персонала есть отчёт «Остатки отпусков» и кадровые отчёты по численности (например, «Численность и текучесть кадров» / «Среднесписочная численность»), где видно принятых и уволенных за период. Они полезны, когда нужно не просто перечислить людей, а объяснить изменение численности между двумя датами.

Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок проще, но базовую задачу он решает. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и используйте отчёт «Список сотрудников» (в ряде релизов — «Штатное расписание» или «Сотрудники»). Задайте организацию и дату либо период, сформируйте отчёт.

Если встроенного отчёта в вашей версии нет или он не даёт нужных полей, воспользуйтесь справочником «Сотрудники» с отбором: откройте список, через «Ещё → Настроить список» добавьте условия по дате приёма и дате увольнения относительно границ периода. Например: дата приёма меньше или равна концу периода И (дата увольнения пустая ИЛИ дата увольнения больше или равна началу периода). Такой отбор даст всех, кто числился в периоде.

Для списка с начислениями в Бухгалтерии подойдёт отчёт «Расчётные листки» или «Свод начисленной зарплаты» за период по организации. Он покажет всех, по кому были проведены документы начисления.

Универсальный отчёт и запрос для нестандартных выборок

Когда типовые отчёты не дают нужной комбинации полей — например, список сотрудников с табельными номерами, датами приёма и признаком основного места работы одной таблицей — используйте «Универсальный отчёт» (в ЗУП: «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки», либо через «Отчёты»). Источником выберите регистр сведений «Кадровая история сотрудников» и задайте период и поля.

Для максимальной гибкости подойдёт консоль запросов (внешняя обработка) или отчёт на СКД. Запрос по регистру «Кадровая история сотрудников» со срезом на начало и конец периода позволяет объединить оба среза и получить полный список с признаками «принят в периоде», «уволен в периоде», «работал весь период».

ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ
	КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
	КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
	КадроваяИстория.Должность КАК Должность
ИЗ
	РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников КАК КадроваяИстория
ГДЕ
	КадроваяИстория.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

ОБЪЕДИНИТЬ

ВЫБРАТЬ
	Срез.Сотрудник,
	Срез.Подразделение,
	Срез.Должность
ИЗ
	РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&КонецПериода, ) КАК Срез

Имейте в виду: имена регистров зависят от версии конфигурации. В старших релизах ЗУП кадровые данные хранятся именно в регистре «Кадровая история сотрудников», в старых — в «Работники организаций». Перед запуском проверьте состав метаданных через конфигуратор или список объектов в универсальном отчёте.

Проверка результата и сверка численности

После формирования списка обязательно сверьте количество строк с контрольной цифрой: среднесписочной численностью из соответствующего отчёта, количеством расчётных листков за последний месяц периода или данными прошлого аналогичного отчёта. Совпадение «до человека» не всегда обязательно (разные отчёты считают по-разному), но расхождение должно быть объяснимо: уволенные внутри периода, договорники ГПХ, внешние совместители.

Проверьте крайние даты: сотрудник, принятый последним днём периода, и сотрудник, уволенный первым днём, должны попасть в список «всех числившихся». Если их нет — период в отчёте задан неверно или отбор отсекает граничные случаи.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — трактовать отчёт «на дату» как отчёт «за период»: список на конец периода не включает уволенных внутри него, и сверка с начислениями не сходится. Вторая типовая проблема — забытый отбор по подразделению или организации, оставшийся от прошлого сеанса: отчёт молча показывает часть данных.

Третья причина расхождений — права доступа. Если действует ограничение на уровне записей (RLS), пользователь видит только «свои» подразделения, и список получается неполным без каких-либо предупреждений. Формировать полный список должен пользователь с полными правами или правами кадровика по всей организации.

Отдельно предостережение про изменение данных «под отчёт»: не корректируйте даты приёма и увольнения в документах, чтобы список сошёлся с ожидаемой цифрой. Кадровые документы влияют на стаж, отчётность в фонды и расчёты — ошибка там обходится дороже, чем расхождение в управленческом списке.

Частые вопросы