Как в 1С сформировать ведомость на выплату зарплаты

Ведомость на выплату зарплаты — итоговый документ расчётного цикла в 1С: он фиксирует, кому, сколько и каким способом организация выплачивает деньги. До его создания должны быть начислена зарплата, рассчитаны налоги и взносы, иначе суммы в ведомости окажутся неполными или неверными. В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» механизм похож, но расположение документов и состав реквизитов различаются.

В 1С:ЗУП 8.3 предусмотрено несколько видов ведомостей: в банк (по зарплатному проекту), на счета (произвольные счета сотрудников), через кассу и через раздатчика. Выбор зависит от того, как организация фактически выплачивает деньги. Ниже разобран порядок формирования каждого вида, проверка сумм перед проведением и типичные ошибки, из-за которых ведомость заполняется не полностью.

Что должно быть готово до создания ведомости

Ведомость не считает зарплату сама — она лишь собирает уже рассчитанные суммы к выплате. Поэтому до её создания нужно провести документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Если начислений нет или они не проведены, ведомость заполнится пустой либо частично.

Второе условие — рассчитанный НДФЛ. В 1С:ЗУП налог исчисляется при начислении зарплаты, а при заполнении ведомости программа автоматически отбирает НДФЛ к удержанию по выплачиваемым суммам. Если планируется выплата аванса, используется отдельный документ начисления за первую половину месяца или ведомость с признаком выплаты аванса — в зависимости от настроек учётной политики.

Также проверьте, что в карточках сотрудников заполнены способы выплаты: для перечисления на карту по зарплатному проекту нужен указанный зарплатный проект и лицевой счёт, для выплаты на произвольный счёт — реквизиты счёта в банке. Сотрудники без заполненных реквизитов не попадут в банковскую ведомость или попадут в кассовую — в зависимости от настроек.

Где находится ведомость в разных конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП 8.3 ведомости расположены в разделе «Выплаты». Там отдельными ссылками выведены журналы: «Ведомости в банк», «Ведомости на счета», «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика». Создать документ можно из соответствующего журнала кнопкой «Создать» или через общий список «Все ведомости на выплату зарплаты».

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь другой: раздел «Зарплата и кадры» — «Ведомости на выплату зарплаты». Здесь вид выплаты выбирается внутри самого документа, а не типом документа. Если в базе ведётся только учёт без расчёта зарплаты (зарплата рассчитывается во внешней программе), ведомости загружаются обменом или создаются вручную.

Если вы не находите нужный раздел, воспользуйтесь поиском по функциям (кнопка с лупой в правом верхнем углу или меню «Все функции»): введите «ведомость» — система покажет все доступные документы с этим словом в названии.

Как сформировать ведомость в банк по зарплатному проекту

Это самый распространённый сценарий: организация подключена к зарплатному проекту банка и перечисляет деньги на карты сотрудников единым реестром. Откройте «Выплаты» — «Ведомости в банк» и нажмите «Создать».

В шапке документа укажите месяц начисления, дату выплаты, зарплатный проект и подразделение, если выплата делается не по всей организации. Поле «Выплачивать» определяет характер выплаты: зарплата за месяц, аванс, отпускные, увольнение и другие варианты. От этого выбора зависит, какие суммы подберёт программа.

Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками, у которых в карточке указан выбранный зарплатный проект и есть суммы к выплате. Колонки «К выплате» и «НДФЛ» рассчитаются автоматически. После проверки проведите документ.

1. 1
   Откройте «Выплаты» — «Ведомости в банк», нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите месяц начисления, дату выплаты и зарплатный проект
3. 3
   Выберите характер выплаты в поле «Выплачивать» (зарплата, аванс и т.д.)
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
5. 5
   Проверьте колонку «НДФЛ» — налог должен быть подобран к удержанию
6. 6
   Проведите документ и сформируйте реестр в банк через обмен или печатную форму

Как сформировать ведомость на счета и через кассу

Ведомость на счета

Документ «Ведомость на счета» используется, когда сотрудники получают зарплату на произвольные банковские счета, не входящие в зарплатный проект. Порядок заполнения аналогичен: указывается месяц, дата выплаты, характер выплаты, затем кнопка «Заполнить». Программа подберёт сотрудников, у которых в карточке задан способ выплаты с реквизитами счёта.

Если сотрудник не попал в ведомость, проверьте в его карточке раздел «Выплаты, учёт зарплаты» — там должен быть указан банк и номер счёта. Без этих данных программа не сможет отнести сотрудника к этому виду ведомости.

Ведомость в кассу

Кассовая ведомость формируется в журнале «Ведомости в кассу». После заполнения табличной части документ можно вывести на печать по форме Т-53 (расчётно-платёжная ведомость) — кнопка «Печать» в документе. Сроки, в течение которых должна быть выплачена зарплата по кассе, контролируются настройками; невыплаченные суммы переводятся в депонированные.

Для депонирования в 1С:ЗУП предусмотрен механизм: если сотрудник не получил деньги в срок, в ведомости отмечается факт невыплаты, и сумма переходит в задолженность по депонированным суммам. Выплата депонированных сумм оформляется отдельной ведомостью с соответствующим характером выплаты.

Сравнение видов ведомостей

Ведомость в банк

Для зарплатного проекта: единый реестр в банк, нужны лицевые счета сотрудников

Ведомость на счета

Для произвольных счетов сотрудников; требует заполненных реквизитов в карточке каждого

Ведомость в кассу

Для наличной выплаты; печатается форма Т-53, невыплаченное депонируется

Ведомость через раздатчика

Когда деньги раздаёт уполномоченное лицо вне кассы; применяется редко

Как проверить суммы перед проведением

После автоматического заполнения не проводите документ сразу. Сверьте итоговую сумму ведомости с отчётом «Задолженность по зарплате» (в 1С:ЗУП — раздел «Отчёты, справки»): сумма к выплате по организации должна совпадать с конечной задолженностью за месяц с учётом уже выплаченного аванса.

Проверьте нескольких сотрудников выборочно: сумма в ведомости должна равняться начислению минус НДФЛ и прочие удержания (алименты, займы). Расчётный листок сотрудника — самый быстрый способ сверки. Если в ведомости сумма меньше ожидаемой, чаще всего причина в том, что часть начислений оформлена отдельными документами (больничные, премии) после расчёта основного документа.

Обратите внимание на колонку «НДФЛ»: налог должен быть подобран по каждому сотруднику, для которого он исчислен. Пустая колонка при наличии начисленного налога — признак того, что НДФЛ не рассчитан или уже был удержан при предыдущей выплате.

Контрольные точки

Контрольные точки ведомости

Итоговая сумма к выплате

Норма

Совпадает с задолженностью по отчёту с учётом аванса

Тревожный признак

Расходится с отчётом — есть непроведённые начисления или лишние строки

Колонка НДФЛ

Норма

Налог подобран по всем сотрудникам с исчисленным НДФЛ

Тревожный признак

Пустые ячейки при наличии налога в расчётном листке

Состав сотрудников

Норма

Все, у кого есть сумма к выплате и нужный способ выплаты, присутствуют

Тревожный признак

Сотрудник с долгом отсутствует — проверьте способ выплаты в карточке

Дата выплаты

Норма

Соответствует фактической дате платежа

Тревожный признак

Дата влияет на период удержания НДФЛ и отчётность 6-НДФЛ

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ситуация — ведомость заполняется пустой. Причины: не проведено начисление зарплаты, неверно выбран месяц начисления в шапке, либо вся задолженность уже закрыта предыдущими ведомостями. Проверьте эти три пункта последовательно.

Вторая ошибка — сотрудник попадает не в ту ведомость. Это следствие неверно указанного способа выплаты в карточке: например, сотруднику назначен зарплатный проект, а фактически он получает деньги через кассу. Исправьте способ выплаты в карточке и перезаполните ведомость.

Третья группа ошибок связана с датами. Дата выплаты в ведомости определяет, в каком периоде НДФЛ считается удержанным и как операция попадёт в отчёт 6-НДФЛ. Указывайте фактическую дату платежа, а не дату создания документа. Если деньги перечислены позже, откорректируйте дату до проведения.

Что делать после проведения ведомости

Для банковской ведомости следующий шаг — выгрузка реестра в банк. В 1С:ЗУП это делается через обмен с банком по зарплатному проекту (раздел «Выплаты» — «Обмен с банками») или через интеграцию с сервисом прямого обмена, если он настроен. Реестр формируется на основании проведённой ведомости.

В 1С:Бухгалтерии после проведения ведомости формируется платёжное поручение или кассовый документ, а проводки по выплате и удержанию НДФЛ создаются автоматически. Убедитесь, что в учётной политике настроено отражение зарплаты в учёте, иначе проводки не сформируются.

Для кассовой ведомости распечатайте форму Т-53, получите подписи сотрудников при выдаче денег и после окончания срока выплаты отметьте депонированные суммы. Завершающая проверка — сформировать отчёт «Задолженность по зарплате»: после полной выплаты остаток по выплаченному месяцу должен обнулиться.

Ответы на частые вопросы

Почему ведомость заполняется не всеми сотрудниками?

Чаще всего у отсутствующих сотрудников в карточке не указан способ выплаты, соответствующий виду ведомости (зарплатный проект, счёт, касса), либо у них нет суммы к выплате — задолженность погашена ранее. Проверьте карточку сотрудника и отчёт «Задолженность по зарплате».

Как выплатить аванс через ведомость?

Создайте ведомость нужного вида и в поле «Выплачивать» выберите «Аванс». В зависимости от настроек программа подберёт фиксированные суммы аванса или рассчитанные за первую половину месяца — последнее требует предварительного документа «Начисление за первую половину месяца».

Можно ли изменить сумму в ведомости вручную?

Технически редактирование возможно, но не рекомендуется: ручная сумма теряет связь с расчётом НДФЛ и начислениями, что приводит к расхождениям в учёте. Правильнее найти причину неверной суммы в начислениях и перезаполнить ведомость.

Что делать, если сотрудник не получил деньги по кассовой ведомости?

После окончания срока выплаты сумма депонируется: в ведомости отмечается факт невыплаты. В дальнейшем сотруднику выплачивается депонированная сумма отдельной ведомостью с характером выплаты «депонированная зарплата».

Влияет ли дата ведомости на отчёт 6-НДФЛ?

Да. Дата выплаты определяет дату удержания НДФЛ и срок его перечисления, которые отражаются в 6-НДФЛ. Указывайте фактическую дату платежа; если деньги ушли позже, скорректируйте дату документа до проведения.

Нужно ли создавать отдельную ведомость на уволенного сотрудника?

Обычно да: при увольнении расчёт оформляется документом «Увольнение», а выплата — ведомостью с характером «Увольнение» в день увольнения. Если уволенный не попал в общую ведомость за месяц, создайте отдельную с этим характером выплаты.