Как в 1С сформировать табель по одному сотруднику

Табель учёта рабочего времени по одному сотруднику требуется чаще, чем кажется: для проверки расчёта зарплаты, ответа на запрос трудовой инспекции, разбора спорной ситуации с опозданиями или оформления больничного. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии предусмотрены штатные отчёты, которые позволяют вывести табель не по всему подразделению, а по конкретному человеку — без доработок конфигурации.

Основной инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» с настройкой отбора по сотруднику. Дополнительно можно использовать отчёты «Табель» из раздела отчётов по зарплате или универсальный отчёт по документу, если данные вводились вручную. Ниже разобраны все рабочие способы, условия их применения и типичные ошибки.

Где находится табель в разных конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП 3.1 отчёт о табеле расположен в разделе «Отчёты, справки» — пункт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Также его можно найти через «Зарплата — Отчёты по зарплате». Если отчёт не виден, проверьте права пользователя или воспользуйтесь поиском команд через значок лупы в правом верхнем углу.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь другой: «Зарплата и кадры — Отчёты по кадрам — Табель учёта рабочего времени». В базовых версиях состав отчётов может отличаться, но Т-13 присутствует в типовой поставке. В 1С:КАМИН и отраслевых решениях логика аналогична — ищите отчёт по ключевому слову «табель» в общем списке отчётов.

Важно понимать: отчёт формируется на основании данных учёта рабочего времени — графиков работы сотрудников, документов отсутствий (отпусков, больничных, командировок) и документа «Табель», если он вводится вручную. Если эти данные в базе отсутствуют или не актуальны, отчёт покажет неверные сведения независимо от правильности настроек отбора.

Способ 1: отчёт Т-13 с отбором по сотруднику

Это основной и самый надёжный способ. Откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», укажите период — обычно месяц, но можно выбрать и произвольный интервал. По умолчанию отчёт строится по всей организации или подразделению.

Чтобы сузить выборку до одного человека, нажмите кнопку «Настройки» (или «Показать настройки»). В открывшейся форме перейдите на закладку «Отбор», добавьте новый элемент отбора, в поле выберите «Сотрудник», вид сравнения — «Равно», значение — нужного сотрудника из справочника. Нажмите «Завершить редактирование» и «Сформировать».

1. 1
   Откройте «Отчёты, справки — Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
2. 2
   Укажите период формирования (месяц или произвольный интервал)
3. 3
   Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Отбор»
4. 4
   Добавьте условие «Сотрудник Равно [ФИО]»
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
6. 6
   Распечатайте или сохраните в PDF/Excel через кнопку печати

Если сотрудник работал в нескольких подразделениях в течение месяца, отчёт покажет данные с разбивкой или суммарно — в зависимости от варианта настроек. Для перевода внутри месяца проверьте, что кадровые документы введены корректно, иначе часть дней может «уйти» в другое подразделение.

Способ 2: фильтрация подразделения из одного человека

Иногда проще отобрать не сотрудника напрямую, а подразделение, в котором числится только он — например, единственный директор в маленькой фирме. В настройках отчёта в поле «Подразделение» укажите нужное подразделение и сформируйте отчёт. Результат будет идентичен табелю по одному сотруднику.

Способ удобен, когда нужно регулярно печатать табель на одного и того же человека: настройку с отбором по подразделению можно сохранить как вариант отчёта через кнопку «Сохранить вариант» и вызывать в один клик. Минус подхода — при переводе сотрудника в другое подразделение сохранённая настройка перестанет давать корректный результат, тогда как отбор по сотруднику продолжит работать.

Способ 3: табель через документ «Табель» вручную

В организациях, где учёт времени ведётся документом «Табель» (раздел «Зарплата — Табели» в ЗУП), можно создать отдельный документ по одному сотруднику. Создайте новый табель, укажите организацию и период, затем в табличной части удалите автозаполненные строки и оставьте (или добавьте через «Подбор») только нужного сотрудника.

После заполнения и проведения документа его можно распечатать кнопкой «Печать — Табель учёта рабочего времени (Т-13)» прямо из формы документа. Этот способ подходит, когда данные по сотруднику нужно скорректировать вручную перед печатью — например, отразить неявку по невыясненной причине, которую ещё не оформили приказом.

Проверка корректности сформированного табеля

Перед печатью сверьте результат с первичными данными. Количество отработанных дней и часов в табеле должно совпадать с данными документа «Начисление зарплаты и взносов» за тот же период. Если в табеле пусто или дни не заполнены — чаще всего у сотрудника не назначен график работы либо приём на работу оформлен более поздней датой.

Буквенные коды в ячейках (Я, В, ОТ, Б, К и др.) формируются автоматически по видам времени. Проверьте, что отпуска и больничные отражены корректными кодами: если больничный введён, но в табеле стоит «Я», документ нетрудоспособности мог быть не проведён или введён другим периодом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполненность дней месяца

Норма

Все рабочие дни по графику отмечены кодами Я/В и др.

Тревожный признак

Пустые ячейки или сплошные прочерки при работающем сотруднике

Совпадение с расчётом зарплаты

Норма

Часы в табеле равны отработанному времени в начислении зарплаты

Тревожный признак

Расхождение часов — значит, есть непроведённые документы отсутствий

Коды отсутствий

Норма

Отпуск — ОТ, больничный — Б, командировка — К

Тревожный признак

В период отпуска стоит код Я

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — пустой отчёт при корректном, казалось бы, отборе. Причины: сотрудник уволен до начала выбранного периода, отбор задан по полю «Физическое лицо» вместо «Сотрудник» (у одного физлица может быть несколько сотрудников в разных организациях), либо в настройках остался дополнительный отбор по подразделению, где человек не числится.

Вторая типичная ошибка — табель формируется по старому графику после изменения режима работы сотрудника. Проверьте документ «Изменение графика работы списком» или кадровый перевод: график должен быть назначен именно документом, а не только указан в карточке сотрудника.

Печать, сохранение и выгрузка табеля

Сформированный табель выводится в виде табличного документа, который можно напечатать стандартной командой «Файл — Печать» или кнопкой с изображением принтера. Для передачи в электронном виде используйте «Файл — Сохранить как» и выберите формат PDF или Excel — так табель удобно отправить сотруднику или приложить к ответу на запрос.

Если табель нужен регулярно, сохраните настройки отбора как именованный вариант отчёта: «Настройки — Сохранить вариант отчёта». Вариант появится в списке отчётов и будет доступен другим пользователям, если при сохранении отметить соответствующий признак доступности.

FAQ: частые вопросы о табеле по одному сотруднику

Можно ли сформировать табель за произвольный период, например за 10 дней?

Да. В шапке отчёта Т-13 период задаётся произвольными датами начала и окончания. Учтите, что форма Т-13 рассчитана на месяц, поэтому при нестандартном интервале часть колонок будет пустой — на корректность данных это не влияет.

Почему в табеле по сотруднику стоят прочерки вместо кодов?

Прочерки означают, что на эти дни у сотрудника не назначен график работы. Проверьте документ приёма на работу и действующий график в карточке сотрудника, а также наличие документа «Изменение графика», если режим работы менялся в течение месяца.

Как вывести табель по внешнему совместителю отдельно от основного места работы?

Отбирайте именно по элементу справочника «Сотрудники», а не по физическому лицу: основное место и совместительство — это разные сотрудники в базе, и для каждого сформируется отдельный табель.

Можно ли настроить автоматическую рассылку табеля сотруднику?

В типовой 1С:ЗУП есть механизм рассылки отчётов (раздел «Администрирование — Рассылки отчётов»), доступный при использовании клиент-серверного режима. Можно настроить регламентную отправку варианта отчёта с отбором по сотруднику на указанный адрес.

Табель по сотруднику не совпадает с начисленной зарплатой. Что делать?

Сравните данные с отчётом «Отсутствия сотрудников» и документом «Начисление зарплаты и взносов». Расхождение почти всегда вызвано непроведёнными документами отсутствий или табелем, введённым после расчёта зарплаты. Проведите недостающие документы и пересчитайте зарплату.