Как в 1С сформировать среднесписочную численность

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из базовых показателей кадрового учета: он нужен для отчетности в статистику, расчета льгот, определения права на спецрежимы и сдачи сведений в налоговую. В типовых конфигурациях 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько полно и правильно ведется учет приемов, увольнений и переводов сотрудников.

Принцип расчета единый: среднесписочная численность за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на число календарных дней. Программа берет данные из регистров кадрового учета, поэтому перед формированием отчета важно убедиться, что все кадровые события за период проведены, а штатное расписание и графики работы заполнены корректно.

Ниже разобрано, где находится отчет в разных конфигурациях, как его настроить, какие данные влияют на расчет и как проверить результат перед сдачей отчетности.

Где находится отчет о среднесписочной численности в разных конфигурациях

Расположение отчета зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) откройте раздел «Кадры», затем подраздел «Кадровые отчеты» и выберите «Среднесписочная численность сотрудников». Этот же отчет доступен из раздела «Отчетность, справки» через «1С-Отчетность» при подготовке сведений для контролирующих органов.

В 1С:Бухгалтерии предприятия функционал скромнее: перейдите в раздел «Сотрудники» и найдите пункт «Среднесписочная численность». Отчет рассчитывает показатель на основании данных о приемах и увольнениях, введенных в программу. Если кадровый учет в бухгалтерской конфигурации ведется укрупненно (без точных дат приема и увольнения), расчет будет приблизительным.

В конфигурациях на базе ERP (1С:ERP Управление предприятием, Комплексная автоматизация) отчет находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчеты по кадрам». Набор настроек там аналогичен ЗУП, поскольку кадровый блок у этих решений общий.

Подготовка данных перед формированием отчета

Главное условие корректного расчета — полнота кадрового учета. Проверьте, что за расчетный период проведены все документы «Прием на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение». Непроведенные или введенные задним числом после формирования отчета документы искажают показатель, и расхождение всплывет при сверке с налоговой.

Второй блок подготовки — графики работы сотрудников. От них зависит учет работников с неполным рабочим временем: такие сотрудники включаются в ССЧ пропорционально отработанному времени, если неполный график установлен по соглашению сторон. Если график не заполнен или присвоен сотруднику некорректно, программа посчитает его как полную единицу, и численность завысится.

Третий момент — виды занятости. Убедитесь, что внутренние совместители оформлены именно как совместители, а не как отдельные основные сотрудники: внутренний совместитель учитывается в ССЧ один раз как целая единица по основному месту работы. Внешние совместители в расчет вообще не входят.

Пошаговое формирование отчета в 1С:ЗУП

Откройте «Кадры — Кадровые отчеты — Среднесписочная численность сотрудников». В шапке отчета укажите период расчета — для сведений в налоговую это, как правило, календарный год, для статистической отчетности — месяц или период с начала года. Выберите организацию, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам.

Нажмите кнопку «Сформировать». Отчет покажет помесячную расшифровку: списочную численность, исключаемые категории и итоговую среднесписочную численность за каждый месяц и за весь период. При необходимости через «Еще — Изменить вариант отчета» можно добавить группировку по подразделениям или должностям.

Для передачи сведений в налоговую используйте готовую форму «Сведения о среднесписочной численности» из сервиса «1С-Отчетность»: программа подтянет рассчитанное значение автоматически. Проверьте, что подтянутое число совпадает с данными кадрового отчета за тот же период.

1. 1
   Проверьте, что все приемы, переводы и увольнения за период проведены
2. 2
   Убедитесь, что графики работы и виды занятости заполнены корректно
3. 3
   Откройте «Кадры — Кадровые отчеты — Среднесписочная численность сотрудников»
4. 4
   Установите период и организацию, нажмите «Сформировать»
5. 5
   Сверьте помесячные значения с штатным расписанием и личными карточками
6. 6
   Сохраните или распечатайте отчет, выгрузите сведения через 1С-Отчетность

Особенности расчета: кто включается и кто исключается

Программа применяет стандартные правила статистики. В списочную численность включаются сотрудники, работающие по трудовому договору, включая временных и сезонных, а также находящиеся в командировках, на больничном, в ежегодных отпусках. Не входят в среднесписочную численность внешние совместители, лица по договорам гражданско-правового характера, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком (при соблюдении установленных условий).

Отдельная ситуация — сотрудники с неполным рабочим временем. Если неполное время установлено по инициативе работодателя или по закону (например, для отдельных категорий), такой работник считается как целая единица. Если неполное время установлено по соглашению сторон — пропорционально отработанным часам. Именно поэтому корректная настройка графика работы в карточке сотрудника критична.

Если сотрудник работал неполный месяц (принят или уволен в середине периода), программа учитывает его только за фактические дни нахождения в списочном составе. Ручного пересчета здесь не требуется, но при нетиповых ситуациях (отстранения, прогулы, простои) стоит сверить результат расшифровкой по дням.

Проверка результата и сверка с другими данными

После формирования отчета полезно выполнить перекрестную проверку. Сравните списочную численность на конец периода с отчетом «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков и списки сотрудников»: резкие расхождения без объяснимых причин (массовые приемы или увольнения) — повод искать ошибку в кадровых документах.

Второй способ контроля — расшифровка. Дважды щелкните по значению среднесписочной численности за месяц: программа покажет, из каких сотрудников сложился показатель. Проверьте, что в списке нет уволенных ранее сотрудников и нет дублей по одному человеку, принятому на основное место и как внутренний совместитель.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на конец месяца

Норма

Совпадает с количеством действующих сотрудников в штатной расстановке

Тревожный признак

Расхождение без объяснимых приемов/увольнений

Расшифровка по сотрудникам

Норма

Каждый сотрудник встречается один раз, уволенные отсутствуют после даты увольнения

Тревожный признак

Дубли, уволенные в списке, пустые строки

ССЧ за год

Норма

Значение близко к среднему арифметическому помесячных значений, округлено по правилам

Тревожный признак

Резкие скачки между месяцами без кадровых событий

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — непроведенные или отмененные кадровые документы. Отчет строится только по проведенным документам, поэтому черновик приема сотрудника в расчет не попадет, а отмененное проведение увольнения вернет человека в списочный состав. Перед сдачей сведений выполните поиск непроведенных документов через журнал кадровых документов с соответствующим отбором.

Вторая типичная проблема — дубли физических лиц. Если один человек заведен в справочнике «Физические лица» дважды, программа может посчитать его как двух сотрудников. Используйте штатный механизм поиска и объединения дублей, а после объединения пересформируйте отчет.

Ограничение бухгалтерской конфигурации: 1С:Бухгалтерия не ведет полноценный кадровый учет, поэтому при сложной структуре (совместители, неполное время, длительные отпуска) расчет ССЧ в ней может быть неточным. В таких случаях корректнее вести расчет в ЗУП или ERP, а в бухгалтерию переносить итоговое значение.

Альтернативные способы получения показателя

Если типовой отчет по каким-то причинам недоступен (например, сильно доработанная конфигурация), показатель можно получить через универсальный отчет по регистрам кадрового учета или через консоль отчетов СКД. Это вариант для опытных пользователей: потребуется корректно задать отбор по видам занятости и исключаемым состояниям.

Для разовой проверки подходит и ручной расчет по данным табеля: возьмите списочную численность на каждый день месяца из отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)», сложите и разделите на число календарных дней. Способ трудоемкий, но позволяет независимо подтвердить результат программы при спорных ситуациях.

Сравнение вариантов

Типовой отчет в ЗУП

Основной способ: автоматический учет совместителей, неполного времени и исключаемых категорий. Требует корректного кадрового учета.

Отчет в 1С:Бухгалтерии

Подходит для небольших организаций с простым кадровым составом. Ограничение — неточность при сложных графиках и совместительстве.

Ручной расчет по табелю

Контрольный вариант для сверки. Трудоемко, не подходит как постоянное решение.

Частые вопросы

Почему отчет показывает дробное число, например 24,4?

Это нормально: среднесписочная численность — расчетный показатель, и по правилам статистики он может быть дробным из-за сотрудников с неполным рабочим временем и работавших неполный месяц. В целые единицы значение округляется только при подаче сведений в налоговую.

Включаются ли сотрудницы в декретном отпуске в среднесписочную численность?

Сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком входят в списочную численность, но исключаются из среднесписочной. Типовые конфигурации 1С делают это автоматически при условии, что отпуск оформлен соответствующим кадровым документом, а не просто отсутствием в табеле.

Как учитываются внешние совместители?

Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются вовсе. Они отражаются отдельным показателем в статистической отчетности. Проверьте, что в карточке сотрудника правильно указан вид занятости — «Внешний совместитель».

Отчет в ЗУП и сведения в 1С-Отчетности показывают разные цифры. Что делать?

Чаще всего причина в разных периодах формирования или в том, что сведения были сформированы раньше, чем проведены последние кадровые документы. Обновите форму сведений, перезаполнив ее, и сверьте периоды. Если расхождение сохраняется, сравните помесячные расшифровки.

Нужно ли формировать среднесписочную численность, если в организации один сотрудник-директор?

Да, сведения подаются в любом случае, если есть хотя бы один работник по трудовому договору. Единственный учредитель, являющийся директором, обычно включается в расчет как один сотрудник, если с ним заключен трудовой договор и начисляется зарплата.

Можно ли сформировать ССЧ за произвольный период, например за квартал?

Да, в отчете можно задать любой период. Программа рассчитает показатель как сумму среднесписочной численности за каждый месяц, деленную на количество месяцев в периоде, — это соответствует стандартной методике расчета за квартал, полугодие или год.